第二章 文书的格式与稿本1.pptVIP

第二章 文书的格式与稿本 主要内容：介绍新国标对公文格式的规范，要求学生上机操作，学会制作公文的格式。 第一节 文书的格式 文书的体式：指文书的文体，结构和文件的格式。 一、文书的格式规范 包括:公文版头设计、版面安排、字体型号、字距行距间隔、天眉地脚、页边、用纸格式、尺寸大小等。 （一）用纸格式 GB A4：210 297 如图附录P221，天头（上白边）为37，左白边为28，右为26。 版心尺寸为：156，225。 （二）印装格式 1、横书横排 字号选用 正文用3号字，一般每面排22行，每行排28个字 二、文书的结构规范 结构：指文件的各个组成部分,即眉首、主体、 版记三个部分 眉首：置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首。 主体：置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体 版记：置于主题词以下的各要素统统称为版记， （一）文头部分（眉首） 1、印制顺序号（公文份号） ---含义：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序号 -----位置：标注在文件首页左上角 ----适用：绝密、机密公文应标注份号 ----方法：2至7位，不足部分用零补齐。 2、秘密等级和保密期限 ---应用：密级主要有绝密、机密、秘密， ----位置：文件首页的右上角，在封皮上注明 ----要求：用3号黑体字，与保密期限中间用 ★ 号隔开。 3.紧急程度 ---位置：版心右上角第二行（在秘密等级之下） ---字号：3号黑体字 ---类别：特急和急件，如是电报应分别标明 :特提、特急、加急、平急字样 4、发文机关标识（发文机关版头） ---作用：发文机关用来识别 ---组成：发文机关全称或规范性简称十文件 ---位置：用大字套红印染文件首页上端正中，约占图文区的1/3左右，字体一般选长宋体 5、发文字号（文号） ---组成：发文机关代字、年份、和发文序号 ---位置：版头文件应安排在版头下方，间隔横线上方居中的地方，（一般在发文机关标识下空2行） 平头文件，通常放在标题下方的的右上角。 ---方法：年份用4位阿拉伯数字，外加六角形符号，序号不编虚位，不加第字。 ---作用：1）统计发文数量，便于管理。 2）在查找和引用文件时可作为文件的代号使用。 ---联合发文的应用：只标明主办机关发文字号 6、签发人姓名 ---范围：限于上行文使用，在文件上注明签发人姓名，是表示生效并对文件内容郑重负责的一个标志。 ---位置：标注在文件首页文头横线上，发文字号右侧适当位置，请示文件应附注联系人姓名，电话等。 ----注意：签发人或会签人多但最后一个签发人或会签要与发文字号同处一行是基本规定。 （二）行文部分（正文、主体） 1、公文标题 ---组成：由发文机关名称、事由、文种三部分组成。 可省略的情况：可省去发文机关名称或事由 ---位置：位于文件版头横线下，下空2行。 ---基本规定：标题排列美观、整词转行，如标题太长，以致将首页挤出正文，标题可适当上移。 ----方法：2号小宋体 2.主送机关 ---含义: 指负有收受、办理文件的责任的机关称为主送机关。 ---位置：应在正文之上，标题左下方，下空一行，顶格写。 ---标识方法：左侧顶格用3号仿宋字，回行仍顶格，如主送机关过多以至首页不能显示正文时，可下移至抄送栏内。 3.正文 ----地位：是文件的主体，用来表述文件的具体内容，体现发文机关的的意图。 ---要求：位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行仍顶格，数字、年份不能回行， ---注意：不用此页无正文的标志。 ---范围：主送机关之下，落款之前的部分。 区别：正件与附件 4.附件： ----含义：专指附在公文正件后面的用以补充说明作为整个文件组成部分的公文材料， ----要求：须注明附件顺序和名称，附件标题置于正文之后，发文机关之前，并单独另起一行。 ---组成：文字、图表、数字等材料组成，内容附在正文部分之后。 ---位置：正文下空一行，左空2字，3号仿宋字 5.发文机关（作者、署名、落款） ---适用:新国标规定，单一制发机关的公文在落款个不署发文机关名称，只标识成文时间。 ---注意：1）名称须是全称或规范性简称 2）联合发文，都写上，主办单位为先，依次排列， ---位置：应在正文或附件说明之后，右下方另行书写，同正文之间应有一定的间隙，以便用印。 6.机关印章 ----作用：文件 制发机关对文件生效负责的凭证。 ---适用：除“会议纪要”和以“电报”形式发出的以外，凡正式行文都要加盖机关印章， ---位置：上下压正文，下要骑年压月，上距正文2—4MM，下压成