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学校档案管理中信息技术应用 　　【摘 要】 现如今，信息技术已成为一所学校发展的重要环节，尤其是在档案管理方面有着越来越重要的地位。信息技术是学校在发展过程中进行各种考查评估的保证，学校的教育与管理离不开信息技术的高效运用。现代的信息技术具有容量大、跨时空和生动形象的特点，这些特点主要体现在现阶段学校的档案管理中，这种隐性文献使现代信息技术不但顺应了时代发展的潮流，而且也能更好地发挥档案管理的作用。 【关键词】 信息技术 档案管理 学校教育 现阶段，随着信息技术的高速发展，我国各类教育院校也纷纷走上信息化发展道路，其中，在学校的档案管理方面与信息技术结合较为紧密。各类学校的发展都离不开考查评估，少不了历史发展过程中的各类档案资料，以便推动县级、市级与省级的发展质量与速度。在现代信息技术的条件下，使档案资料可以在载体、收集、保存和利用等方面得到很好地管理。本文将从学校档案管理的意义出发，解析信息技术在档案管理过程中的重要运用。 1 学校档案管理的重要意义解析 1.1 档案可以提高管理水平 学校对档案的科学有效管理，对学校未来的发展方针、计划、与战略目标的制定有极大的参考价值，学校领导通过对档案的对比、分析与研究，可以使学校在提出相关决策、改进工作的方面有经验可借鉴，提高学校的管理水平。 1.2 档案管理水平是考核评估的依据 对档案的管理是考查评估时的一项重要考查项目，其不仅能反映学校内部管理的条件、基础业务建设、以及其他管理应用等各个方面，使上级领导对学校档案管理工作评估时有据可寻，同时也能对管理人员进行考核与评估。 1.3 档案是总结工作的基础 档案的整理可以对工作进行对比、分析与总结经验，肯定成绩，为年度总结提供基础的依据，可以改进工作措施，使学校对日常工作的有效发挥作用。 1.4 档案是宣传教育的教材 教职工的教学方案与学生的学习方案都包括在学校的档案管理的范畴中，这些信息可以激发使用者的兴趣，加上现阶段，档案管理有各种服务与管理方式作保障，这更加成为学校发挥管理经验和传播治学思想的一种有效平台。 1.5 信息技术提升了档案管理的有效性 随着信息技术的快速发展，档案数量也日益增加，而软件与光盘的存在使计算机更好的发挥了存储的功能，而且图文声像具备，丰富了档案内容，同时利用计算机可以编制档案目录，进行一次输入和多种输入，避免浪费人力、物力与录入的重复现象，提高了服务质量与工作效率，实现了资源共享。同时计算机通用技术也解决了纸张问题所带来的成本负担，使档案信息的经济价值得到了最大的发挥。 2 利用现代信息技术管理档案的必要性 2.1 人人参与档案管理 任何一所学校的考查评估都离不开对其档案管理方面的审查，其对档案的管理方法、手段、设备等都是有一定的考核标准的，档案的归纳整理更需要特别的重视，这种成果是与校方管理员息息相关的，虽然起初管理员可能会缺乏档案管理常识，但通过在学校内部对其工作的严格要求，重点培养其对计算机的熟练使用，渐渐地就会认识到档案资料来源于每个教职工的日常工作，他们会定期收集整理有价值的资料，然后交给专职档案管理员将资料进行归档。 要想做好档案管理，教职工就要与档案管理员悉心合作，就要认识到这种有价值的资料的产生离不开每个教职工的工作，其是教职工集体智慧的结晶，也是他们共有的精神财富。这样就可以在多方面体现工作完成的明显效果，例如：对于一份资料的处理有时会出现这样的状况，在未归档时当人们需要这份资料时也许会找不到，找到时已经不需要了，而如果将档案整理好归档，无论何时需要都可以告诉管理员帮助其进行查阅，这样既节省时间，又不费人力与物力；档案与各种先进的外来信息的归档不但方便查询信息，而且可以使教职工之间可以通过档案的归档互相学习，团结合作，实现教育资源共享，并发挥集体优势；除了上两种明显的效果外，还有一种就是档案的归档可以累积本校的教学经验，了解发展史以及很好的进行对外交流。 2.2 档案管理中的原始资料 学校应对档案的原始资料进行保存，每一次的考查评估除了有具体的学科成绩外，还有一些可查询的档案资料，如：学校的发展规划，学年的工作报告与总结，学校的规章制度与班级的任务分配制等，在档案管理部门不但可以查到教师的教学档案，还可以查到学生的学习档案，各种表彰记录，处罚记录与学籍管理资料，只要了解信息技术，点击鼠标便可以查到想了解的相关信息，使资源共享最大化。 2.3 使利用现代信息技术进行档案管理处于领先地位 先进的管理理念、先进的管理模式与先进的教育装备是学校档案管理发展原则，其最先建立校园网，最先使教职工人手一台电脑利用网络进行无纸化办公，最先利用多媒体的讲课方式，尤其是最先使用五个工作站