M02记录控制程序M02记录控制程序精选.doc

记录控制程序 CSCEC46/M02-2009 1 目的 为了对质量、环境和职业健康安全管理体系有关的记录予以有效的控制和管理，以提供公司管理体系有效运行的证据，并为持续改进提供信息，必要时实现其可追溯性。 2 适用范围 适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行中产生的所有记录的控制。 3 职责 3.1 科技部 负责本程序的监督实施与归口管理。 负责建立、更新工程过程控制的记录清单。负责建立工作范围内的记录清单，并实施、收集、整理工作范围内的记录。 3. 工程部 负责建立、更新公司管理体系的记录清单，将公司管理体系相关的记录汇总，包括名称、编号（版本号）、使用部门等内容。 负责建立工作范围内的记录清单，并实施、收集、整理工作范围内的记录。 3. 办公室 负责建立工作范围内的记录清单，并实施、收集、整理工作范围内的记录； 负责文件、项目竣工资料的归档和保管。 3. 相关部门 负责建立工作范围内的记录清单，并实施、收集、整理工作范围内的记录。 3. 分支机构 总工程师负责组织本程序的实施。技术部门负责建立工作范围内的记录清单，并实施、收集、整理工作范围内的记录；负责项目竣工资料的收集、整理工作，并按档案管理办法上交。 相关部门负责建立工作范围内的记录清单，实施、收集、整理工作范围内的记录。3.6 项目部 负责建立工作范围内的记录清单，并实施。 4 工作程序 4.1 记录的形成 4.1.1 各种记录应按程序文件和相关规定及时形成。 4.1.2 记录可以是书面的，也可以采用磁带、光盘、照片、样件等各种媒体形式。 4.2 记录的标识 4.2.1 体系运行记录编号方法： CSCEC46/XXXX-XX 记录序号（01，02，……） 对应的文件编号 公司代号 体系运行记录的使用编号一般以年份和顺序号进行编制，即：年份—顺序号。 4.2.2 工程记录和管理上沿用的记录标识，按公司及当地相应的管理规定执行。 4.3 记录的填写 4.3.1 交工文件相关记录的标识、编目和组卷按照行业、项目所在地政府主管部门的有关规定执行。 4.3.2 所有的记录应注明记录人、记录名称、记录编号、记录日期等标识。 4.3.3 来自分包方的记录也应按上述规定管理。 4.4 记录的收集和整理 4.4.1 体系运行中的记录由各相关部门负责收集整理。记录的标识、收集、编目和归档要确保可检索性，易查易找，快速调用。 4.4.2 工程项目所需的记录（包括相关方的记录），在施工过程中由项目技术负责人或专（兼）职资料员负责收集、整理和贮存。 4.5 记录的归档保存 4.5.1 竣工资料的归档保存：项目部技术员/资料员按业主要求及地方归档档案整理要求对竣工资料进行分类整理、造册，并移交公司档案室保存。 4.5.2 公司各部门、分公司、项目部工作中形成的记录，可根据实际情况自行决定是否保存及保存的期限。 4.6 记录的保存期限和到期处置 4.6.1 归入竣工档案的记录其保存期限按《建设工程文件归档整理规范》规定执行，国家档案管理有专门规定以外的记录可视具体情况由主管领导批准后加以保存。 4.6.2 记录保存到期后，由保管人员列出清单，经主管领导审批后销毁，并保存相应的销毁清单记录。作为知识积累的到期记录可视具体情况由主管领导批准后加以标识，延长保存期。 4.6.3 电子文件的管理详见《中建四局六公司电子文件管理办法》。 4.7 记录的借阅4.7.1 借阅部门记录必须由部门负责人批准，并办理相关借阅手续；4.7.2 借阅人员不得在记录上任意画线或作其它标记；不得擅自涂改、污损、拆散、转借或丢失记录； 4.7.3 各级各部门的记录未经授权人批准，任何单位和个人不得外借，不得让外单位人员查看。 5 相关／支持性文件 《建设工程文件归档整理规范》 《文件控制程序》 《中建四局六公司工程技术档案管理暂行办法》 《中建四局六公司机关文件材料归档范围》 《中建四局六公司公文处理办法》 《中建四局六公司电子文件管理办法》 6 附录1：程序文件中对应的记录清单 附录1： 程序文件中对应的记录清单 序号 记录和表格名称 编号 对应程序文件名称 程序主控部门 保存 期限 1 文件处理、传阅用笺 CSCEC46/M01-01 文件控制程序 办公室 同文件 2 文件发放登记簿 CSCEC46/M01-02 3年（工期内） 3 收文登记表 CSCEC46/M01-03 4 有效文件清单 CSCEC46/M01-04 5 文件复制登记表 CSCEC