2.4怎样管理您宝贵时间.ppt

下面我们举例看计划如何执行，也即在操作层面上，每周、每日应如何计划。 每周计划如何执行——案例：总经理的一周行事历 角 色 目 标 个人发展 草拟使命宣言 报名参加培训班 每周一次健身活动 丈夫父亲 妻子的家政课 陪女儿上跆拳道 分公司领导 与超市谈判 研读市场调查报告 指导下属工作 精益求精 身体： 精神： 心智： 社会情感： 9）审查新人材料 10）组织绩效考评 11）探望生病的员工 人事领导 如何做有效的每日计划—5步骤 回顾你的个人使命、价值观及目标 列出你每天的任务，并估计完成的时间 将每天工作内容列入此表，具体做法是 分析每项工作的性质，排出优先次序 按照优先顺序安排日程，一定要“过滤”，并积极授权（给下属或同事） 预测可能的障碍，留出缓冲时间给未预见的事情 追踪与反省 提纲 第一讲 时间管理为何重要 第二讲 理念篇：时间管理优先矩阵 第三讲 应用篇：企业家时间管理技巧 第四讲 综合案例研讨 时间管理中的常见误区 面面俱到——都想做好 完美主义——都想做完 平均分配时间和精力 敬畏时间——重形式不重实质，岁月不饶人、时间是最好的试金石、消极等候、磨洋工 与时间赛跑——视时间为敌人，重效率不重效能 忘记时间——享受每一天 工作狂——视时间为奴隶 提高效率的三原则 美国的管理学家唐纳德·Ｃ·伯纳姆在他的名著《提高生产效率》中提出了提高效率的三原则，即当你处理任何工作时都必须自问： 能不能取消它？ 能不能与别的工作合并？ 能不能用简单方便的东西代替它？ 企业家最需要重视的五个方面 会议——如何掌控会议 来客——如何应对不速之客 拖延——如何应对“最后一天出工” 授权——如何减少“事必躬亲” 猴子管理法——为什么主管没时间，部属没事做？ 一、会议——如何掌控会议？ 会议管理的5项基本原则——时间管理角度 能不开的会议尽量不开！ 最短的时间内达到开会的目的！ 遵守时间：准时开始与结束 控制时间：及时中止冗长发言 利用时间：适时总结、做记录 计划——是否需要开会 什么情况下才开会？ 需听取多方意见，获得支持 需听取不同意见，达成共识 内容复杂但需所有人理解 激励士气 汇报项目进展，协调多方行动 什么情况下不必开会？ 传递普通信息 已有例会 未准备妥当或重要人士无法到场 可能只有争吵、没有结果的会议 会议中——如何掌控会议 人人遵守时间：按时到达、准时开始 正式开始前，介绍与会者，说明会议规则，如不抽烟、关机、不随意走动；介绍会议的议程 指定专职记录员，或请参会人控制时间；安放闹钟于大会显眼处，并定时于结束前10分钟 会议中如等候迟到者，则等于惩罚准时者—刘墉的故事 不要令与会者太过舒服，如座椅、互动、暗示结束、提醒瞌睡者与开小差者、瓦解“小会”。 超过1.5小时安排中间短暂休息——心理学发现 控制每个人的发言时间 避免受电话或访客之干扰：当机立断地处理 根据实际需要，可让部分与会者只参加会议的一部分。 二、来客——如何应对不速之客？ 谁可能是不速之客Drop-in Visitors：下属、同事、客户、上司、推销员、老乡、老同学、家人等 如何界定：不重要事项、计划之外 自定场景、现场模拟 演员：比如（职场）死缠烂打的推销员、左推右挡的经理；或（生活）老同学突访 演练重点：语言、非语言展示（身体、语调/音调、物体操作） 要求 演员：自然、投入、忘“他” 观察员：技巧与不足。用心观察、细心体会；提炼要点、总结不足与技巧/经验 角色扮演 将日程决定权发放至秘书 设定固定的接待时间，如CEO接待日 隐蔽办公室、把办公桌放到无法看到的位置 设法在办公室外接见 站立式会客，保持站姿 准备无靠背坐椅（如方凳等久坐不舒适） 限时、秘书提醒下面安排 对于一般人，可授权下属处理 定期见面，或亲自去同事、员工的办公室 关门 － 在每个工作日设定安静时段 应对技巧 沟通技巧分享 “哦…现在时间真不巧，我正要去做…你找我什么事呢？（还记得吗？永远有更重要的事待办…）评：待对方回答后，便可决定到底要处理，还是另订时间再谈。在大多数情况下，对方都会自动放弃，或改长话为短说。而如果事情真的急迫，你们之间的对话也会立刻进入正题。 在开始谈话时，先限时。可以用正式或较随意的方式表示？如“再八分钟我就要去…，这样的时间够我们讨论吗？” 当其他人进来，又不知该如何打住时，可以做个结语：“好的，我们是不是可以这样…你负责…，我负责…，还有别的吗？” 如果仍然不行，可以接着说“真抱歉，我现在还有另一件事要做…（不管它是什么）。同时，慢慢起身（或迅速瞄一下表等），做结束谈话的较明显暗示。 三、拖延——如何处理“最后一天出工”现象 拖延的害处 重要不紧急，会逐步演变成“重要紧急” 紧急不重要的小事，会影响重要的事情 久而