上海财经大学浙江学院教学档案管理制度试行-教务处.pdfVIP

上海财经大学浙江学院教学档案管理制度（试行） 上财浙院教字﹝2011 ﹞22 号 教学档案是学院档案的重要组成部分，是我院师生员工的劳动 成果和智慧结晶。为了充分发挥教学档案在学院管理、教学活动、 教学研究等项工作中的作用，提高教学档案的质量和管理水平，逐 步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更有效地发挥教 学档案的作用，根据国家和省档案局的有关文件精神，结合我院实 际，特制定本管理办法。 一、教学档案工作的基本原则 （一）凡在教学管理及教学实践活动中形成的具有保存价值 的文字、图表、声像材料均属教学档案。 （二）教学档案是衡量学院教学管理水平和教学质量的重要 标志，是学院档案的主体、核心和重点之一。学院应加强领导， 把教学档案工作列入整体工作计划和教务处工作日程。 （三）教学档案实现集中统一管理，确保完整、准确、系统和 安全，便于开发利用。 （四）教务处日常工作中注意积累档案材料，并按期存档。 二、教学档案归档范围及确定的原则 （一）归档的教学文件材料，必须对学院和国家具有参考价 值和凭证作用。 （二）归档的教学文件材料，必须反映学院管理活动的全过 程，力求完整、准确、系统。 （三）归档的教学文件材料主要内容包括综合管理、招生、 学籍管理、教学、学科建设、课堂教学和实践、学位、毕业生工 作等方面，详见附件。 三、教学档案室的基本任务 （一）每学期教务处人员按文件材料类别进行积累，并定期 整理。 （二）根据教学文件材料的形成规律及各级颁发的法规和规 定进行组卷、上架、保存。 四、档案材料的归档、移交和接收 （一）归档的教学文件材料必须格式统一，字迹清楚（不准 有铅笔字和圆珠笔字），完整齐全，教学文件一般归档一份。 （二）组卷时卷内密不可分的文件按正件在前，附件在后； 批复在前，请示在后排列。 （三）卷内文件一律拆掉金属物，并且分别用线装订，不允 许出现破损现象。 （四）按顺序编排页号，只要有文字，均应编码，页码位置在 材料的右下角，并填写卷内目录与备考表。 （五）教学各种材料于每学期初即3-4 月、9-10 月移交上学 期的档案。 五、教学档案的管理 （一）分类编号 1. 按照《高等学校档案实体分类法》的规定档号包括年度 号、分类号、案卷号三个部分。 2. 根据教学档案的内容和特点，类目设置为二级。 3. 教学档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号 模式如下： 20XX—JX00—X—1～n 案卷号 教学类档案二级类目代号 教学类档案一级类目代号 年度号 说明：案卷号的第一位数字是学制号，第二位是案卷顺序号。 （二）编目 1. 每卷档案封面上的项目填写清楚，卷脊上写档案号。 2. 按档号顺序，编制教学档案目录。 3. 编制各种分类目录和年度总目录及目录卡。 （三）排架保管 1. 按教学档案号顺序排架。 2. 严格按《高校档案部门业务建设规范》的要求执行各种 制度。 3. 库房要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高 温、防强光等设施。 4. 案卷入库时应检查账、卡、物是否相符。以学年为单位， 按不同学制、年级顺序排列。 5. 案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号和档案资 料存放标志图、示意图。 6. 教务处应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现 问题及时解决。对破损、褪变的档案要及时修补复制。 7. 材料归档后，任何人不得随意涂改、乱划，需要修改补 充时，须经有关部门的批准，写明修改的原因和时间并加盖印章。 8. 档案的查阅，须经部门负责人的同意，方可查阅。 9. 档案的复制，须经部门负责人同意。 10. 查阅档案资料时，应保持材料的整洁，不得任意涂