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浅议工程设计类档案归档管理 　　摘要：系统、齐全的设计档案可以充分发挥凭证、查考、科技储备的作用，有必要从制度、人员、方法几个环节努力提高工程设计类档案的归档完整率。 关键词：工程设计 归档管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 城建档案是国家极具利用价值和潜在开发价值的重要资产，是国家重要的经济资源，管理好、利用好城建档案资源将对社会经济发展产生巨大的推动作用。工程设计类档案是城建档案的重要组成部分，同时也是设计院（所）的主要档案，它的收集完整、系统、齐全是档案工作的基本要求，是充分发挥城建档案凭证依据、查考、科技储备作用的前提。但是，由于许多地级市中小型工程设计单位存在档案材料不齐全、不完整，掉档、漏档时有发生，直接影响了城建档案的质量，为档案的利用带来很大的局限性。因此，有必要分析工程设计档案收集工作中存在的不齐全、不完整的问题及原因，探讨提高工程设计类档案归档率及完整率的有效方法。 1、工程设计档案收集工作中存在的问题及原因分析 目前，据不完全统计，中小型设计院（所）工程设计档案归档工作存在相当严重的不完整现象，表现为建设周期长、时间跨度大的设计项目档案材料不完整、丢失；部分设计文件材料长期滞留在设计人员个人手中，破坏了科技文件材料自然形成的成套性，导致归档资料残缺不全，很难收集；电子文件没有统一规范的管理模式，处于自发形成和保管状态，散落在设计人员手中，造成电子档案损坏、失效、散失等，破坏了电子文件的系统完整性，以至无法提供利用，或利用范围狭窄，只能是业务人员之间互相传阅，效率低，无法实现科技档案资源的充分共享。 主要原因在于（1）制度的问题:档案管理系列制度不健全,执行制度不严格，致使归档工作无章可循，具有很大随意性。（2）人员的问题：领导不了解文件归档的必要性，不重视归档工作，缺乏督导；工程设计人员或受传统小生产习惯势力影响，或是担心资料被他人丢失，或是无时间整理，或是不明确归档范围，将文件资料据为已有，取用方便，不及时清退；档案人员有畏难情绪，不积极主动收集和督促清退文件，未提供快捷有效的档案检索服务，使得技术人员宁愿自行保管文件资料，随时取用。（3）硬件设备的问题：由于计算机存储容量有限，建设周期长的大型面目在项目后归档电子文件时，新产生的电子文件不断覆盖旧的电子文件，或计算机系统故障，造成电子文件不完整；此外，计算机病毒、硬件故障、人为误操作、其他不可预见性因素都会造成电子文件损坏、丢失，很难与纸质文件保持一致。 2、如何提高工程设计档案归档完整率 当前工程设计文件材料收集工作中存在着归档不完整的诸多问题，违背了城建档案系统、完整的固有规律，影响了工程设计档案的质量和使用价值，提高工程设计文件材料的归档完整率是必要的和紧迫的。针对问题存在的原因，可以从制度、人员、方法几个环节着手，逐步提高工程设计档案的归档完整率。 2.1建立、健全档案制度 要做到工程设计档案归档齐全完整，必须要从制度上约束，制定完善的归档制度，明确归档目的、时间、原则、要求、范围等，使档案部门与相关部门有章可循。为增强归档制度的权威性和约束力，应依据《档案法》等有关法规制定。归档制度一经建立，则严格执行，以发挥实效。 规定明确、详细的归档范围。依据国家档案局、建设部颁发的归档范围的相关规定，结合工程设计活动的特点，制定明确、详细的归档范围，是保证归档齐全的重要前题。归档范围应适度，从工程设计的整体概念出发，根据工程设计中形成文件材料的种类，把握重点，兼顾全面，明确、详细地规定出各个设计阶段的归档范围。 建立逐级管理责任制。责任制是加强工作责任心、提高效率、保证秩序的一项有效措施，要想收集一套系统完整的档案资料，首先工程设计人员要有较强的档案意识和责任感，积极配合档案人员进行档案归档工作；其次档案管理人员要经常深入到工程设计实际中去，注重了解工程设计的速度，在工程设计进入新阶段前，就下步工程档案的归档问题及时提醒有关领导和科技人员注意，并提出具体的归档要求。建立由主管总工――档案管理人员――室主任――项目负责人组成的逐级管理责任制，把归档工作落到具体人员的岗位职责，可以使档案收集工作跟上工程设计工作的每一环节，避免遗漏设计活动中形成的文件材料。 编制归档通报制。每年的总结通报上一年的归档情况，对质量好、归档率高的项目组予以表扬，同时批评归档率差的项目组，此外向全院员工通报档案室工作的成绩和不足，通报结果与设计人员的项目承包奖、设计评优奖挂钩。编制归档通报是一种很好的档案管理制度，一方面，以其公开、公正的方式在员工中形成一种主动清退设计文件、积极配合归档工作的风气，并对缺乏档案意识、不主动清退设计文件资料人员形成一种无形的压力；另一方面，其合理地运用