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物业管理工作细化执行 梁山2009/09/18 一、行政事务管理制度 制度名称 行政事务管理 受控状态 编 号 第1章 目的 第1条 为加强公司行政事务管理，使各项管理标准化、制度化，提高行政办事效率，特制定本制度。 第2章 办公用品管理 第2条 办公用品的购置 1．为节约成本，保证质量，由公司行政人事部统一购置各部门需要的办公用品购置，各部门不得随意自行购置（除特殊情况外）。 2．各部门预算计划内购置正常使用的办公文具，须先行报送办公用品“购置申请表”，经行政人事部核实，报总经理审批后，由行政人事部负责集中购置，然后分发到各部门。 3．为便于管理，原则上各部门每季度最后一个月____日～____日的集中一次申购办公用品，如有特殊需要，可另行上报，行政人事部必须在接到批示后____日内采购完毕，并及时发放到各部门。 第3条 办公用品的分发、领用 1．各部门应填写办公用品领用申请书。申请书一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于填写办公用品领用表。 2．办公用品的核发 （1）接到各部门的申请书（两份）之后，有关人员要进行核对，并做好登记。然后再填写一份用品分发通知书交发送室。 （2）发送室进行核对后，把申请全部用品备齐，分发给各部门。 （3）用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等。将一份申请书连同用品分发通知书，转交办公用品管理室记账存档；另一份用品分发通知书连同分发物品一起返回各部门。 （4）对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。 第4条 办公用品的管理 1．公司对办公用品使用人追究损坏赔偿责任。 2．对库存的办公用品应进行规范堆放，标识清楚，定期清扫与整理，并采取必要的防虫、防潮、放火、防盗的安全措施。 3．办公用品库存应定期进行盘点，一年____次，要做到账物相符，如出现盘盈或盘亏应查找原因，调整台账。 4．对过时、失效的办公用品，要填写报废单，填清名称、价格、数量、金额、报废原因等项，经审核批准方能报废。 5．凡与采购、申领、入库、验收、盘点、结算、送货单据、领用单据、报表合同等办公用品采办领用相关的管理记录凭证，都应按月归类归档保存。 第3章 文书档案管理 第5条 收文 1．本公司与外界往来的文件，由行政人事部统一登记、收文。 2．内部印发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。 第6条 发文 1．以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司行政人事部登记签发。 2．以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。 第7条 会签 1．当文件的内容涉及其他部门或单位时，主办单位可以将文件发送给各有关单位进行会签。 2．各部门收到需参与会签的文件时，须及时、认真处理并签署意见。 第8条 重要文件的审核、执行 重要文件，由总经理办公室汇总签办意见，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示，获得总经理审核及批复后，方能实施。 第9条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 第10条 档案部门要对所保管的文书档案进行系统化的排列和编目，以便于保管和利用。 第11条 档案的借阅与索取 1．档案管理部门对文书档案的收进、移出要逐卷登记并办理相关手续。借阅的档案一般要在档案室内查阅，需要借出时，必须办理登记手续。 2．查阅档案时，不准圈划、勾点、污损、涂改、剪裁、抽换，更不准丢失，借阅人员要对档案的完整负责。 3．查阅档案时，需要摘录、复印的需按密级批准权限，另行批准。经批准后摘录、复印后的档案材料要妥善保管，不得丢失或转借他人。 4．借阅档案要及时归还，一般不得超过____天。档案管理人员对归还的档案详细检查，确认无误后办理归还手续。如发现损坏、丢失等情况，应立即追查并报有关部门处理。 第12条 档案的销毁 1．任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。 2．若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁。 3．经批准销毁的公司档案。档案管理人员要认真编制销毁清单，由专人监督销毁。 第4章 印章管理 第13条 印章的使用 1．对与公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司章。 2．以部门名义在授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名，盖经理职衔签字章。 3．各部门在经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。 第14条 各种印章由监印人员负责保管 第15条 印章遗失时，除应立即向上级主管报告外，应依法公告作废。 第5章 会议管理 第16条 会议提拟人或主办部门（含各中心/部门）负责会议的组织工作。