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档案信息化建设问题探究 　　【摘 要】随着档案规模的扩大，档案信息量的剧增，传统的手工管理模式已经不能适应和满足现代化的发展要求。因此，档案的信息化建设就变得尤为重要，它可以极大提高服务质量和工作效率，满足需求。 【关键词】档案信息化建设；问题；重点 一、档案信息化的意义和内涵 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录，是第一手的原生信息，是人类重要的历史文化遗产。 所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。也就是以计算机技术、信息技术、网络技术为手段，以现代管理学为理念，提高档案的现代化管理水平的一种新型工作模式。 要实现档案信息的数字化和网络化，就要以所存储的电子文档为依托，而其完整性、可读性、可靠性是决定电子文档价值的重要基础。 （一）完整性原则 随着计算机技术的普及，机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成，从而使电子文件的分布呈分散化趋势。此外，在电子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念将不再存在。这种分散化和非实体化特征，使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观，因此，在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。不仅存储在磁盘、光盘等介质上的信息要完整，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺的归档。 （二）可读性原则 目前各机关使用的计算机硬件和软件不同，由此生成的电子文件的存储格式也不相同。计算机技术的迅速发展，造成了硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”。因此在电子档案管理中要特别注意确保其可读性，如在收集要求中，除了对信息内容方面的要求外，还应包括对信息格式方面的要求；鉴定工作除了对其信息内容进行价值分析外，也要对其可读性进行技术分析等。总之，每一个管理环节都要对日后的档案利用负责，要保证档案长期的可识读性。 （三）可靠性原则 可靠性是档案的生命。由于电子文件易于修改，文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因，人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力，除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的。在电子档案管理的全过程中要严格制度，堵塞漏洞，不仅要把住收集关，确保归档文件的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节中遵守操作规程，建立必要的备份，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。 二、档案信息化建设的必要性 由于档案需长期保存，因此可能造成虫蚀、纸张受潮及火灾等灾害；因无及时备份而为文件损失而担忧；因档案需反复借阅查看，使原文件不可避免地造成损坏或遗失，使得档案在保存和利用上存在极大的困扰。随着现代信息技术的飞跃发展，档案信息化管理就显得尤为重要。其业务管理将从手工操作向数字化应用转变，档案信息通过网络进行在线收集、整理、鉴定和保管，并通过网络进行交换和传输，实现档案信息资源的高度共享，服务对象也因网络不受地域限制而得到大幅度扩充。 三、档案信息化建设存在的问题 （一）档案管理人员配备不合理 对于目前的档案管理人员来说，既懂得档案专业知识，又能掌握现代信息技术的人才相对较少。老的档案管理人员对于早期的纸质文件管理方法可以熟练掌握，但却不懂得网络的存储、传输及利用等技术；而年轻的档案管理人员虽掌握一定的计算机技术，但却缺乏相应的档案专业知识，这就制约了档案信息化的发展。 （二）软、硬件系统支持不全面 多数档案馆虽已购置相应设备，如：扫描仪、条码机等，但利用率却不高，多数纸质文件仍然没有转化成相应的电子文件，目前仅局限于简单的查询和利用，没有最大限度地发挥其作用。 （三）档案信息存在保护风险 随着现代信息化技术的不断发展，相应的档案软件系统也随之不断升级，这就可能造成升级后的软件系统与原系统不兼容，如果电子文件不能做到及时、有效的备份，就存在文件丢失的风险。同时，在信息环境的快速变化下，技术的改进也不能完全防止网络泄密的发生，这也是风险所在。 四、档案信息化建设的重点 （一）档案信息化人才的培养 目前，档案、信息化复合型人才奇缺，尽管引进了现代化的设备，但仍然不能发挥其作用。因此，就要求现代化的档案工作者能够熟练运用信息工具，掌握一定的计算机理论知识和相应技能，熟悉网上的档案信息资源，充分利用网络的优势，引导使用者获