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关于物料编码管理问题及改进措施曹莉张灿（独山子石化公司物资采购部克拉玛依833600）摘要：2008年12月，独山子石化公司ERP系统MM模块正式上线运行，由于很多基础工作不完善、不合理，影响了物资采购的工作效率，延长了物资采购周期。本文针对物料管理在ERP系统运行中存在的问题，分析现状，找出原因、制定对策、建立石化公司的物资采购目录，确保物料编码的唯一、稳定、标准、规范，从而提高计划准确度，缩短计划申报、采购周期，提升物资管理水平。关键词：管理目录；物资编码0引言物料编码是ERP系统中最基本的信息单元，它是关联计划、生产、库存、采购、财务、成本、质量等模块的初始基础数据，并贯穿在整个生产、检维修和项目建设管理流程中，对ERP系统的运行效率起到关键性作用。独山子石化ERP系统自2008年12月上线以来，运行已有4年多的时间，从整体来看，ERP系统MM模块已完成了石化公司物资计划、采购、存储、消耗、付款等基本业务，但在提高工作效率，缩短物资采购周期方面，遇到障碍。物料编码问题就是其中之一，如：一物多码、一码多物、错码、物料描述不准确、不规范、物料码使用不稳定、物料描述长短不一致等现象比较普遍，造成物资管理成本增加，影响物资采购质量。针对物料编码存在的问题，2012年，独山子石化经逐一分析，找出原因，制定整改方案，清理物料编码，改进物料编码申请审核流程，建立石化公司物资管理目录，以提高物料编码管理水平。物料只能找到一条相对应的物料编码，而绝无数条物料编码；同理，一条物料编码也绝无数项信息。因此，物料编码的唯一性是编码中最根本的特性和必须严格遵守的基本原则。1.2可读性编码的目的是为了便于对信息进行快速的检索、查询、分类、汇总等处理操作。物料编码设计应力求简单明了，容易识别，方便记忆，减少错误概率，提高操作的效率。1.3稳定性稳定性是指物料编码一旦分配，只要信息的基本特征没有发生变化，就应保持不变。例如：同一项目的名称、同一工艺的位号、同一设备的名称、同一材料的型号规格都必须采用相同的物料编码并保持稳定不变。2物资编码管理存在的主要问题独山子石化所用的物资编码体系是以新版《SY/T5497石油工业物资分类代码》分类原则为依据建立的，通过专门的物资数据管理平台MDM平台进行申请、审核与管理的。物资编码存在的主要问题如下：错码：错码现象比较普遍，比如物料名称错误、物资1常用物料编码的原则1.1唯一性指一条物料编码只能代表一个指定的物料，即某一个PPMP2013.1087AcademicCorner学术园地问题，建立统一的石化公司物资管理目录，势在必行。3物料编码问题出现的原因主要有以下几个方面原因：申请编码人员水平参差不齐，缺乏专业知识，对所需要的物资没有正确的认识，对相关物资标准不清楚，不能将需求物资准确转换成公共数据平台中的标准描述；不同的人对同一物资的名称习惯叫法不一样，或对该物资的属性理解不同；ERP系统的物料码申请，没有严格的申请审核指南，编码缺乏统一的规则；没有实施ERP系统PM模块中的设备材料BOM清单业务等。导致了不断新增物料编码，造成重码现象，破坏了物料编码使用的稳定性和延续性。4物料编码管理改进措施4.1物料编码申请审核实行专业化管理依据最新的《SY/T5497石油工业物资分类代码》分类原则，独山子石化根据实际情况，加强物料编码的申请审核的专业化管理，原来的申请人员不变，将原来的一级审核由各单位主管领导审核调整为由物资采购部各专业采购科科长审核，以确保物料的唯一性、准确性、可用性，充分发挥一级审核、二级审核的作用，对不符合要求的坚决给予退回，在源头上把好关，保证物料数据的准确性与规范性。4.2编制统一的物料编码申请、审核指南，明确一些通用的规范要求物料名称是物料描述中最主要特征量之一，名称描述要准确、规范，凡有国家标准、行业标准的，使用标准名称；没有标准名称的，要尽可能采用准确、正规、通行的全称，避免使用简称、俗称、别名、音译名、外文名、俗名或分子式等。物料描述中特征不能重复，即同一参数在物料描述中不能出现两次或多次。型号中已包括的特征在规格中不能再次出现；另外，对一些物料在型号中已包括品牌或厂商信息的，无需在其他特征里单独注明。材质描述要准确，要明确材质的具体牌号或钢号，材质用元素符号表示时，字母要区分大小写。不能使用不准确的描述，如不锈钢、石棉等，使用国家标准时，标准号后不加年份。公称压力、公称直径（通径）的描述方法分别是PN、DN，不用Pg、Dg。归类错误、计量单位混乱、材质表示不准确、物资属性不完整，规格型号不全、缺材质、标准等。一物多码：如上所说，物料编码码必须具有唯一性，一条物料编码只能代表一个指定的物料，某一个物料只能找到一条相对应的物料编码。因此，物料代码的唯一性是编码中最根本的特性和必须严格遵守的基