edoc2ECM文档管理系统解决方案-2017年10月.docx

Edoc2文档管理系统解决方案itochina?2015年6月16日项目背景随着企业的发展，内部的各类档案资料、项目文档的有效管理和检索利用已经成为公司各部门正在考虑并迫切需要解决的问题。这也对公司内部档案资料管理水平提出了更高的要求，例如文档数据的有效检索利用、安全保密性、权限控制机制、规范化管理机制等。在文档数据爆炸式增长的同时，给各个部门和项目组带来了一些切实的问题：文档的数量太多，无论是文档编码、格式，还是管理制度都没有统一规范化。文档存放在企业的各个位置，需要人工翻阅，查找比较困难，效率低下。文档版本过多，无法确定哪一个是最新版本；给各个部门项目组之间的协作增加了沟通管理成本。企业内部文档传递困难，较大型的文件无法有效传递并保证文件的安全。企业内部人员流动造成的企业知识的流失。企业机密文档不能安全化管理，数据没有安全保障。 出差在外无法快速有效获取相关资料。针对这些问题需要形成一个统一的文档集中管理平台，这个平台需要做到：方便文档的快速阅读、共享、查找、更新。对项目报告、审批、分析报告等统一格式文档，需要应用规范化模板。系统安全性保障，包括访问安全、防病毒安全、灾备安全、离线数据安全等方面。详细的权限控制体系，管理到对文件权限的最小粒度。全面的日志记录机制，能对系统登陆过程、操作过程进行全面审计管理。建立以各种业务文档为中心的知识文档管理体系，提高知识文档的利用率。文档管理信息系统的实施，能对我公司带来以下收益：标准化管理，高效准确地检索（文档查找提高80%效率），降低管理成本。集中存储和备份机制，避免丢失的隐患。提高工作效率，加强项目与人员的关联性。协同作业可以让用户的注意力尽可能集中在与自己有关的信息上，提醒、订阅和事件通知机制能提高工作效率。自定义多级别的权限，增加文档安全性（特别是局域网以外）；精准到每一个动作的权限设定，对于文件安全性有很大帮助。完善的系统操作日志，方便追踪和事后调查。提高协作水平，提高对外服务能力。系统基本功能需求对于企业级的文档管理平台，除了保证数据文档的集中管理控制，还需要从方便日常应用的角度，做到快速查找、有效分类组织、不影响日常工作习惯。经过对企业内部各个部门的需求讨论汇总，企业文档管理平台的功能需求主要集中在以下几个方面：功能需求集中存储：文档的上传下载，能够实现多种方式的文档上传下载，并支持批量处理；分类管理和查看，能够将文档进行分类管理，这样就能够有效的去查看相关文件，了解详细信息。方便应用能够快速查看项目各个节点的进展情况，可以方便的提交项目节点文档。文档在线查看，对于日常工作中涉及到的各种电子文档，能够直接在网页上进行查看，而不需要用户安装相应软件（如Office/PDF/视频/音频/图片/图纸等）。文档搜索引擎，支持对文件名称，关键字的搜索，支持各个条件的混合式搜索，保证我公司快速的工作效率。文档的在线修改和版本管控功能，能够解决下载修改的问题，直接在线编辑，然后通过版本控制来对文档的版本进行管理控制，支持从发布起就开始记录历史版本，能够查询每个修改后的版本。共享与协作的方便性，针对用户的电子资料，可以很方便快速的实现对外共享，并能保证文档的安全性，以促进项目协作的效率。文档安全文档的权限，能够通过权限控制来保证我公司相关文档的安全性，定义角色，分层管理，明确相关人员管理的目标。日志管控，基于访问日志及时掌握文档和用户的动态，实现动态化的管理。对于下载到本机的电子文档，也有相应的安全管控机制。知识管理知识地图，支持能够全局预览本企业知识架构的知识地图和不同岗位具有不同知识结构的岗位知识地图。企业知识视图的自由设置，支持自主定义文档相关属性，查看文档必要相关信息。文档扩展属性（元数据），可以根据特定需要自定义相关属性，能使知识得以更有效地管理和更充分地应用。企业内部知识共享，能够做到大容量的文档传递时，确保快速安全的传递。其他要求提供类似Windows资源管理器的模式，通过本地虚拟磁盘可以和服务器产生远程连接，自动获取远程服务器上的文档目录以及文档的列表在本地资源管理器中生成目录结构图，用来方便的进行批量上传下载。企业消息传输，通过预先定义订阅规则，可订阅知识库中的知识更新，当有使用者所关心的知识更新后，可动态的通知使用者，使其能够及时的学习。支持邮件自动提醒。简单易用，操作人性化，易于推广。技术指标要求基于系统的安全性和便捷性，要求支持B/S架构。能支撑公司快速发展，实现集团化部署。系统扩展性方面，提供软件的集成接口，便于未来与我公司其他系统的整合。系统用户方面，可与企业内部AD集成。考虑到后期维护，系统需具备本地研发和维护能力。具备成熟的业务扩展解决方案，例如文档审批流程、纸质文档管理、企业门户、数据安全管理等。Edoc2 ECM解决方案edoc2 ECM是一套高度灵