14级三级秘书第一章会议管理.ppt

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14级三级秘书第一章会议管理

6、会议总结工作应以( )为指导?补充 科学的绩效考评标准 7、绩效考评标准是指?它具有()性质? 对会议工作人员绩效的数量和质量进行监测的准则 完整性;协调性;比例性 多选 4、提示会议按计划进行的注意事项?251 程序:了解议题议程---准时宣布开会---有效引导议题 方法: 开会前明确会议的开始与结束时间,准时开会散会; 议题开始前规定讨论界限,给与会者平等发言机会和权利;适时终止讨论确认结论转入下一议题。 掌握合适时机:会议较长可安排短暂休息来提示,避开发言高潮及讨论尚在进行时; 适时控制争论,提示按计划进行或暂断会议 全部议题结束后及时对会议简单总结并宣布会议结束 5、参会人员在推进会议进程的责任251 专心投入讨论,保持和谐交流; 不打断发言,不随便插言; 不随便进出,影响他人发言; 自己观点被证明证据不足时要有风度; 二、监督会议经费的使用 1、会议经费的类型有哪些?多选252 与会人员交费(公式) 参展商交费 联合主办者交费 广告赞助和捐助 公司分配 其他收入项目(出版物、餐饮等) 2、会议经费主要用于哪些方面?253 文件资料费;邮电通讯费用; 会议设备和用品费;会议场所租用费 会议宣传交际费;会议住宿补贴 会议饮食补贴;会议交通费 临时开支 3、会议经费的使用监督和控制方法?255多选 报告和会议;授权和自我控制;质量;损益平衡表;比率分析;审核时逐项细审; 4、会议经费使用的程序是?补充了解 申请----主管领导审批----财务部门审批---财务人员提取现金或填写支票----经费支出----审核经费支出 5、会议经费使用的应注意?254 票据、费用名称规范;可行有效的会议经费预算;购买时力求物美价廉;遵守财务制度和规定;附表有详细报价; 6、会议收款的方法和时机256 需与会者支付必要费用如资料费、培训费、餐饮费、住宿费等——会议通知或预订表格中详细注明标准和方法; 方法:现金、支票、信用卡(问清姓名、卡号、有效期) 三、处理会中突发事件 1、突发事件的类型?256 人员;健康安全;行为; 2、处理方法?P257 3、处理程序?257 报告---启动应急---实施---必要时请求支援---善后工作 4、会中应对处理突发事件要注意?257 责任分工(人员,方案,岗位) 规则制度(定期检查制度,第一时间报告制度,应急设施维护制度,值班制度) 四、管理会间文化活动 1、管理会间文化活动的内容 娱乐;参观; 2、管理会间文化活动的要求 了解主体情况;掌握预算情况;确定活动主题; 第三节 会后落实 一、结算会议经费 1、会议经费结算的依据 补充 会前经费预算 2、会议财务管理应遵循的原则是262 遵守制度,严格手续;量入为出,收支平衡;精打细算,切实可行。 3、会议经费结算工作程序:262 统计收支---告知地点----清点发票----核实发票----填写报销单,贴发票----领导签字----财务部门报销----结清 二、总结会务工作 1、会议总结的目的有?选取正确的263 检查目标实现情况; 检查各小组分工执行情况; 总结积累经验,不断改进会务组织服务工作; 奖惩人员并妥善解决会议遗留问题 2、会议总结的内容有?多选264 会议名称、时间地点规模、与会代表人数、主要议题;与会领导,主持人;领导讲话要点;会议基本评价和贯彻要求;决议和工作任务布置; 会议概况----进行情况、会议精神概括---结尾 3、会议总结的方法有?多选264 座谈会;表彰会;书面总结等 4、会议总结要求264 逐条检查,全面评价; 将客观标准与主观标准相结合; 总结经验,激励下属。 5.会议总结的基本程序:263 对会议征询意见,拟就工作总结稿----向领导汇报会议结论----修改定稿----印发---归档---组织全体工作人员召开总结会 三、新闻发布和报道工作 1、会议新闻报道的要求266 客观真实;全面准确;迅速及时;尊重媒体;注意保密; 2、发布新闻报道的方法有?266 邀请新闻记者到会,由记者直接报道; 召开记者招待会,发布会议新闻 会议秘书部门撰写新闻稿件经领导审定后交由新闻记者发表。 四、会议评估工作 1、会议的效率是()与()的比值; 补充了解 效果与成本 2、影响会议效率的主要因素有?多选 补充了解 会议的必要性(控制会议成本的直接做法?) 会前准备工作的质量; 会议的责任分工 会议多、长、大、高 会议支出超标,浪费惊人; 组织不当(组织不周密,程序不当,理解不透) 3、一般来说,会议效率的低下主要是因为? 会议安排欠妥;主持人技能不够;会议准备不充分; 补充了解 4、会议评估的主要来源是?多选 会议主持人、训练有素的会议专业人士、

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