东亚糖业管理改善凤糖集团内部沟通反馈管理制度.doc

集团公司内部沟通反馈管理制度 1 目的 为促进集团公司内部机构之间的纵向、横向沟通协调和联系，通过畅通高效的沟通渠道和方法，使有关信息在集团各级各部门和全体工作人员之间得到及时传递，建立预警系统和快速反应机制，确保集团及各子公司政令畅通，存在问题得到及时处理和解决，在集团内部形成团结协作、目标一致、和谐的生产经营氛围，特制订本制度。 2 适用范围 适用于本集团经营管理活动涉及到的所有部门和员工。 3 职责 3.1 集团总经理负责集团内部沟通渠道及氛围形成与促进； 3.2 各子公司常务副总负责子公司内部沟通渠道及氛围的形成与促进； 3.3 各子公司副总经理负责分管范围内部沟通的协调，确保上情下达，下情上达； 3.4 各部门主管负责本部门内部的沟通工作，确保上情下达，下情上达； 3.5 总部行政部为集团公司沟通的归口管理部门，负责协助总经理做好总部与各子公司之间的沟通联系，负责内部沟通过程中有关问题的传递、分析、处理及反馈； 3.6 各子公司行政部为子公司内部沟通的归口管理部门，负责协助常务副总做好子公司与总部之间的沟通联系，负责沟通过程中有关问题的传递、分析、处理及反馈。 3.7 其他部门负责内部沟通过程中职能管理范围内的有关问题的传递、分析、处理及反馈。 3.8 总部各部门负责与子公司对口职能部门的沟通工作。 3.9 全体员工按规定向上级主管请示、汇报，并保持与其他工作人员的有效沟通。 4 内部沟通反馈的原则 双向互动，实事求是，就事论事，及时准确，主动高效。 5 沟通的层次 上下 5 内部沟通反馈的方式 内部沟通反馈可根据需要选择会议、请示报告、文件资料、内部刊物、版报、简报、通报、面谈、电话等方式进行。 6 工作程序 6.1 总要求 6.1.1集团公司各级组织作出重大决策前，应通过召开座谈会、研讨会或书面征求意见等有效方式充分听取相关部门、下属单位或工作人员的意见、建议。 6.1.2 信息发送传递 对需要解决和落实的重要问题，在口头联系未能或不足以解决时，相关人 员可填写工作联系单（附表1），递交相关部门或公司行政部。 上级对下级布置工作或下达任务时，应有明确的办理要求包括工作标准、时间要求等。 6.1.3 信息接受处理 6.1.3.1 各部门接到有关信息后，必须落实专人进行处理，并填写处理意见，有关部门按要求将问题解决后，填写处理结果。如问题需公司协调解决时，由行政部向公司领导汇报，并协调处理。 6.1.3.2 上级对下级请示事项或反映的问题要重视并认真研究，有明确规定的按规定时间办理，一般事项在当日回复，需多方协调或复杂的事项原则上在3个工作日内回复。书面请示或反映的原则上书面回复，且答复意见必须明确。须再向上请示或集体讨论的，应在上级批复或集体讨论后的3个工作日内回复。 6.1.3.3上下级之间意见不一致时，上级要充分听取下级意见，并做好解释说明工作，在充分沟通后按上级意见执行。 6.1.3.4同级之间意见不一致不能协调时，应由各自的分管领导协调解决，分管领导不能达成一致时，报共同的上一级领导裁定。 6.1.4 信息回单 将已签署处理结果的信息反馈回信息发送人，并由发送人签署意见，形成闭环。 6.2 会议沟通 会议是内部沟通的重要形式，分为例会(定期会议)、临时会议两种，其中以例会为主。 6.2.1 例会制度 主要在重复发生、重复处理的管理方面发挥协调作用，使日常生产经营活动始终处于受控状态，发生相互脱节、前后失衡等不协调问题时能及时解决，集团总部、各子公司各级机构（经营班子、分管领导、部门、班组）定期组织召开工作会议。例会的名称、内容、时间、参加人员和要求应标准化。集团公司规定必须按期进行的各种例会制度见附表2。 6.2.2 临时会议 当集团公司、各子公司、各部门、班组出现确需及时召开会议研讨和明确的事项时，可通知召开临时会议。 6.2.3 会议组织要求 a、各种会议进行之前组织部门应进行会议通知，明确会议时间、参会人员、会议地点、会议议题、需准备的材料和思考的问题。 b、会议组织部门应与会议主持者进行沟通，做好会前准备、会议记录及会议纪要。 c、各参会人员应根据会议通知做好准备，会议中围绕主题进行发言和讨论，发言简明撰要，以提高会议效率。 d、各种会议的召开应以促进公司生产经营管理为目的。 e、 各种会议时间重合时，可根据情况合并进行，并可视情况扩大或缩小参会人员范围，但必须保证有相关措施确保会议精神传达到位。 6.3 请示报告沟通 6.3.1 请示报告方式 请示报告人可根据事项的重要性和紧急程度选择使用口头请示报告、书面请示报告等方式向上级请示报告。 以公文形式的书面请示及批复应保留存档，保存期限按档案管理的有关规定执行。 6.3.2