公司企业文书管理制度.doc

文书管理制度 一、文书管理规则 □ 总则 第一条 目的 为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。 第二条 范围 本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执行部门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。 □ 承办部门 第三条 总收发部门 总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。 第四条 管理部门 (一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。 (二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。 (三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。 (四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。 第五条 主办及会办部门 (一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。 (二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如表4.1。 □ 行文 第六条 行文类别 (一)函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。 (二)公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。 (三)便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。 (四)签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。 (五)电报：业务处理须以电报行文时使用。 (六)表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。 (七)其他： 1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。 2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。 第七条 行文名义、署名及印信借用 (一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下： 1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章： 属政策性或影响公司重大权益的行文。 2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章： 对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。 3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。 ①对省政府、市政府所属二级机构等的行文。 ②对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。 ③对税务、金融机关的行文。 ④总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。 4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。 对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。 营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。 5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。 营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。 6.以部门名义盖部门章： ①采购部门对厂商的行文。 ②人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。 7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。 8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。 (二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印： 1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。 2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。 3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。 4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。 (三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或