内部信息交流程序.docVIP

1.目的 为有效收集、处理与质量、食品安全、卫生体系相关的信息，确保其于各部门间的沟通顺畅，强化内部沟通运作，特制定本程序。 2.范围 本程序只适用于本公司质量、食品安全、卫生体系运作及其与有效性有关的信息的内部沟通与处理。 3.职责 3.1体系推行小组负责汇总有关管理体系及其有效性的信息。 3.2品控部负责日常质量信息的汇总及处理，并向相关部门传达。 3.3各部门负责相关管理体系及其有效性信息的收集。 4.流程图 无 5.工作程序 5.1信息的来源及类别。 5.1.1外部信息 来自第三方审核机构的信息； （2） 来自客户的有关本公司质量体系运作的评定与要求，及满意/不满意的信息， （3） 来自供应商的质量体系运作审核后所采取的纠正行动； （4） 来自客户的最新质量要求； （5） 与产品有关的法律、法规和其它要求的信息。 （6） 消费者反馈的要求得到满足的信息； （7） 与外部组织有关的质量和食品安全信息 （8） 组织遵守的顾客、行业和其他要求； （9） 表明与产品有关的健康危害的抱怨； （10）来自外部相关方的相关质询； 5.1.2内部信息 （1）来自最高管理层对公司质量体系运作的最新指示； （2）质量体系运作及其有效性的管理评审、内审结果； （3）来自各部门关于有违质量体系事件的投诉； （4）来自各部门关于质量体系改善的建议； （5）来自相关各部关于不符合的纠正与预防措施和落实情况； （6）来料检验、过程产品检验与监控、最终产品检验以及客户验货状况以及品质异常的处理； （7）来自各部门关于质量目标达成状况的通报等其它质量信息。 （8）影响食品质量和安全岗位员工间的沟通； （9）与食品安全危害和控制措施有关的知识； （10）影响食品安全的其他条件。 （11）人员资质水平和/或职责和权限分配； （12）产品或新产品， （12）原料、辅料和服务； （13）生产系统和设备； （14）生产场所，设备位置，周围环境； （15）清洁和卫生计划； （16）包装，贮存和销售体系； 5.1.3其它各部门依本部门职责要求执行的与质量体系有关的信息，需报体系品控部汇总。 5.2信息的沟通 5.2.1信息沟通的方式 （1）会议召开 （2）文件发放(含联络书) （3）员工手册的发放 （4）电话、公告、提案 （5）教育培训活动 （6）总结报告 （7）日常报表 5.2.2信息沟通的内容 同5.1.1和5.1.2所列的各类外部、内部信息 5.2.3经品管部收集、整理汇总后的信息将依据实际情况于5.2.1中选择适当的方式将信息传递、发行至各相关部门，并做成《信息沟通记录表》。其它各类与体系有关的信息由收集部门整理后，依实际情况，选择适当的方式（本程序5.2.1中所描述的）传递\发行至相关部门并做成《信息沟通记录表》，若信息属于外来文件，则由文件管理员依《文件管理程序》将其发行、记录、传达。 5.2.4.各个责任部门主管接获信息后，依据信息内容的特点与要求，实施召开会议或教育培训活动等方法将其纵向贯彻、传达或横向与相关部门检讨处理，必要时作成《信息处理报告》。 5.2.5接收部门主管若认为有必要的情况下，可将信息向管理者代表报告，管理者代表认为有必要时，可向总经理报告。.与质量体系相关的重大事件，必须立即通报管理者代表，管理者代表了解详情后向总经理报告并向责任部门传达总经理的处理指示，并由该事件的发现部门发出《纠正与预防措施报告》至责任部门并跟进报告的回复、纠正与预防措施的实施及其改善效果。报告最终需经管理者代表（必要时需经总经理）认可批准。 5.2.5《信息处理报告》完成后，必要时（依发行部门要求而定）复印件回复至信息发行部门，并经其责任者认可。 5.2.6品管部日常各类检验结果将以日报、月报等形式通报至相关部门。于其中有关质量日常发生时问题处理依《不合格品控制程序》和《生产过程管理程序》的相关规定进行处理。 5.2.6对于客户满意/不满意的信息，依《客户管理程序》处理。 5.2.7对于法律/法规各其它要求的信息，依相关标准处理。 5.2. 8对于管理评审结果的信息依《内部审核管理程序》沟通与处理。 5.2. 9对于内审结果的信息，依《质量管理体系内部审核程序》处理。 5.2.10关于不符合的纠正与预防措施的信息，依《纠正、预防措施控制程序》的相关规定进行沟通与处理。 5.2. 11特别说明：对于信息沟通与处理的记录 若以会议检讨的方式来实施，则以《会议记录》代替《信息处理报告》；若属知会性质处理措施的信息，将以《联络书》或《会议记录》记录，不再填写《信息处理报告》，界定时如有疑问，可向管理者代表咨询。对内信息沟通与处理的记录，依其相关处理程序规定做出相应的记录，不再填写《信息处理报告》。 5.2.12 内部沟通的原则 不论那个部门发现问题或因其它情况需要