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河南省档案馆(室)档案保护设施和使用情况调研报告 　　1 引言 档案保护设施是建立档案安全体系的物质保障，档案保护设施的使用情况是档案安全风险评估的重要内容。为了对馆（室）藏实体档案的日常管理与保护情况进行风险评估，向有关部门及时作出风险提示和安全警告，以便及时化解各种风险隐患，确保馆藏实体档案的安全与完整，笔者开展了河南省档案馆（室）档案保护设施及使用情况调查。 2 研究方法 2.1 研究对象。河南省36个档案管理单位的档案工作者，共回收34份，其中有效问卷30份，有效率为83.33%。 2.2 研究工具。采用自编《档案安全保护设施设备配置及使用情况调查问卷》，问卷从制度落实、设施设备条件、安全评估三个方面，设置9个问题38问。 3 调查结果 在收回有效调查问卷的30个单位中，档案室做到办公、查档、库房三分开的26个，占86.67%。档案库房面积均大于10平方米，其中：10平方米～30平方米的5个，占16.67%；30平方米～50平方米的3个，占10%；50平方米～100平方米的3个，占10%；大于100平方米的19个，占63.33%；档案库房室内空间高度2米～2.5米的1个，占3.33%；2.5米～3米的11个，占36.67%；3米～3.5米的14个，占46.67%；大于3.5米的4个，占13.33%。使用木质文件柜的2个，占6.67%；铁质文件柜的14个，占46.67%；五节档案柜的18个，占60%；密集架的20个，占66.67%；防磁柜的9个，占30%；其他的2个，占6.67%；单一使用一种档案柜的12个，占40%；使用两种以上档案柜的18个，占60%。 30个单位中，安装防盗报警装置的有19个，占63.33%；没有安装的11个，占36.67%。有29个单位使用了消防灭火设施，占到了96.67%。其中使用人工灭火器的23个，占76.67%；自动灭火器的7个，占23.33%；自动喷淋的14个，占46.67%；高压水雾的1个，占3.33%；气体的4个，占13.33%；其他的1个，占3.33%。在29个使用消防灭火设置的单位中，同时使用两种以上不同消防灭火设施的有17个单位，占58.62%；单独使用一种消防灭火设施的有12个单位，占41.38%。在同时使用两种以上不同消防灭火设施的17个单位中，使用3种消防灭火设施的有4个，占23.53%；使用2种消防灭火设施的有13个，占76.47%。 30个单位中，有29个单位实施了库房室内温湿度调节，占96.67%。其中，档案库房室内温湿度调节使用自然方法的8个，占26.67%；使用“空调+去湿机”的14个，占46.67%；使用有去湿功能空调的2个，占6.67%；使用楼宇中央空调的8个，占26.67%。在使用库房室内温湿度调节设施单位中，同时使用两种以上的有3个单位，均为使用两种库房室内温湿度调节设施。工作时进入库房所做的第一件事是关闭报警器的为0个，不是关闭报警器的30个，占100%；离开库房关门前要做的最后一件事是开启报警器的也为0个，不是开启报警器的30个，占100%。 被调查者对本单位档案保护设施的防护效能非常满意的6个，占20%；比较满意的15个，占50%；满意的6个，占20%；不满意的3个，占10%。 表1：调查情况统计表 4 问题分析 4.1 制度落实方面。从制度落实方面来看，整体情况较好。其中，消防灭火设施配备情况最好，有96.67%的单位配备使用了消防灭火设施，其中有58.62%的单位使用两种以上消防灭火设施。“三分开”制度落实较好，有86.67%做到了办公、查档、库房“三分开”。防盗报警装置设置不尽如人意，有63.33%的单位安装了防盗报警装置，不足总数的2/3。从调查信息看，所有参加调查的人员，进入和离开库房所做的第一件事不是开关报警器，经过事后访谈得知，这一答案是答题人员误解所致。实际工作中，许多单位防盗报警装置覆盖整个馆室区域，工作人员一般首次进入或最后离开馆室区域时开关报警器，而进入或离开库房时不需再操作报警装置。报警装置的规范操作和使用仍需引起各单位的高度重视。 4.2 设施设备方面。（1）库房面积普遍较大。被调查的30个单位中，库房面积超过100平方米的单位占到了六成多，大多数单位档案库房面积较大。（2）库房相对高度较高，3米与3米以上的库房超过六成，这样的高度对于使用柜体超过2.5米的密集架提供了方便，易于集成化装备的使用。（3）档案柜架的质地基本为铁质，混合使用是主要方式。调查显示，木质文件柜已近被淘汰，铁质柜的使用率几乎已达100%，成为档案柜架的主体。防磁柜等专用载体档案柜占到了30%。混合使用多种档案柜与单一使用一种档案柜单位的比为“6︰4”，混合使用成为主要应用方式