第九章 办公室业务.ppt

第九章 办公室业务 第一节 优化办公环境 第二节 正确使用电话 第三节 妥善安排约会 第四节 办公室的印信管理 第五节 值班工作 第一节 优化办公环境 一、优化办公环境的概念 办公环境是指一定的组织机构的各部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 所谓优化办公环境，简言之，就是通过对办公室自然环境加以合理的设计(Planning)、控制(Controlling)和组织(Organizing)，使其达到最优状态。 二、优化办公环境的原则 1.舒适 2.和谐 3.实用 4.安全 情景案例 宏利公司这几年发展势头良好，业务量扩大，公司原来的旧办公大楼已不能满足公司发展的需要，公司高层准备乔迁新址，租用了某写字楼一层的大厅。公司的肖总在办公会上介绍了他对于公司新址办公环境的设计构想，如他将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式和半开放式办公空间，大厅大门左边用作产品展厅，大门右边作为公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。办公会上肖总要求各部门负责人计划各部门必须添置的办公设备，并要求公司办公室拿出公司新办公环境的设计、布置方案，以便下次办公会议专题讨论。 项目任务 办公室行政经理刘子文将全面负责公司新办公室室内平面布局图的设计和文本方案撰写的工作，如果你是参会的公司办公室的行政助理孙梅，会后你将在设计图和方案中针对办公室的整体布局和室内布置提出哪些可行性的建议？ 任务分析 作为公司领导，如此重要的新办公场所的平面设计和布局的任务或许不会单独交给办公室秘书孙梅来完成，但孙梅可以参与其中，也可以利用自己所掌握的专业知识和经验主动献言献策，积极提出建议，这正是办公室秘书做好辅助管理、当好参谋助手的职责之所在。 如何做好新办公环境的整体平面设计和室内布局，孙秘书不妨从如下方面考虑，提出自己的建议： 办公空间是一个单位开展经营活动所必需的，也是一种必须支付的资源，费用通常是按平方米来计算的。如何在适当面积的空间中获取单位的最大效益是在选择和设计办公结构和布局时必须考虑的，因此首先必须要有成本意识，也要考虑单位经营的性质和内容、空间需要多少个部室等，从宏利公司目前的实际情况来看，新办公环境采用大的开放式或半开放式的设计是比较理想的选择，各办公区域用站立并能够移动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。但大量销售引出的财务部门工作量会很大，现金和支票的的交流和保管极为重要，因而公司财务部应该设置为安全和保密的封闭式办公室为宜，经理的办公室也应该相对独立、不受干扰为好。 任务分析 新办公环境室内布局应按工作流程和职位进行安排，讲究合理有序，错落有致，功能清楚，互不干扰。另外，室内光线、空气、温度以及色调、美化等也必须要充分考虑。总之，让每个员工更愉悦，让每件工作更顺利，让每样事成本更低，这是安排布局和室内布置时所追求的结果。 三、优化办公环境的要求 （一）现代办公室布局 １．开放式布局 开放式布局就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 2.封闭式布局 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。如图。 我国的企事业单位大多采用这种布局模式。 3.混合式布局 混合式布局是指在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。 这种布局模式把开放式和封闭式结合起来，“扬长避短”，使各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰，是目前较为科学合理的布局模式，因此，尽管它需要相当量的资金投入，但还是被许多“三资”企业所采用。 办公空间设计的程序和要求 小技法 布置办公室时可先画一张设计草图，按比例尺标明办公空间的面积，门、窗等的固定位置。桌椅柜橱等可移动的物件，用彩色纸按比例尺缩小剪出样块，然后在设计草图上摆移，找出最佳设计方案。 （二）办公室的布置 １．办公室环境的