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弘盛档案管理操作手册
弘盛档案管理操作手册
目 录
一、档案管理平台综述 2
二、档案案卷管理 3
三、档案文件管理平台 6
四、档案文件的列表导入 10
五、档案借阅管理 12
档案管理操作手册
一、档案管理平台综述
档案管理分为文书档案和工程档案。
操作路径为:
工作管理→档案管理→分类档案管理
→文书档案/工程档案
如右面图1所示。
双击打开进入档案管理平台界面,
如下面图2所示(以文书档案为例)
图1
图2
组织目录树:显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表,选择相应的组织,在其下建立档案目录分类(文书档案以年份分类,工程档案以工程项目分类);
二、档案案卷管理
1、文书档案
图3
如上面图3所示,在档案管理平台组织目录树中,选中相应的档案目录,点击“新增”,出现案卷管理平台,如下面图4所示:
图4
文书档案案卷管理平台字段说明:
编号 数据名称 来源说明 其他说明 1 档 号 自动生成 组织号.年+流水(2位) 2 保管期限 选择录入 永久、长期、短期 3 密 级 选择录入 绝密、机密、秘密、普通 4 件 数 自动生成 本卷内文件总份数 5 页 数 自动生成 本卷内文件总页数 6 案卷题名 手工录入 卷名 7 立卷单位 选择录入 8 存放位置 手工录入 实体档案存放地点 9 起始日期 自动生成 卷内文件最早成文日期 10 终止日期 自动生成 卷内文件最新成文日期 工程档案案卷管理平台字段说明:
编号 数据名称 来源说明 其他说明 1 档 号 自动生成 项目编号.流水(2位) 2 工程项目 选择录入 该操作员拥有权限的项目 3 保管期限 选择录入 永久、长期、短期 4 密 级 选择录入 绝密、机密、秘密、普通 5 件 数 自动生成 本卷内文件总份数 6 页 数 自动生成 本卷内文件总页数 7 案卷题名 手工录入 卷名 8 立卷单位 选择录入 9 存放位置 手工录入 实体档案存放地点 10 起始日期 自动生成 卷内文件最早成文日期 11 终止日期 自动生成 卷内文件最新成文日期 录入完毕后,点击“保存”即可。
注意:在对工程档案进行建卷时,一定需要先进行项目切换
文书档案案卷分类要求:
1.文书档案每年以保管期限立卷,将文件以卷内目录形式进行归档。
2.档号:以公司总部为例,档号01.201001代表总部2010年永久卷;
档号01.201002代表总部2010年长期卷;
档号01.201003代表总部2010年短期卷;
档号01.201102代表总部2011年长期卷;
2、工程档案
建卷
工程档案案卷分类要求:
01基建文件卷; 02监理资料卷;
03施工管理资料卷; 04施工技术资料卷;
05施工测量记录卷; 06施工物资资料卷;
07施工记录卷; 08施工试验资料卷;
09过程验收资料卷; 10竣工验收资料卷;
11竣工图卷; 12声像资料卷;
13荣誉资料卷
各区域若对工程档案案卷分类有特殊要求,可进行相应调整,以满足地区档案馆或区域公司自身的相关要求规定。
档案文件字段说明:
编号 数据名称 来源说明 其他说明 1 文件标题 手工录入/自动生成 2 保管期限 选择录入/自动生成 永久、长期、短期 3 文件编号 自动生成 规则:项目编号.年+流水(3位) 4 档 号 自动生成 所属卷的档号 5 材料属性 选择录入 原件、复印件 6 页 数 手工录入 本文件页数 7 份 数 手工录入 8 责 任 者 手工录入 9 顺 序 号 自动生成 卷内文件的顺序号,可修改 10 单据编号 自动生成 原业务单据编号 11 文件日期 手工录入 成文日期 12 项 目 选择录入/自动生成 该操作员拥有权限的项目 13 存放地点 手工录入 14 竣工资料 选择录入 是、否 15 备 注 手工录入 录入完毕后,点击保存。
。
方式为:在上述图6“文件归档选择”对话框中,选好档案类型和档案目录后,点击“归文件”,即出现上述图8“档案文件维护平台”。录入完毕后,点击保存,文件就会自动归至该档案目录下的未归卷平台内,如下面图9所示
图9
图15
单
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