公司文件管理制度范本.doc

公司文件管理制度 文件所属部门：总经办 文件相关部门：所有部门 一、目的（备注：采用四号楷体-GB2312加粗----文件备注内容采用五号字体） 为对与公司经营管理行为有关的文件及资料进行控制，确保所有使用的文件具有统一性和有效性。 二、适用范围（备注：之间空一行） 凡本公司之各种规定、程序、办法、标准及其一切相关事项与赖以执行的法律法规等外来文件。 三、定义： 1、公司级文件：公司所有部门及个人都必须遵守的文件或制度 2、部门级文件：多部门需要遵守的文件或制度 3、部门内文件：在一个部门内执行的制度、标准 4、名词定义： 4.1、制度：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件； 4.2、办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件； 4.3、标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件；? 4.4、通知：是批转下级、转发上级、传达事项、发布制度、任免人员时使用的文件； 4.5、通报：是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的文件，是一种有较强的教育作用和指导作用的周知性下行文； 4.6、报告：是向上级领导汇报工作、反映情况，答复上级领导询问的文件； 4.7、请示：是向上级领导请求指示、批准的文件； 4.8、批复：是指导性的下行文，是上级领导答复下属请示事项的公文； 4.9、函：是不相隶属的单位之间相互商洽工作、提出和答复问题、请求批准和答复审批事项的文件； 4.10、流程：是一组输入通过特定行动准则达到特定输出的过程； 4.11、会议纪要：是记载、传达会议情况和议定事项的文件； 4.12、计划：是部门单位或个人对未来一定时期内要做的工作或要完成的某项任务，提出某些设想，作出具体安排； 4.13、总结：是国家机关、社会团体、企事业单位和个人对过去一段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的书面材料。 4.14、方案：指部门或个人出台的项目性工作计划书 4.15、手册：指作为指导员工开展工作的程序、方法的综合性文件 四、职责 1、总经办负责本文件的执行、监督、修改工作 2、各部门负责本部门相关文件的起草、执行、监督及修改工作 五、文件管理程序 1、文件编号: HS-ZJB-2010-01 第几号文件 编制年份 部门编号 公司名 2、文件起草及审批： 2.1文件起草：公司或部门认为有必要进行标准化的管理行为。 公司级文件：总经办起草 部门及文件：牵头部门起草 部门内文件：部门自己起草 2.2文件审核： 公司级文件：相关分管领导审核 部门级文件：相关部门会签审核 部门内文件：部门分工负责人审核 2.3文件批准： 公司级文件：总经理批准 部门级文件：分管副总批准，若涉及到两个副总由总经理批准 部门内文件：分管副总批准 2.4文件的修订与废止： 公司级文件：总经理批准 部门级文件：分管副总批准，若涉及到两个副总由总经理批准 部门内文件：分管副总批准 3、文件内容规定： 3.1标题：在眉首横线下空两格，用2号宋体字加粗；标题一般由“发文单位+介词（可省略）+事由+文种”组成。 例：采购部（发文单位）关于（介词）提升采购订货准确性（事由）的管理办法（文种） 3.2文件所属部门：在标题下一行顶格用3号宋体字标识；主送单位后面标注全角冒号。 例： 文件所属部门：总经办 3.3文件相关部门：是指除所属部门以外需要执行或知晓文件内容或协助办理的 例： 文件相关部门：营运部、财务部 3.4正文：在文件相关部门下一行，每段空两格写起，正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。 3.5附件：附件是附在正文后的有关材料，包括随文转发报送的文件，颁发的规章制度及文件中的报表、数字统计、人员名单等。有附件的文件，应在正文下空一行左空2字用3号宋体字标识，后标全角冒号。附件如有序号使用阿拉伯数字。 例： 附件： 1、《采购计划表》 2、《采购定价表》 3.6文件用纸一般采用国际标准的A4型纸。 4、收文的管理 4.1文件的签收 1）所有外来文件的签收（除领导亲启的外）均由总经办人员登记签收、拆封。在签收和拆封时，文书人员需注意检查封口，对开口和邮票撕毁的函件应查明原因。