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《档案信息检索》讲堂录精简版 复习说明 考试重点 目录 二、类型简述 三、原则简述 四、步骤概述 五、检索工具 六、检索方法 七、档案信息计算机检索 八、联机检索系统 九、常用网络检索工具 十、《中国档案分类法》介绍（P22） 十一、《中国档案主题词表》的结构和使用（P30） 十二、其他知识点 一、基本术语 ⒈正规文献：指公开出版的文献，如图书、期刊、报纸、政府出版物。政府出版物，又称官方出版物。由政府机构出版或编辑，并由其所指定的出版商出版的文献，如报告、公告、国家统计资料、地图、机关指南等。 ⒉非正规文献：又称内部文献，限制流通的文献，国外也称“灰色信息”，指不公开出版，通过正规渠道难以获得的有重要价值的文献。如会议文献，学位论文，档案文献等。 ⒊信息检索：是将信息按照一定方式存储起来后，用科学的方法，利用检索工具为用户检索、揭示和传递信息的过程。一般有信息整序和信息检索两部分构成。 ⒋检索语言：它是依据一定的规则对自然语言进行规范，将其编织成表，专门用于各种较为规范的文献和数字化的文献信息存储和检索，并提供信息标引的语言系统。 ⒌分类检索语言：将表示各种知识领域的类目按照知识分类原理进行系统排列并以数字、字母等符号作为标志的检索语言，也称分类法。分类检索语言的具体表现形式是分类表。 ⒍主题词：表达文献主题概念的词叫主题词。我国图书情报界通常把主题词也成作“叙词”，广义的主题词有时也包括关键词。（是将自然语言中的名词术语经过规范化处理后直接作为文献标志的检索语言，因此又称“主题检索语言”） ⒎关键词：从文献题名、文摘和正文中抽出，不做规范化或只作少量规范化处理，具有实际意义的词语。 ⒏主题法：它是将自然语言中的名词术语经过规范化后直接作为文献标志的检索语言（词汇），也称“主题检索语言”。（就是以自然语言词汇为基础，以规范化的主题词作为检索标志的文献标引与检索方法。） ⒐款目主题词：指列于标目位置的主题词，依照首字音序、音调，结合汉字字形笔画排列，首字相同者依第二字音序、调序、字形笔画排列，以此类推。非汉字字符起首的主题词，一律排在汉语拼音音序之前。 ⒑范畴号：是款目主题词的范畴分类类目代号，标识在款目主题词的右侧。借助范畴号可以在范畴索引中查询与该主题词同属一类的有关主题词。 ⒒词间关系：又称参照系统，是用来说明与款目主题词发生关系的一些词，其中包括等同关系、属分关系、相关关系等。 ⒓范畴索引：亦称分类索引，即将全部主题词按范畴号分成若干大小类目排列编制而成，与住标间由“范畴号”加以联系。 ⒔词族索引：也称族系索引，等级索引，它是将主表中具有分属关系，相关关系的正式主题词按其本质属性展开显示的一种词族关系。 ⒕档案著录：是在编制档案检索工具时对档案内容和形式及各种特征加以分析、选择和记录的过程。 ⒖档案标引：是在档案著录工作中对档案的内容和主题进行分析和选择，通过概念转换赋予其规范化的检索语言的过程。其中，赋予著录档案分类号的过程称为分类标引，赋予著录档案主题词的过程称为主题标引。 ⒗查全率：衡量满足需求的全面程度，通过检出的有关问题档案数量与关于该问题在同一保存地点（或数据库中）的全部保存数量的百分比来计算。 ⒘查准率：衡量满足需求的准确程度，通过检出的有关内容准确的档案数量衡量与关于该问题检出的全部档案数量的百分比来计算。 ⒙电子文件著录：是对电子文件在形成过程中以及形成后所具有的各种特征的准确描述和记录。 ⒚元数据：是描述电子文件内容、结构、背景信息机整个管理流程，又能够被计算机一网络系统自动辨别、分解、提取和分析归纳的数据。 ⒛档案信息计算机检索：人们在计算机或计算机检索网络的终端机上，使用特定的检索指令、检索词和检索策略，从计算机检索系统的数据库中检出所需的信息，继而再由终端设备显示的过程。 21.档案信息：即档案中记载的内容，它是社会组织或个人在以往社会实践活动中直接形成的。具有清晰、明确含义、被固定在各种载体上的原始记录。 22．整序：指按照档案信息的来源、学科分类、主题词或其他方式对档案信息进行组织排序，形成检索工具或检索系统的过程。一般包括实体整序和内容整序。 23．检索：根据用户需要，利用检索工具或检索系统，从经过整序的信息集合中查出所需信息的过程，也是完成信息传递的过程。 24．物理和智能格式：这是电子文件不同于纸质文件的特殊著录项目。物理格式是指决定文件外观的相关内容，如字体、颜色、语种、插入符、数字签字、时间等；智能格式是指决定文件形成过程以及管理背景的相关内容，如文本类型、图例、图像、格式、文件各部分内容排列顺序、注释等 25．检索效率：是指在检索工程中，依据用户需求检出结果的全面性和准确性的程序，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低最基本指标，它通过“查全率”和“查准率”反映出来。