QP04采购管理程序（定稿）_[全文].docVIP

采购管理程序（草稿） 目的 通过对采购物品和外委供方进行控制和管理，确保所采购的物品和外委供方符合规定的要求，以便为客户提供满意的服务。 范围 适用于公司对采购物品和外委供方的控制和管理。 33/a. 职责 3.1 项目部负责对外委供方进行选择和评价，以及编制物品采购计划。 3.2 人事行政部负责对物资供方进行选择和评价，并根据批准的采购计划实施采购。 3.3 三总师负责审核《合格供方名单》、采购计划和外委服务合同，并对外委服务的执行情况进行年度审核。 3.4 主管副总经理负责批准《合格供方名单》、采购计划和外委服务合同。 4. 工作程序 4.1 供方的分类、选择和评价 4.1.1 供方的分类 外委供方包括楼宇保洁、外墙清洗、花木租摆、化粪池清淘、外勤保安、设备维护保养、外包工程等。 物资供方包括消耗材料、备品备件、设备工具、办公用品、劳保用品等。 4.1.2 外委供方的选择条件 是工商部门注册，具有独立法人地位的经济实体。 有从事类似物业项目的服务经验和优良业绩，或为本公司服务的优良记录。 有承担相应服务项目的工作条件和实力，且价格合理。 有良好的质量保证能力，通过质量管理体系认证的供方优先考虑。 4.1.3 物资供方的选择条件 有提供合格产品的能力。 有良好的供货业绩。 有质量保证、环境保护的承诺，通过质量管理体系认证的供方优先考虑。 价格合理，服务良好。 4.1.4 供方的评价 依照供方的选择条件，由项目部对外委供方进行评价，由人事行政部对物资供方进行评价，经评价合格的供方记入《合格供方名单》，并建立合格供方档案，以证明其合格。通过质量管理体系认证的供方，可直接进入《合格供方名单》。 《合格供方名单》由三总师审核，报主管副总经理批准。合格供方档案由相关部门自行保管；批准后的《合格供方名单》报体系管理小组备案。 对已经合作的外委供方，由项目部根据其服务的最终结果进行评价，评价结果记入《供方评审表》，经三总师审核，报主管副总经理批准后，作为保留或取消合格供方资格，和续签或解除外委服务合同的依据。批准后的《供方评审表》由体系管理小组备案。 对已经合作的物资供方，由人事行政部根据其供货和服务的最终结果进行评价，评价结果记入《供方评审表》，实施动态管理。《供方评审表》由体系管理小组备案。 4.2 采购的计划、审批和采购 4.2.1 对外委服务需签订合同或协议的，由项目部与经过评价合格的外委供方进行合同或协议的谈判，合同或协议文本经三总师审核，报主管副总经理批准后，由项目经理或授权人与供方签订。《外委服务合同/协议》由总经办保管。 4.2.2 各部门需要进行物品采购时，应填写《采购计划》，写明数量、规格、型号和技术要求等，经三总师审核，报主管副总经理批准后，由人事行政部实施采购。《采购计划》原件由总经济师保管。 4.2.3 对于应急物品，所需部门应填写《加急采购单》，报主管副总经理审核、批准后，由人事行政部实施采购。《加急采购单》原件由总经济师保管。 4.3 采购的验证 4.3.1 对外委供方的验证 由项目部依据所签合同或协议的要求对外委供方的服务进行监督、检查和控制，确保其达到规定的质量要求。项目部应保存相关记录，作为对其最终服务结果进行评价的依据。 外委供方的服务质量未满足合同或协议的要求时，项目部应对其提出限期改进意见，并进行跟踪验证。必要时可执行本程序4.1.4 c）的有关规定。 4.3.2对物资供方的验证 由人事行政部会同物品所需部门的相关人员依据《采购计划》或《加急采购单》对采购物品进行验证，包括物品的数量、规格、型号及质量合格证、检测报告等与产品质量有关文件的验证。 对验证合格的采购物品由采购人员、物品所需部门的相关人员和库房管理人员进行验证签字确认，并将经验证合格物品交与库房保管、办理入库手续。 对发现的不合格采购物品不办理入库手续，可采取退货、换货等措施，由采购人员记录并及时进行处理。 5. 相关文件 5.1 《记录控制程序》 5.2 《不符合纠正和预防措施程序》 6. 记录 6.1 《外委服务合同/协议》 6.2 《合格供方名单》 6.3 《合格供方档案》 6.4 《供方评审表》 6.5 《采购计划》 6.6 《加急采购单》 6.7 《入库单》 6.8 《出库单》 PAGE PAGE 1