公文制作及应注意事项.PDF

公文製作及應注意事項 105.11.4 一、公文含義： (一)公文程式條例：「稱公文者，謂處理公務之文書」。 (二)行政院 一○四年七月印頒文書處理手冊：「所稱文書，係指處理 公務或與公務有關之全部文書」。 二、公文研習目的： (一)統一公文作業事項，達成正確、一致的要求。 (二發揮溝通意見的功能，普) 遍提高行政效率。 三、公文來源及處理流程（詳附件一文書處理流程圖 ）。 四、公文製作： (一)公文類別、結構與用語：（詳見附件二，行政機關公文製作表解 ） (二)公文製作基本要求－淺、簡、明、確，欲達此要求，須從下列要 領著手： 1.正確：依據法令規定、成例、引用資料、權責等之正確性；並注 意數字、成語、標點符號、稱呼等。 2.清晰：字體大小適中，稿件文字行與行間隔適當；簽具意見文字 清楚，蓋章、簽註時間顯明整齊。 3.簡明：內容扼要，段落分明，多用短句，易懂易讀。 4.迅速：承辦人自蒐集資料，撰擬稿件、會辦、陳核等作業，均應 把握時效，以達迅速處理。 5.整潔：保持公文稿件整齊清潔，對關鍵字、數字、金額等不得塗 改或用立可白修正；附陳案卷文件較多時應加強標籤；蓋 章位置適當，並力求工整。 6.一致：對時間，金額，稱呼等寫法一致；相同案件，先後辦理應 求一致。 7. 完整：作業思考縝密，方案具體可行。會辦公文有不同意見時， 應加整理簽明澄清。公文有前案者，儘可能附陳。 8.周詳：公文撰擬完成，再多看一遍，發現誤、漏，即行改正，作 到一字不苟，一字不漏的周詳要求。 五、簽、函、書函的辦理要領：（於電子公文檔案管理 系統下製作） (一簽：) 1 1.簽：分主旨（扼要書寫案情，目的與擬辦）、說明（案件來源、經 過、處理分析）、擬辦（具體處理意見）三段式辦理。完整的 簽，必具三段規格，而「擬辦」段為簽的重點所在，不能缺 少。 2.便簽：用於陳閱性質，或簡單之擬辦事項， 以一頁為限。 3.簽及便簽，如會簽單位有不同或補充意見時，主辦單位應加協調， 並將文字整理一遍，將會簽意見列入簽中或加以說明，並將原簽 附於簽後送陳。 4.會簽意見，字跡不可太小，尤忌潦草。 5.單位主管對業務承辦人所擬之簽具有不同意見時，應就原簽予以 修改或指示重簽，不得於簽之末附註意見，或以另紙加簽。 6.兩個以上單位會簽時，應使用「簽稿會核單 」，如會辦單位過多， 可同時 『分會 』各會辦單位，並請將會簽意見撰寫於自己單位格 內，切勿橫跨欄位 。 7. 「簽稿併陳」時，簽及文稿放置順序及期望用語：簽在上，文稿 在下，期望語可寫「附稿併陳請核示」。 8.會簽用語：「請卓裁 」、「請卓處」、「請卓參」、「請參考」、「請簽註 卓見後擲還」。 (二) 函： 1.函的文字敘述，應達到公文程式條例第八條規定「簡、淺、明、 確」的要求。 2. 函的結構，一律用主旨、說明、辦法之三段式，案情簡單之函， 儘量用「主旨」一段完成，至於「說明」、「辦法」兩段，則可因 事、因案加以活用。函的「主旨」為全文精要，以說明行文目的 與期望，應力求具體扼要，以不超過六十字為原則。 3.依據法令規章，或成例、情理。即所謂「有法依法，無法依例， 無法無例，衡情度理。」 4.文稿「說明」段引用機關、文號問題：依據．．．．．辦理，復．．．． 函。 5.公文 「說明」段不要分項太多，如「說明」段內容敘述必須長篇 大論，可使用附件。 6.公文「說明」段常用語：「敬悉」、「計達」、「諒達」之使用。 (三書函) 1.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用，代替過去之 2 便函、備忘錄、簡便行文表等，使用範圍廣泛。 2.受文者為機關（單位）時