对社保业务纸质档案数字化管理思索.doc

对社保业务纸质档案数字化管理思索 　　社会保险业务纸质档案是形成于社会保险业务经办活动的第一手材料，它反映了参保对象的重要信息和社会保险经办机构业务办理工作的基本过程。但是，目前档案管理仍采用框架式纸张保存和目录式管理的传统保存方式，多年来都没能从传统的纸质档案管理模式中走出来。这种模式不仅管理成本高、库房空间占量大，而且保管时易损坏，最主要是查阅和利用非常不便。虽然部分单位使用计算机管理，但其多数是基于目录级的管理，档案本身仍以纸张等传统形式存在，其管理、查询与利用仍需要在库房中进行。而且，从本质上看，机读档案目录并不是档案，仅仅只是一种检索工具，只是为了实现传统档案的快速检索，利用者并不能查阅档案全文。因此，这不仅不适应信息化飞速发展的要求，更制约了社保管理水平的进一步提高。对此，笔者认为社保纸质档案数字化管理是社会保险工作实现现代化管理的必然要求。 一、社保业务纸质档案数字化管理的优点 （一）标准统一，要求规范 将社会保险业务纸质档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式编制在社会保险档案电子管理系统中，不按规定流程整理便无法归档，从而使社会保险业务纸质档案化管理标准统一，要求规范。解决了目前纸质档案管理中的标准不统一、内容不齐全，整理的规格不统一、质量不高等问题。 （二）即时采集，随时归档 实行电子档案管理可以在参保对象业务办结后立即将纸质资料扫描录入微机，不仅避免了手工录入造成的差错，提高了工作效率，而且解决了有些单位平时不注意纸质资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。同时，电子档案不需要装订，因此可随时编号归档，解决了纸质资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，保证了纸质资料的归档率和完整率。 （三）易于管理，查阅方便 电子档案是以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下，而无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，管理起来十分方便。联机后凡是在经过授权的微机上，都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类社会保险档案资料，提升了社会保险经办机构基础管理水平，解决了多年来传统档案管理一直处于封闭式的局面，提高了资料档案利用价值。 （四）监控前移，方便考核 由于采用高清晰度扫描，参保人的签名、章印、审核人意见、文书中的法律条款等，每一个细节你都看得清清楚楚，在微机中审核社会保险业务资料，可以方便地找出哪些申报表未审核签字，哪些报表审核不认真，哪些登记表填写或资料不全等，将监控工作前移到受理录入环节，有效地提高了各项基础工作的质量。同时为内部考评提供了新的途径和依据，想查书面资料情况直接在计算机上就可实现，无需再到业务员或档案室调取资料检查。 二、实现社保业务纸质档案数字化管理的可行性 （一）取材容易，采集便捷 对于社会保险业务纸质档案数字化管理来说，需要的是将纸质资料转换成电子数据。纸质资料可通过扫描仪扫描进入微机，只需要设计出实用的社会保险业务资料档案管理软件将它们组合、分类、存储起来，再配以适当的查询应用系统便可顺利运行。 （二）投资不大，技术不难 社会保险业务纸质档案数字化管理的难点是软件的编写，虽然一般单位缺乏熟练的程序员，但通过“借脑”的办法，结合本身社会保险业务档案工作的要求，借助外部技术人员的力量，可以成功地解决这一难题。同时，高速扫描仪的价格不高。 （三）容易普及，实用性强 软件的前台应用十分简洁，通俗易懂，先用扫描仪将纸质档案扫描进计算机保存，再用档案管理软件将已保存的电子资料进行整理归档，然后便可按使用者的需求检索资料，使用方法十分简单。同时，网络版的社会保险业务档案管理软件，通过授权可以实现系统内网中的任何一台计算机都可以方便地检索和查阅社会保险业务档案资料，实现真正的资源共享，根本不需要再到指定的档案室去，十分实用而又容易普及。其中工作量最大的是初期资料的扫描录入，但使用高速扫描仪可解决这一问题。 三、实行社保业务纸质档案数字化管理应注意的几个问题 （一）加强纸质资料审核 资料整理是档案数字化工作中的一个基础环节，准备不充分会造成数据录入内容与名称不对应或资料残缺不全等现象。这要求在档案扫描前，必须加强审核，对装订物影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。破损严重无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复；折皱不平影响扫描质量的原件应先进行处理（压平或熨平）后再进行扫描。 （二）加强数据质量控制与管理 对于扫描好的数据信息，由质量检查人员把关，检查扫描数据质量是否符合最终存储归档标准。对在高速扫描过程中出现的不合格数据，做人工处理。如果发现