科学技术档案案卷构成的一般要求附录.DOC

广东省第一次全国水利普查 省级普查归档文件材料整理要求 一、归档文件材料整理原则 （一）水利普查文件材料应按“卷”进行整理。在案卷整理工作中，应注意遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。 （二）成册、成套的科技文件可保持其原有形态。 （三）精装和平装等书本式文件材料自成一卷的，可保持原状；在每件科技文件材料的右上角用铅笔注明顺序号，但仍要编制“卷内目录”和“备考表”。 （四）散装的图纸可不装订，但要按规范叠好，并在每张图纸的右上角（或适当的位置）用铅笔注明顺序号；一套图纸一个档号，但在一套内每张图纸的案卷流水号后面应用小括弧注明“几分之几”，如：SP1·K·3―1.2.3…n（1/18）。 （五）水利普查中形成的电子文件参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）进行整理归档。 （六）水利普查中形成的音像材料参照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15—1995）进行整理归档。 （七）水利普查中形成的照片参照《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）进行整理归档。 （八）各有关单位在卷盒脊和案卷封面上编写保管期限及档号时，先用铅笔标注。 （九）管理性文件。国水普办下发的一般性文件，如会议、培训通知等，不归档；省水普办与支撑单位、支撑单位之间的来往文件，按谁形成、谁归档的原则归档。 二、归档文件材料整理方法 （一）卷内文件材料排列 案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。具体到一份文件的排列时，应正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；文字在前，图样在后；转发文在前，被转发文在后；不同文字的文本，中文文本在前，其他文种版本在后（特殊规定除外）。 （二）卷内文件材料页号编写 1. 案卷内有内容的文件材料要打印页号，空白页不编号。 2. 单面有内容的，页号编写在右下角；双面有内容的，页号编写在正面的右下角和背面的左下角。 3. 成套图样或印刷成册的文件材料自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；如与其他文件材料组成一卷，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。 4. 卷内目录、卷内备考表不编写页号。 （三）案卷封面编制 1. 案卷封面应采用无酸牛皮纸制作，式样见附图一。 2. 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，并打印粘贴在案卷封面。 3. 立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或单位。 4. 起止日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。 5. 保管期限应填写案卷内文件材料最长的保管期限。 6. 密级应填写卷内文件材料的最高密级。 7. 档号应按照有关规定填写。 （四）案卷脊背编制 按照脊背的宽度打印案卷题名粘贴在案卷盒脊背上。 （五）卷内目录编制 1. 卷内目录应排列在卷内文件首页之前，用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mm×210mm（长×宽），式样见附图二。 2. 序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的排列顺序号。 3. 责任者应填写文件材料的制发单位或责任者，填写责任者应使用全称或规范化简称；有多个责任者时，可填写主要责任者。 4. 文件题名应填写文件材料的标题，文件材料没有标题的，应由立卷人根据文件内容拟写题名，外加“［］”。 5. 文件编号应填写文件材料印制时的编号，包括代字、年度、序号等。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。 6. 日期应填写文件材料的形成日期。 7. 页数应填写每份文件总页数。 8. 备注应填写卷内文件材料需补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁等。 （六）卷内备考表的编制 1. 卷内备考表用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mm×210mm（长×宽），式样见附图三。 2. 卷内备考表应说明案卷内科技文件材料的总件数、总页数及其他需要说明的问题。 3. 立卷人应由立卷责任者签名。 4. 立卷日期应填写完成立卷的时间。 5. 检查人应由案卷质量审核者签名。 6. 检查日期应填写审核的日期。 7. 互见号（参见号）应填写反映同一内容不同载体档案的档号。档号后应注明载体形式。 8. 卷内备考表应排列在卷内全部文件之后（不需编写页号）。 （七）案卷目录编制 1. 案卷目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mm×210mm（长×宽），式样见附图四。 2. 序号、档号、案卷题名、起止日期、保管期限应与案卷封面所标识一致。 3. 备注可根据需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。 （八）案卷装订 1. 装订前首先应将原有的订书钉、回形针等对文件保存有影响的金属物品拆掉。其次对破损文件进行修复，对文字模糊或易褪变的文件进行复制（包括对含有以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料制成的文件材料）。 2. 对大于A4纸型规格的报