Excel 2003数据分析(全).docVIP

第一章? Excel 2003数据分析 ?Excel是Microsoft（微软）公司推出的Office办公套装软件的重要组成部分，是在Windows环境下运行的一种电子表格处理软件，目前比较流利的版本是Excel 2003。Excel提供了强大的数据分析处理功能，可以方便地进行排序、筛选、分类汇总、合并计算、数据透视表等操作，以及与各种数据库和文本文件进行数据交换都非常简单的特性，非常适合于计算机辅助税务稽查，因此被税务稽查人员广泛使用。以下通过某上述工具的应用。 （1）避免在数据清单中存在有空行和空列。 （2）避免在单元格的开头和末尾键入空格。 （3）避免在一张工作表中建立多个数据清单，每张工作表应仅使用一个数据清单。 （4）在工作表的数据清单应与其他数据之间至少留出一个空列和一个空行，以便于检测和选定数据清单。 （5）关键数据应置于数据清单的顶部或底部。 1.1? 排序与筛选 ? ? 排序和筛选操作是一般数据库管理软件都具备的功能，Excel 200的排序和筛选操作更加方便和直观排序和筛选操作通过按指定的对数据进行组织，使得数据管理更加高效。 .1.1? 排序 数值：按数值的大小。 字母：按字母先后顺序。 日期：按日期的先后。 汉字：按汉语拼音的顺序或按笔画顺序。 逻辑值：升序时FALSE排在TRUE前面，降序时相反。 空格：总是排在最后。 在分析某公司2007年度销售情况（图1-1）时，如果想查询某月销售情况时，这时可以按该月销售额进行排序操作，其操作步骤如下：1）单击数据区中要进行排序的单元格，这里 （2）单击常用工具栏中的降序工具按钮。排序后工作表如图所示。图－1 图－2 ? ? 排序操作虽然简单，但不满足复杂的排序要求。例如，同一排序。这时排序工具按钮就无法实现了。当按排完序后，再按排序时将打乱原来按排好的顺序。这时需要使用菜单中的命令实现。具体操作步骤如下 ? ? （1）选定数据清单中任意单元格为当前单元格。 ? ?单击菜单中的命令。这时将弹出排序对话框。 ? ? 指定主要关键字为，排序方式为递；次要关键字为，排序方式为递减。这时的排序对话框如图－3所示。 图－3 ? ? 在排序对话框，最多可以3个字段复合排序。如果要3个以上字段排序，可以连续两次执行排序命令。排序后结果如图－4所示。 图－4 1.1.2? 自定义排序 在有些情况下，对数据的排序顺序可能非常特殊，既不是按数值大小次序、也不是按汉字的拼音顺序或笔画顺序，而是按照指定的特殊次序，如某税务局下属的区局人员档案信息如图1-5所示。 按照指定的顺序进行排序，这时就需要自定义排序。 利用自定义排序方法进行排序，首先应建立自定义序列，具体步骤如下： （1）单击【工具】菜单，在弹出的子菜单中选择【选项】，打开【选项】对话框，单击选择【自定义序列】选项卡； （2）在“输入序列”中输入指定的排序依据，如：直属局,稽查局,一分局,二分局,三分局,开发区。单击【添加】，再单击【确定】。如图1-6所示。 图－图－图－图－1.1.3 记录单查找 税务稽查人员经常需要在企业财务数据库或数据清单中找出需要的数据，Excel提供了功能强大的数据查找与筛选工具。数据查找是指从原始数据中提取满足条件的数据记录，源数据不会改变，也不会被隐藏；数据筛选是指把数据库或数据清单中所有不满足条件的数据记录隐藏起来，只显示满足条件的数据记录。常用的数据查找与筛选方法有：记录单查找、自动筛选和高级筛选。 下面结合某公司2007年度销售情况介绍各种查找方法的具体应用。 1．查找数据记录 利用记录单查找数据记录的步骤如下： （1）用鼠标单击数据表中的任一非空单元格。 （2）单击【数据】菜单，选择【记录单】项，打开如图1-9所示的记录单。 图1-9? （3）单击记录单中的【条件】按钮，则弹出记录单条件对话框，如图1-10所示。 图1-10 （4）输入条件，比如要查找品种是“MP3”的销售记录，则在【品种】栏中输入“MP3”，然后单击【上一条】按钮或【下一条】按钮，系统就逐次显示满足条件的记录行。 还可以使用多个条件联合查找记录，此处不再叙述。 2．修改或删除记录 在图1-9所示的记录单中，即可对某一记录的各字段进行修改。若要删除显示的记录，只需单击记录单上的【删除】按钮即可。 3．添加新的记录 在图1-9所示的记录单中，单击记录单上的【新建】按钮，则出现各字段均为空白的新建记录单，在记录单中输入各字段的值，输入完毕后，单击【新建】按钮，即完成添加新记录。 1.1.4 ?自动筛选 ? ? （1）用鼠标单击数据清单中的任一非空单元格。 （2）单击【数据】菜单，选择【筛选】项，在【筛选】子菜单中选择【自动筛选】，则系统自动在数据清单的每列数据的标题旁边添加一个下拉列表标志