产品要求评审控制程序.docVIP

XX食品有限公司 XX-QP720-01 批 准: 审 核: 编 制: 主管部门: 机 要 室 发布日期: 年 月 日 实施日期: 年 月 日 文件修订履历 No 修订日期 修订页码 修订原因 主要修订内容 产品要求评审控制程序 目的 本程序用于确保顾客的需求和期望得到充分理解，明确产品的要求并形成文件，并通过合同／订单评审确保公司有能力满足顾客的要求。 范围 适用于对顾客要求的识别、评审及与顾客的沟通。适用于合同／订单要求的确定及评审，包括修订的控制。 职责 总经理负责审批特殊合同的合同/订单评审表。 进出口部负责识别顾客需求与期望，组织有关部门对合同／订单进行评审，并负责其合法性、完整性及价格的合理性评审，负责常规合同／订单的评审，负责与顾客沟通。 质检科负责评审对特殊合同／订单产品质量要求的检测能力。 生产部负责评审产品的生产能力及交货期。 采购部负责评审所需物料采购的能力。 程序 顾客需求的识别 进出口部负责识别顾客对产品的需求与期望，根据顾客规定的订货要求，如合同草 案，协议草案及口头订单等填写在《合同/订单评审表》中： a）顾客明示的产品要求，包括产品质量要求及涉及可用性、交付、支持服务（如运输、保修、培训等）、价格等方面的要求； b）顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所必要的产品要求。这是一类习惯上隐含的潜在要求，公司为满足顾客要求应做出承诺； c）顾客没有规定，但国家强制性标准及法律法规规定的要求。 对产品要求的评审 在接受合同或订单之前，进出口部应对已识别的顾客要求及本公司确定的附加要求实施评审或组织相关部门对合同的产品要求实施评审。 评审实施 产品要求的评审应在合同签订之前进行，应确保： ??? a） 产品要求（包括顾客的要求和公司自行确定的附加要求）得到规定； ??? b） 顾客没有以文件形式提供要求时（如口头订单），顾客要求在接受前得到确认； ??? c） 与以前表述不一致的合同或订单要求（如投标或报价单）已予以解决； ??? d） 公司有能力满足规定的要求。 合同的分类 ? a）常规合同：对公司定型产品所订的合同。 b）特殊合同：常规合同以外的所有销售合同，如有定型产品改进要求的合同。 对于有现货的常规合同，由进出口部将产品名称、型号规格和数量等填写在出库单上并签名，经仓库管理员确认无误并签名即视为完成产品要求的评审。 对于无现货的常规合同，进出口部负责将《合同/订单评审表》交相关部门进行评审。生产部、采购部分别对生产能力、交货日期及物料采购能力进行评审，由相应负责人填写《合同/订单评审表》并签名确认；然后进出口部综合各部门意见，并对合同条款的适用性、完整性、明确性等进行评审，并填写《合同/订单评审表》的相关栏目，进出口部负责人签名确认即完成评审。 对于特殊合同，除生产部、采购部、进出口部进行评审外，质检科对确保产品质量要求的检测能力进行评审，并在《合同/订单评审表》中签名确认。《合同/订单评审表》报付总经理批准。 对于口头形式的订单（如电话订货），进出口部负责将相关内容填入《口头订单确认表》中，经双方确认（可用传真件、电话记录等方式确认），视为书面订单予以评审，并执行4.2.2.3～4.2.2.5相应条款的规定。 在评审过程中，评审人员对产品要求中有关内容提出问题或修改建议时，由进出口部负责与顾客联系，征求其书面意见。 进出口部负责保存《合同/订单评审表》、《口头订单确认表》、合同及其他相关文件，包括对于评审过程中提出的问题的解决、顾客信息的反馈及评审结果的实现等跟踪措施的记录。 合同的签订和实施 对产品要求评审后，由进出口部或总经理代表公司与顾客签订合同；对老顾客的口头订单，双方对《口头订单确认表》的内容确认后，即视同签订合同。对于新顾客则必须签订正式合同。 合同签订后，进出口部负责将相关的文件，根据各部门的需要发到相关部门，作为生产、采购、检验和出货等的依据。 进出口部负责合同执行的监督，根据需要及时将信息与顾客沟通。 产品要求的变更 当产品要求由于某种原因需要变更时，相应的文件（如合同、订单确认表等）应得到修改，应把变更的要求与顾客协商一致，进出口部发行《合同／订单修订通知单》通知相关部门。必要时,对更改的内容还需再评审。 进出口部负责与顾客的沟通 在产品售出前及销售过程中，进出口部应通过多种渠道（如广告宣传、顾客订货会等）向顾客介绍产品，回答顾客的咨询，并予以记录。 根据需要将合同的执行情况随合同的进展反馈给顾客，包括产品要求方面的更改，要与组织内部