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基于ACCESS高校院系资料中心专题数据库构建(著录)及应用【摘要】随着Web与数据库技术的发展与应用，基于Access的图书资料管理系统可作为高校院系资料中心有效开展个性化信息服务的良好平台，也是其信息资源建设的发展方向。 【关键词】高校；资料中心；ACCESS；专题数据库 高校资料（室）中心作为院、系文献信息服务中心，在为学院教学、科研信息服务中发挥着越来越重要的作用，它立足院系靠近教学、科研第一线，直接掌握院系的教学与科研情况，易于开展专题的信息咨询服务和特色服务，能够准确、快速、全面地接受并反馈各学院不同层次师生的教学与科研需求，能够与图书馆在功能与服务上形成有效的优势互补，因此如何更有效地开发资料中心特色资源的价值，与时俱进地为学院教学科研提供更高层次的服务？是高校图书资料管理人员值得研究和探索的一个重要课题。目前高校图书馆的信息化建设，基于校园网络的图书资料管理现代化系统相当完善，不仅给广大师生提供了很大的便利，而且也有效地提高了图书资料的利用率。但是现有的图书资料管理系统虽然功能强大，由于其运行的软硬件平台和系统维护人员的水平要求高，并不完全适用于中小型资料室，另一方面大多数单位都没有购买大型图书管理系统软件的经济实力，即使购买了昂贵的大型管理软件，往往又很难充分应用其所有功能，从而造成经济与资源上的浪费。为此，我们利用Web与Access数据库技术，结合院系资料中心工作特点，提出了一种适合专业资料中心信息服务模式的管理理念。 1.院系专业资料中心的特点及构建专题数据库的意义 专业资料中心的特色，主要体现在图书资源专业化、管理人员的素质高和服务对象特殊性等方面。随着重点学科、精品课程及科研项目的申报和建设，专业资料中心的文献资源以师生的需求为导向，采集、保管、利用都有针对性，并按照专业特点重点收藏具有自己学科专业特色的各类文献、相关文献和重点学科专业的文献，形成与图书馆不尽相同或完全不同的具有专业特色的藏书体系。 专业资料中心的服务对象主要是学院的教师、研究生和部分本科生(毕业班)，为此专业资料中心应加强与教学、科研人员的沟通，进行自主创新和参与式服务。建立特色数据库，根据各学科教学、科研的实际需要，有选择地、及时准确地将所需文献信息检索入库，使之发挥最大效益。随着Web与数据库技术的发展与应用，基于Access的图书资料管理系统可作为院系专业资料中心有效开展个性化信息服务的良好平台，也是其信息资源建设的发展方向。 2.基于Access的专题数据库管理模式 由于我院于2000年实行系所合并，由原来的中文系、历史系和古籍所、敦煌所、西部文学所五大单位共同合并成现在的西北师大文史学院。下设5个系，10个研究所，6个中心。具有学科种类多、专业性强的特点。 因此合并后各单位所藏图书资料存在很大差距，有些图书重复购置，如有些大型丛书像丛书集成、四部丛刊、二十五史、十三经等在我院至少有三套，这不仅造成经济上的浪费，也占用了许多宝贵的空间最终形成资源的浪费。致使有些学术性强、各专业急需的图书资料却因各种原因迟迟没有购置或购置不全。针对这些问题，我院合并后就对所有图书进行资产清查、图书剔旧和资源整合，整合后我们现有各类图书十多万册、各类期刊三十多万册。为后期图书资料管理实现网络化、数字化打下了坚实的基础。但由于经费短缺、设备陈旧、人员素质等诸种因素我们的数据库建设始终没能实现，许多日常管理工作还在沿用落后的手工操作模式。这极大地制约了图书资料事业的可持续发展，对此我们是看在眼里急在心上。 如今我们在各级领导的大力支持下努力克服重重困难，利用Access数据库设计构建了适合学院专业特色的专题数据库管理模式。 2.1 数据库的构建及著录 首先我们把现有藏书分成中文专业和历史专业两大类，各建成独立的书目数据库（图书管理、读者借阅）系统，对其进行分别著录。然后又在这两大数据库基础上进一步细分为重点学科、普通学科、新学科等十几项子数据库。面对如此众多的学科专业，如此庞大的图书文献资源，我们所服务的对象、服务群体又是多层次多级别的广大师生员工，这就要求我们不断开发新的高层次的文献资源服务模式以适应新时期教学和科研的需要。我们计划分几个阶段完成数据库的构建工作： 第一阶段，建立书目数据库。 所谓数据库是计算机应用系统中的一种专门管理数据资源的系统。数据库是各种相关数据的集合，它能以最佳的方式，最少的重复，提供多种应用服务。Access是一个功能强大的数据库管理工具，具有交互性强、界面友好等优点，是当今中小型数据库管理系统软件中最出色的软件之一。书目数据库主要功能是揭示图书的外形。就我国图书馆当前揭示馆藏的方式来看，一般还只是限于分类目录和著者目录，而著录的款式也都着