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《高效公文写作与处理》培训课件
会议纪要与会议记录 相同点:两者都是有关会议情况的记录。 不同点: 内容不同:会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项,非议定事项不得纪要;会议记录是对会议情况的如实记录,不许随意删减 效力不同:会议纪要是法定公文文种,对与会者或相关人员具有法定的约束力;会议记录只是一般公文,不具有法定的约束力 发布形式不同:会议记录作为内部存查的文件,不对外公布。会议纪要则要在一定范围内公布传达,作为法定公文使用 会议纪要与会议决议、简报 相同点:同属会议文件,都是会议的直接产品。 不同点: 会议决议是按照法定多数表决通过的,而会议纪要主要由会议主持机关审定制发;决议的内容要比纪要原则,而纪要要求详尽具体。 会议简报主要用于反映会议动态、沟通情况,所载内容只具有参考性; 而会议纪要在兼有反映情况、沟通信息的同时,还具有指挥的权威性 示例: 示例: 文种特征 简报主要供单位内部刊发,不公开发行,也不是法定公文,具有 “简、快、新、活”等特点。 简,即简明扼要。简报是“千字文”,篇幅应该简短,文字应该凝练 快,即迅速及时,有时一日一报,甚至一日数报 新,即立意要新,内容要新,要反映最近发生的新情况、新动向、新事物、新问题、新经验 活,即灵活多样。可作综合反映,还可以作专题反映。 简报的写作要领 一是抓准问题、有的放矢 简报要围绕那些最重要、最典型、最新鲜、最为群 众关心、最需要引起注意的问题来报道。 围绕领导决策,抓“超前型”问题。在领导进行某项活动或者将要讨论决定问题之前,收集与此有关的情况,研究提出可供领导参考的建议和方案。 在领导决策之中,抓“追踪型”问题。掌握决策贯彻执行的情况,迅速地反馈给领导,使领导能及时纠正偏差,决策逐步完善。 要着眼大局,从小中见大。收集情况时,要从全局考虑,从小处着手,抓住有代表性的小问题,作推广放大的思考,挖掘和开拓更广泛深刻的涵意。 抓新情况、新经验、新问题。在工作过程中会有许多新情况、新问题,迫切需要研究和解决。所以,要积极地收集,捕捉这类信息,抓这类的问题,提供领导参阅。 注意抓倾向性、苗头性的问题。对这类问题若不及时发现和注意解决,而任其发展,可能会酿成大问题,给工作带来不应有的损失。 抓突发性问题。如大面积停电事故。得到这类信息后,应迅速向领导报告。 二是材料准确、内容真实 简报作为加强领导和推动工作的重要工具,内容必 须保证绝对真实、准确。 准确。要做到简报所选用的任何材料,包括人名、地点、时间、情节、数字、引语、因果关系等等,都完全准确无误,没有丝毫的虚构、夸张、缩小和差错。特别在估计成绩和宣传先进时,更要严格把握分寸,实事求是。 真实。必须忠实于事实,保证符合事物本来面貌,不为迎合而弄虚作假。 三是简明扼要、 一目了然 简报的写作必须注意做到简短、明快,用尽可能少 的文字说清楚必须说明的问题。 主题集中,一稿一事,不贪大求全。一份简报只抓住一个问题,不搞面面俱到, 才能使简报主题凝聚,篇幅短小,问题说得透彻。如果简报所涉及的内容较多,可以把想说的问题进行归纳、提炼,抓住最能反映事物性质的东西做主题,重点来写;也可以将可写的几个问题,各写一期简报分期介绍,一期一个重点。 既要求简,又要写清。简报求简,是在说明问题的前提下求简。“简”,应该是服从内容的需要,不能由一个极端走向另一个极端。 从内容上看, 总结可分为专题总结和综合总结两种。 从结构形式上看,总结可分为以下五种: 1)三大块式。这是综合总结常见的一种基本文体。通常由“基本情况概述----主要做法(经验)----问题及今后打算”三大块内容组成。在文字详略上表现为“两头小,中间大”。 2)因果倒置式。这是专题总结常用的一种形式。它将经验、体会置于重心部位。通常开头先讲工作所取得的成绩,也就是“果”,随后分条例项地表述这一成果取得的原因、经验,也就是“因”,先“果”后“因”,形成“因果倒置”。 3)条款并列式。把情况、效果、做法、经验、体会、问题等融合一起,归纳成若干条, 逐一加以评述,从而使每个问题都具有相对的独立性。 4)正反相对式。把情况特别是经验与教训交糅在一起,归纳成几个大问题,逐一从事实与道理、正面与反面、经验与教训的对比结合上进行评述。 5)层层递进式。这也是专题总结经常采取的一种布局形态。通常先写一个非常简明的开头,点明原委、背景,然后在主体部分,按照工作进行的过程,分作几个层次逐一加以说明,步步深入。 总结要在情况综合的基础上,通过分析、概括、提炼,归纳出经验和体会。与报告相比,理性的成分浓一些,规律性的东西多一些。 总结不是把发生过的事实罗列起来。它必须对搜集来的事实、数据等进行认真的整理、分析和研究,找出某种带有普遍性的规律。总结是否具有理论性、规律性,是衡量一篇总结好坏的重要标志。 一般
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