浅议档案信息资源开发和开放.docVIP

浅议档案信息资源开发和开放 　　1.档案信息资源开发与开放理论辨析 新时期档案信息资源开发不仅包括开发工作本身，还包括档案信息资源开发与档案信息资源建设、档案基础工作、档案开放工作、档案利用工作、档案信息化建设、档案社会化服务的关系，研究它们之间的内在联系，从而解决档案信息资源开发的基础、条件、手段、目的等问题，以便进一步加强档案信息资源开发工作。 档案信息资源开放就是将一般可以公开的和保密期满的档案信息资源，解除“封闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。 2.档案信息资源开发与开放策略的制定 2.1在建设中开发和开放 2.1.1科学调整资源结构，加强资源整合力度 （1）调整档案信息资源结构。档案信息结构包括档案资源种类与成分的状况，所以调整档案信息资源的结构应从两方面入手：①增加种类。②增加成分。 （2）加强档案信息资源整合力度。 一是新时期对档案信息资源的整理，包括档案的基础性整理，即通过系统化和编目工作，保持档案在来源、时间、内容和形式上的固有联系；档案的研究性整理，即通过编纂加工，去伪存真，去粗取精，由表及里，使信息价值得到升值，从而在资政、育人、存史等方面发挥独到的作用；二是新时期对档案信息资源的组合，是指根据整合的目标，采取法律、行政、技术、舆论等方面的措施，使国家档案资源在结构上趋于合理，在配置上趋于优化。 2.1.2加快数字化进程 （1）目录信息数字化。档案信息数字化，必须以目录信息数字化为前提，其实质就是建立档案目录数据库。做好该项工作的关键是严格规范档案信息的著录标引及其机读目录数据的录入工作，科学选定档案目录数据库结构。 （2）档案全文数字化。档案全文数字化的技术实现分两种情况：如归档文件本身就是某种文本或图像格式的电子文件，只需将这类数据按规定转换成规范格式，然后按一定的组织方式存入档案全文库，建立全文检索系统；如归档的文件是传统载体的文字或图像，这类文件在转化为数字化文件时可选择以扫描图像方式存储、以文本方式存储和以文本连接扫描图像方式存储三种模式。 （3）数字化档案的采集。进行数字化档案的采集时，不仅要对档案信息的全文信息内容进行采集，还要对数字化档案的相关信息，如档案的元数据（电子文件的软硬件信息等）、背景信息（电子文件产生的背景）、相关日志（电子档案产生的时间）等都一并进行采集，并实施前端控制。 2.1.3改善检索功能 （1）增加新的检索功能。网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的查找更加准确与便捷；（2）利用先进的检索技术。目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。 2.2以开放促开发 2.2.1制定可操作的开放规则 首先，应因档案的不同类型制定不同的档案开放年限，公文、经济、技术、军事的档案开放年限就不应该一概而论；其次，虽然在制定档案开放限度时，会因密级的不同而不同，应及时对限制开放的档案进行鉴定；再次，应该根据社会当前的发展形势、社会的热门趋势来确定档案的开放年限；最后，就是指规则的详细程度，对于开放规则也要像法律一样，依不同情形制定出不同的实施办法，对每一类型的档案都要分得很清楚，并且要制定不同级别的档案工作人员审查不同级别的档案，将责任落实到人头。 2.2.2对开放档案进行深层次开发 （1）挖掘开放档案的新价值。档案信息在对社会各行业开放的同时，也参与了各行业的社会活动，必然会推动该行业和社会产生新的价值，档案管理人员就应该积极将其挖掘出来，从而也体现了档案管理的社会价值的升华；（2）扩大开放档案的信息功能。由于传统观念的影响，现行文件的提供对象一直局限于文件的形成者。 2.2.3积极稳妥地进行网上传播 网络作为现今社会传递信息最为快捷的方式之一，逐渐被运用到档案信息的传递中来。但从目前来看，网络在档案信息传播中的运用，并不如传播其他信息那样普遍。在新时期，对档案信息传播要求快速、便宜，以适应社会的快速发展节奏，促进档案信息资源开发的快速进行，因此保证档案信息网上传播的快速及安全，是急需解决的问题。 2.3多种开发方式相结合 2.3.1传统方式与现代方式结合 对于传统的、可以很方便或是易于数字化的档案，其中包括近现代形成的一些档案，例如以纸质、胶片、音像、磁带、光盘为载体的档案，可以依据相应的转化方法与转化格式，将其转化为PDF等电脑可以识别的模式，在这种模式下将档案进行现代化的档案信息开发、传输，最终能够上载到网络、或储存到数据库里提供利用。而对于一些年代较久远不可以运用现