秘书理论与实务讲稿.pptVIP

第一章 秘书工作概述;案例导入 ;案例简析 ;第一节 秘书的概念、类别与职业特征;（二）从工作性质上分 1．党政秘书 党政秘书是指辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管理，保障机关各项工作正常运转的秘书。 2．企业秘书 企业秘书是指在公司企业中专门为企业领导统筹公司的各项事务而服务的秘书。 3．商务秘书 商务秘书是指在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处理各类商业性事务的秘书。;（三）从业务内容上分 1．行政秘书 行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书，具有较强的协调能力和组织能力，是领导的重要助手。 2．文字秘书 文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。 3．事务秘书 事务秘书是指以办理文书、筹办会议、接待来宾以及处理单位日常事务为主要工作的秘书。 4．机要秘书 机要秘书是指处理机关机密文件的秘书，主要负责领导办公室的保密工作和管理领导的文电材料，承办领导交办的机密事项，为领导提供必要的帮助和服务。 5．会议秘书 会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书。;6．通讯秘书 通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、电传、传真等工作的秘书。 7．信访秘书 信访秘书是指负责通过办信、接访，沟通领导机关与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实工作的秘书。 8．公关秘书 公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织良好形象的秘书，具有较好的性格修养和较强的社交能力，善于广结良缘。 9．外事秘书 外事秘书是指从事外事服务工作的秘书，主要从事口头和书面的翻译，并负责外宾的接待工作，具有较高的政策水平和外语口译、笔译能力。 10．其他秘书 由于各单位的职能和级别不同，有的单位还配有一些专门的秘书，如教学秘书、科研秘书、法律秘书、新闻秘书等等。; 另外，对秘书除了可以进行横向分类外，还可以进行纵向分级，即把秘书分为初级秘书、中级秘书和高级秘书三个层次。 （一）初级秘书 初级秘书主要从事操作性的服务工作，帮助领导处理一些日常程序性的琐事和杂务，如核对打印文稿、整理保管资料、操作电脑、接听电话等。 （二）中级秘书 中级秘书主要从事辅助管理事务和部分操作性事务，消除领导在决策与管理过程中的各种技术障碍，如筹办会议、安排日程、撰拟文稿、协调关系等。 （三）高级秘书 高级秘书是指秘书部门的负责人、助理、首脑机关的专职秘书等，他们主要是在高层领导身边从事高级参谋和助手的工作，主要是在智能上辅助领导，如分析研究信息、提供决策方案、拟订重要文件、参与对外谈判等。;三、秘书的职业特征 （一）工作的依存性 （二）服务的全面性 （三）角色的差异性 （四）才能的复合性 ;第二节 秘书工作的内容、性质与作用;二、秘书工作的性质 （一）工作位置的政策性 （二）工作形式的事务性 （三）工作内容的综合性 （四）工作作用的辅助性 （五）工作职能的服务性 （六）工作范围的机密性 （七）工作效果的潜隐性 三、秘书工作的作用 （一）助手作用 （二）参谋作用 （三）桥梁作用 （四）信息作用 （五）督查作用 （六）窗口作用 ;第三节 秘书工作机构的性质、地位和职能; ;（二）分设式 秘书机构的分设式，又称为“分理式”，是指根据领导人员和领导机构的工作实际和需要，在设置办公室的同时，又设置若干与办公室平级的其它秘书部门，以适应秘书机构职能分工的需要的一种组织结构模式。 这种结构模式比较适宜于大中型机关或单位，它的优点是有利于秘书人员发挥个人业务专长，有利于规范化和科学化管理，提高工作效率。缺点是不便于直接为领导者服务，协调不力会造成工作失调，业务易重复交叉，易生混乱。 ; ;（三）综合式 秘书机构的综合式，又称作“综理式”，是指根据机关或单位的整体需要，只设置一个办文、办事、办会等秘书事务均归口管理的综合办公部门，而在它的下面再根据专业化分工和分级管理的原则设置一些派出机构或不同专业、层次的内设机构的一种组织结构模式。 这种结构模式适宜于地、市、县级以上的机关，它的优点是因实行专业分工，而使工作效率明显提高，利于统一规划和协调，信息反馈迅速，工作程序简化，节省人力物力。缺点是办公室负责人的事务繁多，责任重大，因而难于整体协调。另外，如果分工不细，不精，员工的工作也容易产生交叉和重复现象。 ; ;二、秘书工作机构的性质 （一）从所处地位看，是一种从属性机关 （二）从活动内容看，是一种综合性机关 （三）从工