《高效公文写作与处理》培训课件.ppt

会议纪要与会议记录 相同点：两者都是有关会议情况的记录。 不同点： 内容不同：会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项，非议定事项不得纪要；会议记录是对会议情况的如实记录，不许随意删减 效力不同：会议纪要是法定公文文种，对与会者或相关人员具有法定的约束力；会议记录只是一般公文，不具有法定的约束力 发布形式不同：会议记录作为内部存查的文件，不对外公布。会议纪要则要在一定范围内公布传达，作为法定公文使用 会议纪要与会议决议、简报 相同点：同属会议文件，都是会议的直接产品。 不同点： 会议决议是按照法定多数表决通过的，而会议纪要主要由会议主持机关审定制发；决议的内容要比纪要原则，而纪要要求详尽具体。 会议简报主要用于反映会议动态、沟通情况，所载内容只具有参考性; 而会议纪要在兼有反映情况、沟通信息的同时，还具有指挥的权威性 示例: 示例: 文种特征 简报主要供单位内部刊发，不公开发行，也不是法定公文，具有 “简、快、新、活”等特点。 简，即简明扼要。简报是“千字文”，篇幅应该简短，文字应该凝练 快，即迅速及时，有时一日一报，甚至一日数报 新，即立意要新，内容要新，要反映最近发生的新情况、新动向、新事物、新问题、新经验 活，即灵活多样。可作综合反映，还可以作专题反映。 简报的写作要领 一是抓准问题、有的放矢 简报要围绕那些最重要、最典型、最新鲜、最为群 众关心、最需要引起注意的问题来报道。 围绕领导决策，抓“超前型”问题。在领导进行某项活动或者将要讨论决定问题之前，收集与此有关的情况，研究提出可供领导参考的建议和方案。 在领导决策之中，抓“追踪型”问题。掌握决策贯彻执行的情况，迅速地反馈给领导，使领导能及时纠正偏差，决策逐步完善。 要着眼大局，从小中见大。收集情况时，要从全局考虑，从小处着手，抓住有代表性的小问题，作推广放大的思考，挖掘和开拓更广泛深刻的涵意。 抓新情况、新经验、新问题。在工作过程中会有许多新情况、新问题，迫切需要研究和解决。所以，要积极地收集，捕捉这类信息，抓这类的问题，提供领导参阅。 注意抓倾向性、苗头性的问题。对这类问题若不及时发现和注意解决，而任其发展，可能会酿成大问题，给工作带来不应有的损失。 抓突发性问题。如大面积停电事故。得到这类信息后，应迅速向领导报告。 二是材料准确、内容真实 简报作为加强领导和推动工作的重要工具，内容必 须保证绝对真实、准确。 准确。要做到简报所选用的任何材料，包括人名、地点、时间、情节、数字、引语、因果关系等等，都完全准确无误，没有丝毫的虚构、夸张、缩小和差错。特别在估计成绩和宣传先进时，更要严格把握分寸，实事求是。 真实。必须忠实于事实，保证符合事物本来面貌,不为迎合而弄虚作假。 三是简明扼要、 一目了然 简报的写作必须注意做到简短、明快，用尽可能少 的文字说清楚必须说明的问题。 主题集中，一稿一事，不贪大求全。一份简报只抓住一个问题，不搞面面俱到, 才能使简报主题凝聚，篇幅短小，问题说得透彻。如果简报所涉及的内容较多，可以把想说的问题进行归纳、提炼，抓住最能反映事物性质的东西做主题，重点来写；也可以将可写的几个问题，各写一期简报分期介绍，一期一个重点。 既要求简，又要写清。简报求简，是在说明问题的前提下求简。“简”，应该是服从内容的需要，不能由一个极端走向另一个极端。 从内容上看, 总结可分为专题总结和综合总结两种。 从结构形式上看，总结可分为以下五种： 1）三大块式。这是综合总结常见的一种基本文体。通常由“基本情况概述----主要做法(经验)----问题及今后打算”三大块内容组成。在文字详略上表现为“两头小，中间大”。 2）因果倒置式。这是专题总结常用的一种形式。它将经验、体会置于重心部位。通常开头先讲工作所取得的成绩，也就是“果”，随后分条例项地表述这一成果取得的原因、经验，也就是“因”，先“果”后“因”，形成“因果倒置”。 3）条款并列式。把情况、效果、做法、经验、体会、问题等融合一起，归纳成若干条， 逐一加以评述，从而使每个问题都具有相对的独立性。 4）正反相对式。把情况特别是经验与教训交糅在一起，归纳成几个大问题，逐一从事实与道理、正面与反面、经验与教训的对比结合上进行评述。 5）层层递进式。这也是专题总结经常采取的一种布局形态。通常先写一个非常简明的开头，点明原委、背景，然后在主体部分，按照工作进行的过程，分作几个层次逐一加以说明，步步深入。 总结要在情况综合的基础上，通过分析、概括、提炼，归纳出经验和体会。与报告相比，理性的成分浓一些，规律性的东西多一些。 总结不是把发生过的事实罗列起来。它必须对搜集来的事实、数据等进行认真的整理、分析和研究，找出某种带有普遍性的规律。总结是否具有理论性、规律性，是衡量一篇总结好坏的重要标志。 一般