秘书三级事务管理课件.ppt

办公事物;第三节 办公室日常事务管理管理;一、改进办公室日常事务工作;;;二、处理突发事件;;;;; 1.突发事件的预防措施: （1）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中详细地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序。 （2）用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训。 （3）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应得布告，让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名。 （4）实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动。 （5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦有情况，由他们担当处理。 （6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况，如有报警装置、灭火器、急救包等。 （7）保证定期检查和更新设备，如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护。 ; 2、突发事件的应对措施是： （1）准备清楚的书面紧急情况处理程序。 （2）用这些紧急情况处理程序培训所有人员。 （3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序。 （4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序。 （5）明确员工在紧急情况下的职责。 （6）保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员。 （7）保证配备相关的设备和资源以随时处理情况。 （8）保证定期检查和更新设备。 ;;三、完成督促检查工作;;;;;;注意事项;注意事项;四、制定工作计划 ;;2、制定工作计划的方法: 　　（1） 根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出本团队要完成的所有任务。可以使用专门制作好的人物表格，将要做的工作内容列出，也可以将工作任务逐项写下。 　　（2） 区别重要的任务和紧急的任务，通常按ABCD法则，先做重而急的任务，再做重而不急的任务，后做急而不重的工作，安排好工作的优先次序。 　　（3） 按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记 出任务完成时间的前后顺序，对需要花时间的工作留出充足的时间量。 　　（4） 列出完成每一项任务所需的资源和相关信息，包括人力、物力、财力等。 　　（5） 明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求。 　　（6） 指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人。 　　（7） 从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成，确定后，逐项将其填入计划表中。 　　（8） 明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告，何时报告，确保计划的顺利实施。 　　（9） 明确工作进展的情况的质量如何监督和管理。 ;;工作程序;工作程序;五、确定承办期限;;工作程序;六、对办公室工作进行评估;;工作程序;工作程序;第四节 办公用品管理 ;一、办公用品与设备的采购程序;相关知识;相关知识;工作程序;工作程序;注意事项;采购人员对供应商进行比较筛选;二、采购预算方案的制定;相关知识;;注意事项;相关链接;三、调配办公资源;相关知识;;;;注意事项;祝大家考试顺利！