高效工作时间管理方法步骤.ppt

文件处置练习（如无法决定的请打？） 以下的工作你如何确定优先级，收到后你将放置何处？ 1、购买物料后所取得的帐单 2、收到一本管理杂志，其中有值得阅读的文章，但你目前无空阅读 3、来自上司的会议通知（下周一开会） 4、某大学寄来的一份调查表 5、一封需尽快回复的信，但你需要打若干个电话方可回复 6、一位你以后需经常联系人的电话及地址 7、下级交来的一份用于准备下一个月业务报告的有关资料 8、其它部门的函，需要取得你部的一份调查报告 9、出版宣传单，其中一本你认为值得订购，但你无法确定是否订购 10、顾客寄来的一封投诉信 11、人事部门发来的有关员工考核程序的函 12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录 1.价值管理； 2.习惯管理； 3.团队管理. 时间管理的核心 消除浪费节省时间的具体方法 集中注意力在M2类事情 使用个人管理手册 学会说不 有效授权 提高会议效率 同类事情同时做 办公桌清理整齐 坚持应用,养成良好习惯 现在我们来做一个小游戏 时间管理是一个工具，重在习惯和运用 有效、明确地表达你的意见并 及时进行反馈能帮助你提高效率 时间管理 谢谢大家！ 两个问题： 1、这一辈子你最想做成的事？ 去一个地方 2、在下面2～3月里你想做成的事？→月度计划售点 整合已有知识； 掌握速读能力。 ? 成效调查： 培养3个月后，84%人员提高1个小时以上。 罗盘+时钟=时间管理 对成效的挑战 统计： 举例：客户电话电话：催促传真。 高效的工作时间管理 李江颖 两个问题 1、这一辈子你最想做成的事？ 2、在未来2～3月里你想做成的事？ 课程内容 建立时间管理意识 有效的运筹时间 以目标导向的工作时间管理系统 改善时间管理不良习惯的策略 第一代：备忘录 第二代：时间进程表 第三代：轻重缓急 第四代：个人管理 四代时间管理 请列出你在时间管理上觉得受到打扰的因素 做一个测试 正常 S 20 ? 压力紧迫症 20 ?S 40 ? 瘾性压力紧迫症 S ?40 Mission Statement: 使命陈述 Roles Goals: 角色与目标 Goal Planning 目标计划 每月月历 2000 年12月 每日计划 会见 备注 13-11-2000 III IV I II 紧 急 重 要 不 紧 急 不 重 要 优先矩阵 III（欺骗象限） IV（浪费象限） I（必要性象限） II（领导力象限） 紧 急 重 要 不 紧 急 不 重 要 小组讨论问题 1.有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的个人生活？ 2.有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的工作或专业水平？ 3.为什么过去没有做这些可以给你带来积极效果的事情？ 4D原则 Do it Now 立刻做 Delegate 授权别人做 Do it Later 以后做 Don’t do it/Dump 不做 时间管理的核心 1.把每天要做的事情列一份清单 Make a list of things to do today ?2.确定优先次序，从最重要的开始做 Set Priority and work on the most important ?3.每天这么做 Do it every day! Mission Statement: 使命陈述 Roles Goals: 角色与目标 Goal Planning 目标计划 每月月历 2000 年12月 每日计划 会见 备注 13-11-2000 时间管理步骤 1、写下周一要处理的事情，不分轻重缓急； 2、区分重要（A）和紧急（B）； 3、在A和B中排序； 4、列出时间长度，统计时间； 5、授权或找同事帮忙； 6、授权跟进。 确定工作的优先级（待办单） 填写方法： 1、将月历中的事项列入 2、将昨天未完的工作列入 3、确定工作优先级，排定时间 4、抓住正在做的一项工作 5、完成后划掉，盯住下一个目标 6、临时插入的工作先记录、评估，再安排时间 7、坚持使用，养成习惯 确定工作的优先级（待办单） 分析工作任务： 把你目前、将来和日常的目标任务分为三种类型： A型：重要且紧急，必须在几小时内完成的 B型：重要或紧急、但不是既重要又紧急的任务；在24小时之内需完成的 C型：既不重要也不紧急的日常任务，可以在几天内完成(如果你对某项任务的分类犹豫不决，就将它归入C型，或取消） 一个工作日 确定工作的优先级（待办单） A型任务 你应该尝试每天完成几项紧急和有难度的工作 B型任务 你的工作