档案管理办法235-242面.docVIP

档案管理办法 FX/QG-XZ 200706-03 第一章 总 则 第一条 为提高档案管理水平，规范档案工作程序，系统保存企业资料，有效保守机密，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规，结合本企业工作实际，特制定本办法。 第二条 档案管理，遵循“归口管理、分级负责”的原则，确保档案的完整与安全。 本办法适用于集团及下属企业。 第二章 档案范围 第三条 本办法所称的档案，是指集团及下属企业在行政管理和生产经营活动中形成的，记录并反映集团经营管理过程、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等资料。包括公文文书、人事、财务、审计、法律事务、技术、证照等。 第三章 管理职责 第四条 集团总裁办是全集团档案的管理部门。事业部、子公司综合部或办公室是本单位档案管理的责任部门。各单位、部门行政主要负责人是本单位、部门档案管理的第一责任人，对任期内本单位档案管理负总责，其间因为档案管理而发生的任何问题，均由其负领导责任。档案专管员负责按照本办法的规定具体管理本单位（部门）全部档案。 第五条 集团及下属各单位均应设立档案室或档案柜，配备兼职或专职管理人员，分级负责档案的具体管理工作。 第六条 集团总裁办负责集团机关档案管理，并对全集团档案工作进行规划、指导、检查、考核和培训等。 第四章 资料点收和归档 第七条 工作职责 （一）公文文书、综合性材料类：由综合部门点收； （二）人事劳资类：由人事或综合部点收； （三）财务类：由财务部门点收； （四）工程、技术类：由专业部门点收； （五）法律、审计类：由法务、审计部门点收； （六）证照类：由综合部点收。 第八条 资料点收及归档范围 凡属本办法涵盖范围内的所有文字、图表、声像、电子文档等资料，均须全部归档。 （一）集团档案室归档目录清单 1、集团公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 2、集团股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 3、本集团历史沿革、大事记及反映集团重要活动的剪报、照片、录音、录像资料等； 4、集团副职以上及集团总部人员人事档案资料； 5、集团证照、印章； 6、集团收购、变卖资产等重要文件资料； 7、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 8、集团制度体系、会议纪要、内部发文（包含总裁批示后的各项工作流程、决定等）、董事会会议记录、总裁办公会会议记录； 9、项目批文、合同； 10、集团下发文件。 11、财务管理、资金信贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）； 12、各相关业务单位往来函件； 13、集团签定的各类合同（含商品房买卖合同）； 14、重要项目招投标文件资料； 15、审计报告； 16、集团及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划。 17、其他具有法律效力及保存价值的文件； （二） 单位（部门或子公司）归档目录清单。 1、集团下发文件及本单位（部门）制发的文件。 2、证照、印鉴。 3、工程立项、报建、建设、竣工、质监、安监、权证办理等一系列资料文件（具体按照房地产事业部《档案管理规定》及附件目录进行整理）； 4、单位实施或完成的项目资料（从谈判、接洽开始形成的文件开始到项目操作完成止，单项目进行归档） 5、与当地政府职能部门往来函件； 6、单位（部门）签订的经济合同； 7、客户、特约商家资料及信息管理； 8、公司的媒体宣传资料、销售报表； 9、财务会计凭证、账册、月度、年度财务报表； 10、各部门（单位）报请集团批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报； 11、人事劳资档案及信息管理； 12、单位（部门）例会会议纪要； 13、各部门与其相关业务单位函件； 14、仪器、设备维修保养资料； 15、其他具有法律效率或保存价值的文件资料。 第九条 资料点收、归档的层级和权限： 1、公文文书、财务、技术资料：按照权责属于集团的由集团归档，事业部的由事业部归档，子公司的由子公司归档。 2、人事资料：集团副职(含)以上人员、集团总部、总部所在地事业部、子公司的行管人员、全集团财务和审计人员的档案，由集团归档；总部所在地以外的事业部、子公司的其他行管人员，根据管辖权自行管理。汽修行业师傅、学徒，旅游度假行业服务人员的档案由用人单位归档。归档内容、目录按照人力资源中心的统一要求办理。 3、法律事务、审计类资料由职能部门整理，交集团档案室归档，每年六月前向档案室移交上年度资料。 4、证照类资料的归档，按《证照管理办法》执行。 第十条 工作要求： （一）时限要求： 1、工程、项目、课题等文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档； 2、外购设备仪器或引进项目的文