(办公室管理) 第一讲.ppt

 《办公室管理》 ;这是一个变幻难测的世纪，这是一个催人奋进的时代，科学技术飞速发展，知识更替日新月异。希望、困惑、机遇、挑战，随时随地都有可能出现在每一个社会成员的生活之中。抓住机遇，寻求发展，迎接挑战，适应变化的制胜法宝就是学习——依靠自己学习，终生学习;办公室管理名言;第一章 办公室实务概述;第一章 办公室实务概述;三、办公室事务管理工作的特征;㈡、办公室实务的范围和内容;1、我国办公室实务的主要内容;2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容;3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容;办公室实务工作一览表 ;10 ;四、办公室环境布置;办公室管理名言;;一、文员的工作顺序;第一、确定文员工作的指导思想;按照“优先顺序”制定计划书;二、文员管理时间、费用的方法;三、文员的工作方法; 三、文员的工作方法 1、请示方法与报告方法 请示内容：必须是自己难以处理或者无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。 请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，书面请示，上司书面批复，以示慎重，也可备日后查证。一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示。紧急的事，文员可以先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。;报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰上司的工作。 报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，供上司选择、参考。;2、计划方法和总结方法;3、受意方法;⒋传达方法;⒌进言方法;6、变通方法和挡驾方法;7、分工方法与合作方法;案例一 : “猪八戒照镜子——里外不是人” ;问题： ;分析 :;案例二: 刘秘书在谈判中起了什么作用？ ;分析 :;第三章 ??话、电子通讯 　;电子通讯;三、卫星通信：是以卫星作为空间中进器进行的通信。它的特点是覆盖面大，通信距离远；机动灵活，不受地面电路及地面位置的限制；此外，它还具有一点多址的广播特性，因此，卫星通信使用于广播电视、教育电视和远程医疗、数字信号传送和抗灾等重大活动中的通信工作。利用卫星通信地面站，开发其应用领域，可开展临时或固定视频传送业务。;接打电话;;接听电话的礼仪;接打电话的原则与要求;要求： 接、打电话——态度和蔼 （目的是办事） 头脑敏捷——思维反应能力、听知能力、 政治文化水平 语言简练 ——普通话、口头表达能力强 办事准确 ——发话清楚达意；听话听清记准 ;打外线电话的流程 ;接听外线电话的流程 ; 某局办公室。电话铃声响起。 秘书小王拿起听筒：“您好。请问 找谁？” “我找陈主任。” “陈主任不在，过30分钟再打 来。再见。” 小王放下听筒。 秘书小王的电话接听是否正确？你认为秘书人员应如何接听电话？;分析;接电话时应注意的事项;打电话的礼仪;打电话时应注意的事项;做好电话记录 ;??????Who（是谁） ???????What（什么事） ???????When（什么时候） ???????Where（什么地方） ???????Why（为什么） ???????How（怎么样）;电话记录单（一）;电话记录单（二）?; 电话记录范例;应对不同类型电话的处理方法;接听下属来电;接听直接找上司的电话;上司不便接电话; ;上司不想接的电话;上司正在通话;上司不在;接听推销电话;接到投诉电话;接听匿名电话;接听告急电话;接听纠缠电话——坚持只同上司通话的人;接听纠缠电话—通话人的要求超出正常限度;接听纠缠电话;有权处理的电话;相关职能部门处理的电话;案例五 : 且看林秘书如何打电话 ;(二); 另一部电话仍在响，小林拿起电话：“喂？” “化工公司吗？我找李主任”。 “什么化工公司？” “你们是生产肥料的嘉华化工公司吗？我找销售部李主任。” “这里是华润公司，你打错了”，说完小林把电话重重一挂。 没想到接电话这么烦，小林刚想喘口气，刘助理走过来问“小林，周副总有没有来过电话？” “是叫周洲吗？，刚才来过”，小林想起来了要通知刘助理的那个电话。 “他说了些什么？” “他说要你接机，好象还要带份文件。” “那个航班？几点？那份文件。” “这个我记不清了”，小林红着脸低下了头。;问题：;谢谢大家！