浅议电子档案管理和计算机技术应用.docVIP

浅议电子档案管理和计算机技术应用 　　【文章摘要】 信息时代的档案资源利用，理想境界是实现资源共享，就是通过计算机技术、网络技术等手段实现跨区城利用，用整体的、系统的、网络化的观点来指导档案资源的收集、征集工作，从宏观上加强规划协调、分工合作，最终建立起合理、有序、科学、经济的电子档案管理体系。 【关键词】 电子档案管理；计算机技术；应用 信息时代人们进行各种交流的媒介主要以数字化为主，由于其生成简便、传送迅速，必将产生大量的数字信息，对于其中具有保存和利用价值的数字信息人们称之为电子档案。电子档案的产生，使信息的存储方式发生了深刻变革，由此建立和完善电子档案库就成为必然，就是利用计算机系统和一些必要的辅助设备使档案信息数字化，利用网络技术、多媒体技术最大限度地实现方便快捷的资源共享。 1 电子档案库的组成和特点 1.1 组成 （1）用户终端。电子档案库应具备使用户能轻松方便地获得所需资料，操作简便、界面友好的用户终端，使查阅手段简单化，提高资料的利用率。（2）通讯系统。网络和通讯系统是电子档案库的基础，只有在完备的通讯网络环境中，才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围。（3）数据库管理和检索服务系统。电子档案馆中各种信息的加工储存，由数据库系统来实现，通过联机服务系统为用户提供检索服务。数据库系统和检索系统，是关系到电子档案库正常运行的关键。 1.2 特点 （1）管理对象数字化。随着办公自动化和信息技术的发展及在各个领域的应用，档案管理对象将转向以机读档案一一存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。（2）档案信息媒体多样化。传统档案信息媒休以文字形式为主。随着多媒体技术在办公、控制、科研等各个领域的应用，档案信息将以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存贮和利用。（3）档案信息存贮与传递数字化。信息技术、办公自动化技术和网络技术的广泛应用，使信息资源存贮与传递向数字化、电子化发展。机读文件和机读档案将大量出现，使档案信息的存贮以数据库为主，档案信息的传递也以电子数字流的形式进行。 2 电子档案管理过程中容易出现的漏洞 2.1 对电子文件原稿保存的忽视 目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非。失去了归档保存的意义。 2.2 信息安全与保密问题 电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。 2.3 电子档案的接收格式及保存问题 由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。 3 信息时代电子档案管理应解决的问题 3.1 抓好档案信息数据库建设 计算机对档案信息的处理技术最初只是用于信息的检索。近几年借助于图形处理技术和光盘大容量存贮技术进入到原文图形信息管理，成为全文信息检索系统。目前，数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展，更为档案信息数字化提供了技术手段和可能。利用这些技术可以“捕捉”任何现存的东西，包括照片、纸张等非常容易损坏变形的档案材料，把它们转换成数字形式妥善地保存起来。利用计算机、扫描仪等现有技术和设备，将档案信息数字化建成各种专业性、综合性档案信息库，不但方便档案信息的检索和查询，同时也是保护档案信息的重要手段。从目前已有的档案计算机管理系统来看，系统处理对象正由档案目录信息向全文信息发展。今后一段时期，档案工作的重要任务是利用现有技术和服务对档案信息进行数字化处理，建成各种档案信息资源数据库。 3.2 加强电子档案库的研究和建设 电子档案库有五种基本功能：数字化档案信息内容的制作和获取，存储和管理，档案信息分发技术，信息安全和权益管理，支持和实现这五种基本功能的技术形成了电子档案库的技术基础