国家示范性高职院校档案信息化建设的实践与探索--以江西现代职业技术学院为例.pdfVIP

国 家 示 范 性 高 职 院 校 档 案 信 息 化 建 设 的 实 践 与 探 索 ——— 以江西现代职业技术学院为例 焦江福 唐 宇 （江西现代职业技术学院 江西 南昌 ������） [摘 要]档案信息化建设是高校档案管理工作适应社会与学校发展的必然趋势。而作为国家示范性高职院校，应带领档 案管理工作相对落 后的普通高职院校依托校园网，加强基础建设，更新档案管理观念，健全档案管理制度，做好 电子文件归 档，从而推动高职院校档案信息化建设。 [关键词]档案信息化；国家示范性高职院校；制约因素；对策 信息技术的迅猛发展和在各行各业的广泛应用，对国民经济 学校的电子档案工作还处于初级阶段。尽管学院在平时工作中产 和社会的发展产生了深刻地影响，同样，对于档案事业也提出了更 生了大量的电子文件，但都未作为档案进行系统化处理。尤其是缺 高的新的要求。档案的信息化已成为一种必然的趋势。2000 年国 乏完善的档案管理制度、分工合理、责任明确的考 核制度、标准的 家档案局颁布的《全国档案事业发展“十五”计划》中，把档案信息 高校档案管理软件，造成这些宝贵资源的散失。加上 电子档案管理 化建设作为今后一个时期 内档案工作的重要奋斗 目标和主要工作 与之前的纸质档案管理有质的不同，比如电子文件的收集和归档 任务，2002 年实施的《全国档案信息化建设实施纲要》,标志着我国 档的范围广泛，不仅包括文 字材料，还包括数据、表格、图像、声音 档案信息化建设的新纪元,充分显示了国家对档案工作的重视。而 等等。因此 电子文件的归档难度非常大且存在技术难题。 高校作为培养社会各类人才的摇篮，储备科学文化基础知识的基 3.基础设施建设相对薄弱 础，在办学过程中形成的档案信息则成为信息社会经济与社会发 基础设施建设主 要指档案信息网络 系统和档案数字化 设备， 展的宝贵信息资源之一。 它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。但 由于学院前期 一、高职院校档案信息化建设的必然性 重点考虑的是本校的生存和发展问题，加大了对校园基础设施、专 为了尽快适应现代社会对档案信息的需求，很多高校都不同 业设计、教学科研和教师队伍建设的的投入，而用于档案建设的资 程度地采用计算机管理档案信息，管理已经形成的各类 目录信息。 金极少，加上学院的档案管理停留在传统方式上，基础设施建设成 少数走在档案信息化前沿的学校，除了管理档案 目录 以外，通过数 了突出的问题。 字化的手段，还能对全文和多媒体档案信息进行管理，并通过建立 4.档案 人员素质和数量相对落后影响高职院校档案信息化建 自己的门户网站，把这些信息发布出去。随着校园网的开能和“数 设的进程 字化校园”建设的逐渐深入，各高校已普遍使 用计算机编辑、打印 档案信息化工作需要有三类专业技术人员，即：档案管理人 和收发文件，每年都有大量 电子文件产生。 员、信息处理人员、系统维护人 员，三类 人员应具有相应技能 。但 但就高职院校而言，这方面的理论研究与实施显得相对落后。 是，很多高职院校档案工作人员配备不合理，有专业的档案人员但 而计算机软（硬）件技术、网络技术、多媒体技术和远程传输等现代 没有专业的档案信息技术人员；档案工作人员只有专业知识而缺 信息技术的迅猛发展，大大加快了办公 自动化、科研生产无纸化 、 乏相关的信息技术知识，特别是既懂专业知识又能掌握现代化信 信息资源网络化的进程。档案也由单一的纸 质载体变为磁带、磁 息技术的人才严重缺乏。而江西现代学院的专（兼）职档案管理人 盘、胶片、光盘等多种形式。今后以电子文件为主体的电子档案将 员大多都是“半路出家”，没有接受过专业、系统的档案管理知识培 成为高校档案的重要组成部分，甚至将逐步取代传统意义上的档 训，缺