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台中信义国小兼任行政人员公文书制作知能讲习.PPT 41页

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台中信义国小兼任行政人员公文书制作知能讲习
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稱謂語及期望語3 無隸屬關係之上、平行機關之直接稱謂語,結尾期望語應如何表示? 1、對上級機關稱「大」,如□大部(銓敘部)、□大院(立法院) 2、對平行機關稱「貴」,如□貴部、 □貴會、 □貴校 3、在文內提及均須抬頭(空一格)。 4、自稱「本」。 稱謂語及期望語4 在擬稿時,如遇「貴」或「鈞」字其位置應如何擺放? 1、「貴」或「鈞」字如在一行中間,應空一格。 2、「貴」或「鈞」字如出現在一行之首,則不必空格。 3、「貴」或「鈞」字如出現在標點符號之後,也不用空格直接書寫。 公文製作要求 繕印公文文件時,應要求事項為何? 1、宜力求避免獨字成行,獨行成頁。 2、遇有畸零數字或單行時,宜儘可能緊湊。 公文收文簽辦用語~承辦單位 擬辦:陳閱後公告周知,文存參。 擬辦:文陳閱後存查(影印留存)。 擬辦:依來文辦理、配合辦理。 擬辦:以影本轉知○○○。 擬辦:文係副本,陳閱後存查。 擬辦:本案用印申請與文並陳。 擬辦:惠請會計室主任,敬會出納組開立領據。 擬辦:退文書重分文(基本上不會用)。 公文收文簽辦用語~會辦單位 擬辦:配合辦理。 擬辦:配合承辦單位意見辦理。 擬辦:配合來文辦理。 擬辦:無相關業務。 擬辦:陳核後,印送本處(室)憑辦。 主管閱稿應注意事項 簽稿是否相符 前後案情是否連貫 有關單位已否會妥 程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文是否正確 文句是否通暢 措詞是否恰當 有無錯別字 對於文稿內容如有不同意見,應洽商主管單位或承辦人員改定,或加簽陳請長官核示,不宜逕行批改。 簽稿內涉及數字之敘寫 如「802,534,567元」請敘寫為「8億253萬4,567元」 「12,492,345人」請敘寫為「1,249萬2,345人」 「26,457班」請敘寫為「2萬6,457班」 法律統一用字舉隅 常見用字(別字) 法律統一用字 說明 公「佈」、頒「佈」 公布、頒布 部「份」、身「份」 部分、身分 「僱」員、「僱」主、僱工 雇員、雇主、雇工 名詞用「雇」 「雇」用、聘「雇」 僱用、聘僱 動詞用「僱」 計「劃」 計畫 名詞用「畫」 規「畫」 策劃、規劃、擘劃 動詞用「劃」 「記」錄 紀錄 名詞用「紀錄」 「紀」錄 記錄 動詞用「記錄」 常見別字 常見用字(別字) 正確用字(詞) 備註(例) 「鑑」核 鑒核 「須」要 需要 必需品、需經費 必「需」 必須 須處理、須繳交、須攜帶 收「獲」 收穫 「獲」得 獲得 獲第二名 以「至」於 以致於 致使…… 「致」此 至此 「固」步自封 故步自封 文書處理流程圖 創稿 來文 總收文 分送各單位 承辦人簽擬 會簽 陳核 批示 送回承辦單位 送文書組 歸檔 結語 大家互相勉勵、打氣,文書品質會日益精進。 文書處理原則,可依各自情形自行調整,日益熟練、熟能生巧。 臺中市信義國小兼任行政人員 公文書製作知能與檔案管理講習 主講人:楊琇玲校長 100.10.19 相關法源依據 1.公文程式條例。 2.文書流程管理手冊。(97年12月修訂第7版) 3.文書處理手冊。(96年5月修訂第4版) 公文書的定義 依據:文書處理手冊 文書:指處理公務或與公務有關,不論其形式或性質如何之一切資料。 凡機關與機關或機關與人民往來之公文書,機關內部通行之文書,以及公文以外之文書而與公務有關者,均包括在內。 文書處理:係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。 公文的類別 依據文書處理手冊 一般:令、呈、咨、 函、公告。 其他公文:書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖及定型化表單 公文製作之基本要求 簡:簡單明瞭、化繁為簡。 淺:淺近易懂、用語通達、詞句曉暢。 明:明白清晰、文義清楚、條理分明。 確:主旨明確、語氣肯定。 公文製作一般原則 :簡、淺、明、確 正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容 主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 清晰:文義清楚、肯定。 簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。 迅速:文書處理應在一定時間內完成,勿拖延。 整潔:文稿均應保持整潔,字體力求端正。 一致:同一案情的處理方法不可前後矛盾。 完整: 1.對於每一文件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、立場 考慮問題,與相關單位協調聯繫。 2.所提意見或辦法,應力求周詳具體、適切可行,並備齊各種 必需之文件,構成完整之幕僚作業,以供上級或首長採擇。 擬稿(擬辦)注意事項 : 擬稿(擬辦)時須條理分明,措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準,所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等,均應避免。

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