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档案工作概述的
公证卷宗的有关要求及检查出现的一些问题及处理办法的探讨
——档案室 朱玉笙
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一、受理环节。
1、受理范围,卷内材料要求不能显示出超越公证法所规定的受理范围。
1）、符合《公证法》第十条规定的受理范围；申请人与申请公证的事项有利害关系；申请人之间对申请的公证事项无争议。
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2）、符合公证受理的执业区域。符合《公证法》第二十五条、《公证程序规则》第十三条的规定和省厅核准的执业区域。
3）、公证员应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，告知其在办理过程中的权利、义务。告知内容应当记录归档，告知内容参照市公协下发的有关文件。
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2、卷宗的立卷要求
公证文书材料应分种类，按年度分别立卷。其中：
1）、同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷。
2）没有相联关系的当事人和公证事项必须按照一证一卷、一卷一号的原则分别立卷，不得并卷；
3）跨年度的公证，在受理年立卷。
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3、流程号的设立
1）、首先要求每个受理号项下受理的公证书，必须遵循按年度，公证大类分别受理。如果同一个当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷设立为一个流程号。其它情况不得在一个流程号中集中受理，必须遵循一证一卷，一卷一号的原则，单独设立流程号。
2）、在满足上述要求的条件下，每个卷宗号的卷宗页数根据我处的档案盒厚度要求，卷内材料总页数不得超过500页，超过500页的应分卷装订（分卷装订由装订室处理）。
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4、申请表的填写
1）、申请人及其代理人的基本情况信息采集应当完整，包括姓名、性别、身份证编号、现住址、联系电话等内容。
2）、由单位申请办理公证的，应把单位名称、住所、法定代表人、联系电话；代理人姓名、性别、住址（或单位/职务）、被代理人、联系电话详细登记入相应位置。
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3）、申请表中申请公证的事项及公证书用途栏中内容填写齐全、公证事项名称不用简称，并与公证书所列名称一致。
4）发证时间，要求按实选取，但不得早于公证受理时间。
5）申请表要求申请人或代理人签名。申请人以签名为原则，不能签名才盖章、捺指印，但需在卷宗笔录中说明不能签名的原因。如捺指印，需注明是哪个手指指纹。遗嘱公证及涉房类公证应当留取十个手指指纹卡附卷。
6）申请表上要求填写申请日期，并用公元纪年表示。
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注意：
1）遗嘱及证据保全等特定办证事项，有二人办证要求的，申请表（含系统打印）应当由公证员和公证员助理二人在材料右下角亲笔签名确认。
2）、外点办证，使用自行制作的制式申请表的，要求按表单空格填写完整。申请表及谈话笔录不允许制作在同一张表单上。
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