《中文LOTUSNOTESR524学时学习教程（八）》青少年教育丛书.pdfVIP

下载 下载 第8学时 管理日历项和任务 你需要控制日历项和任务，使它们更新并确保所有的约会都能够赴约及各项任务都能够 完成。 在这个学时中，将要学习管理日历和待办事宜列表的技巧，如下列各项： • 修改、移动和删除日历项。 • 转换日历项和待办事宜。 • 分配任务给其他人和响应任务分配。 • 打印日历。 • 查看属于其他人的日历。 • 设置日历惯用选项。 8.1 编辑日历项 日历并不是雕刻在石头上，约会可以重新安排，事件可以延期，会议也可以推迟。 N o t e s 支持按需要修改日历项，可以把它们移到不同的日期或删除它们。 要修改日历项及编辑项目文档，可以通过双击日历视图中的此项目打开该文档。可以修 改文档中的任意域，包括项目类型，也可修改文档的日历项类型。保存并关闭此文档，以便 使修改起作用。 如果有重复的项目（例如每周的约会），对原始项目的任意修改都将影响相关的重复。例 如，修改约会的开始时间时，就会打开“修改重复项目”对话框，如图 8 - 1所示。在该对话框 中呈现出几个选项，以供选择怎样应用修改影响相关的项目。可以选择只影响已经打开的项 目、全部与此项目相关的重复项、只是这个项目及以前的重复项或者只是这个项目及以后的 重复项目。完成选择以后单击“确定”按钮。 不能够修改重复项发生的日期，但是可以删除将来的日期和重新输入项目。 图8-1 当修改重复的项目 时，还必须指定替换 方法如何影响该项目 没有重复 当创建日历项时，只能设置重复项，而不能够添加重复项 到已有的项目中。 可以编辑日历项，并修改日期和时间。通常，把约会拖放到新的日期和时间是修改日期 和时间的较快方法。如果需要拖放的项目日期是在以前的页或后面的页时，可把项目拖放到 第 8学时 管理日历项和任务 8 5 下载 日历页的右角底部的向左或向右的箭头上，按住鼠标使光标越过箭头直到你看见当前页为止。 然后，把项目拖放到它的新位置。 要卷动日期上的时间，可用鼠标指到并按住项目拖动到日期上的卷动箭头直到适当的日 期出现。当要拖动一个项目到新的时间时，可单击日历屏幕右上角的“显示时间片”按钮以 确保在屏幕上显示时间。 如果N o t e s询问是否确定要移动项目时，可单击“是”按钮。 当需要删除日历项时，可以打开日历，单击该项目以选取它（按住 S h i f t键并单击附加的 项目以选取多个项目），然后按D e l e t e键。N o t e s 用“废纸篓”小图标标记需要删除的各个项目。 这些项目也同时列在“废纸篓”文件夹中。按 F 9键或单击“刷新”按钮；或在关闭邮件数据 库时打开一个对话框询问是否要删除所选取的文档，单击“是”按钮就可以删除它们。 8.2 转换日历项 在所收到的邮件中，可能就包含有需要参加的约会、需要参加的事件、需要提示即将临 近的日期或其他有关信息。可以直接从邮件中读取信息，并把它转换为日历项。 选取或打开邮件，并单击操作栏上的“拷贝到”按钮。从打开的菜单中选取“新建日历 项”命令，打开新的项目文档如图 8 - 2所示。新项目的主题与邮件的主题行相匹配。邮件便笺 的主体就被添加到此项目的描述部分，但是在水平线的上面是空格，它是留给添加有关创建 项目注释用的。可以在它基础上进行必要的修改，然后将它保存起来。 图8-2 这个提示项是根据一 份关于需要资料的邮 件转换的 日历项也同样可以用于生成邮件便笺。在日历视图中选取这个项目，然后单击操作栏上 的“拷贝到”按钮。在打开的菜单中选择“新建便笺”命令，打开新邮件便笺。并且，日历 项的主题将成为邮件的主题。当完成该便笺后，就可以把它发送给指定的接收者。 像在这个学时的后面将要讨论的那样，还可以从“日历”项创建“待办事宜”。 8.3 管理任务 在第6学时“优化邮件”中，已经学习了如何添加任务到“待办事宜”列表。“待办事宜” 列表也暗示了某种程度的管理。其中包括对你自己拥有的活动，或者由你分配任务的人们的 活动的管理。对于自己的任务，当你