文书学倪丽娟第二章节文件体式.ppt

文 书 学 黑龙江大学倪丽娟 2010.8 第二章 文件的体式 第一节 文件的文体 第二节 文件写作的要求与步骤 第三节 文件的格式 第四节 文件的稿本 第一节 文件的文体 一、文件的表达方式 文件是一种特殊的应用文，兼有说明文、记叙文、议论文三种体裁的写作特点。 二、文件的语言特点与要求 （一）严谨、庄重 （二）准确 （三）朴实得体 （四）简明生动 第二节 文件写作的要求与步骤 一、文件写作的要求 1.符合党和国家的方针、政策、法律、法规 2.实事求是 3.讲究科学 4.注意载体、字迹材料的选用 第二节 文件写作的要求与步骤 二、 文件写作的步骤 （一）明确与确定主题 （二）调查研究、挑选材料 （三）正确选择文件的表达方式 （四）精心布局 （五）列出提纲 （六）草拟文稿 （七）审核修改 第三节 文件的格式 一、文件用纸 （一）文件用纸规格 1．幅面尺寸 《格式》规定：文件用纸采用国际标准A4型，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。 2．页边与版心尺寸 页边，即文件纸四周所留部分。一般来说，文件每页四边应留出适当余地。文件用纸天头（上白边）为：37mm±1mm；地脚（下白边）为：35 mm±1mm；订口（左白边）为：28 mm±1mm；翻口（右白边）为：26 mm±1mm。样式如图所示： 3．版心规格 版心即图文区，书写文件的区域。国际标准A4型纸版心尺寸为225mm×156mm（长×宽）。 第三节 文件的格式 第三节 文件的格式 （二）文件用纸主要技术指标 文件用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向耐折度≥15次，纸张不透明度≥85%，PH值为7.5-9.5。 第三节 文件的格式 二、文件的格式 《格式》将组成文件的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 （一）眉首部分 眉首位于文件首页红色反线（界栏线）以上，具体包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。 第三节 文件的格式 1．公文份数序号 公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。适用于机密、绝密文件。 文件如需标识公文份数序号，如使用下行文格式，用阿拉伯数码顶格标识于文件首页版心左上角第一行；如使用上行文格式，则用阿拉伯数码于发文机关标识向上两行，版心左边缘顶格标识。具体写作：028。 第三节 文件的格式 2．秘密等级和保密期限 秘密文件分为绝密、机密、秘密三种。 文件如需标注秘密等级，用3号黑体字，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级两个字之间不留空位。文件凡未标明保密期限的，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。其位置依使用的公文格式不同而有区别, 具体标注位置如下： 使用下行文格式，顶格标注于公文首页版心右上角第一行的位置。 使用上行文格式，顶格标注于发文机关标识向上两行版心右边缘的位置。 使用信函式格式，顶格标注于武文线下一行版心左边缘的位置。如需标注份号，则第一行为份号，第二行为密级。 第三节 文件的格式 3．紧急程度 紧急公文分为特急、急件两种；紧急电报分为特提、特急、加急、平急。 文件如需标识紧急程度，用3号黑体字，两字之间空一字。其位置依使用的公文格式不同而有区别。 使用下行文格式，顶格标注于公文首页版心右上角第一行的位置。如需同时标注秘密等级与紧急程度，则第一行为秘密等级，第二行为紧急程度，即“上密下急”。 使用上行文格式，顶格标注于发文机关标识向上两行版心右边缘的位置。如需同时标注秘密等级与紧急程度，则“上密下急”。 使用信函式格式，顶格标注于武文线下一行版心左边缘的位置。如需同时标注秘密等级与紧急程度，同样采用“上密下急”的方法标注，如需标注份号，则份号在最上面。 也有的文件将紧急程度在公文标题中的文种前面注明。如《黑龙江省人民政府关于制止年底前突击花钱的紧急通知》。另外，凡是有紧急程度要求的文件，必须在文件的信封上加盖特急或急件印章。 第三节 文件的格式 4．发文机关标识 （1）概述 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称与文件二字组成。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机