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文件管理员演示文稿
大家好!
欢迎各位参加文件管理员培训
质量安全部—唐利萍
2017.06.29
课程安排
文件的概述
文件的含义:
信息及其承载媒介。
注1:其中媒介可以是纸张,磁盘、光盘或其他电子媒体,照片或标准样品,或它们的组合。
文件的范围:
如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。
文件的概述
文件的作用
1.增加管理控制功能
2.使操作者得到足够的信息
3.培训
4. 增加各种政策、程序解释的一致性
5.方便程序的审核及修改
6.提供管理效能的证明
7.审核的依据(过程确定、实施及控制)
课程安排
文件管理员
文件管理员作用
1.文件管理员是质量控制过程中保持文件受控状态的重要人员;
2.文件管理员负责相关文件及相关记录的保存、控制和管理,确保文件和记录的安全性和有效性。
文件管理员
文件管理员工作职责
1.负责本部门受控文件的内存、外发、回收和保管;
2.负责对本部门涉及的外来文件进行收发、检查及管理;
3.指导部门受控文件更改,更新受控文件修改后状态,做好修改文件的发放、回收和销毁作废;
4.定期对本部门文件进行检查和评审(受控情况、使用状态、适宜性、是否按规定执行等);
5.协助部门质量师完成内部、外部审核工作;
6.协助技术人员完成部门技术文件归档工作;
7.负责部门收发文记录工作。
课程安排
文件的分类
质量体系文件
文件的分类
项目/产品有关文件
技术文件
技术规格书、技术协议、要求、图纸等
项目管理文件
质量计划、项目计划等
外来文件
影响我公司策划和运行质量管理体系所需的外来文件。
如:项目有关的公文,主要为研究院下发的与我公司项目相关的公文;
项目有关的外来科技资料;
外来标准资料,包括国家标准、国家军用标准、行业标准等。
课程安排
文件管理
1.体系文件、日常公文发放管理
文件发放
发文部门确定文件的发放范围、拟定《发文登记表》(格式见HFGA/QP4.2-01-1),并根据《发文登记表》制作相应份数文件,在每份文件封面注明分发号,并由相应人员签名领取。其中《质量手册》及相应程序文件在文件封面加盖“受控”章。
文件收取
文件收取人应将收取的文件及时汇入本部门的《收文登记表》(格式见HFGA/QP4.2-01-2)。
文件管理
2.项目/产品有关文件管理
(1)文件内存
文件定稿后项目负责人应填写《文件内存、领用清单》(格式见HFGA/QP4.2-01-7),连同文件定稿、一份正本、电子版文件存在部门文件管理员处,文件管理员在正本封面右上角加盖“受控”印章,编为“00”号,作为以后提供利用的母本。
文件管理
2.项目/产品有关文件管理
(2)文件外发、借阅、回收与保管
需对内发放时,领用人员通知文件管理员,提出领用需求,文件管理员填写《文件内存、领用清单》,按文件发放范围制作相应份数文件,并在文件封面右上角加盖“受控”印章,注明分发号,通知相关部门或者人员登记领取。
文件管理
(3)文件更改的控制
文件更改的类型
Ⅰ类更改
Ⅱ类更改
Ⅲ类更改
文件修改通知单
《设计开发更改申请单》、文件修改通知单
文件管理
文件管理
文件管理
文件更改的规定
1、 文件编制人负责完成对相关文件的更改,文件更改必须依据下发的《文件更改通知单》;
2、 更改标记:
A. 同版本文件更改:更改标记随更改次数不同用[a]、[b]、[c]……表示。每处的更改标记按阿拉伯数字排序,当只有一处更改时,也要标注阿拉伯数字。如:
[a3]表示第一次的第三处更改
[c2]表示第三次的第二处更改
3、 换版文件更改:项目相关文件换版时,根据换版次数用文件编号中的“/A”、“/B”、……作为更改标记;
4、 换版:文件换版表示文件改动量较大,需重新制作,要求在《文件更改通知单》中详细阐明文件修改的原则;内容更改完成后还应在文件的标题栏填写更改标记、数量、修改单号及更改人签名。更改数量的统计方法,对于图样,以每一页更改标记来统计;对于文字性、表格性文件,以整本更改标记数来统计;
5、 文件更改通知单应于原文件签署级别相同。
文件管理
文件管理
文件更改的方式方法
A. 划改:将被更改的内容用细线划掉(被划掉部分的内容应能清晰可见),在附近填写更改后的内容,并注明更改标记。示例如下:
显控台的尺寸一般采用长╳高╳宽表示。长╳宽╳高 [a3]
图样更改还应自更改标识引细实线至更改部位,示例如下:
B. 换页:编制新页替换原页,编制的新页中应用下划线标识出修改的内容,页码与原页码相同,并在新页的右上角注明更改标记。更换时原则上应将原页撤出,不便撤出时应用细线在原页整页打“╳”号标识,并将新页紧贴该页布置
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