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高校档案的共享化研究 　　[摘 要]高校承载着人才培养、科技创新等责任，其对社会文化的发展与传承有着巨大的推动作用，高校档案是高校历史、教科研活动的真实记录。本文从如何高效利用高校档案信息、高校档案信息如何从校内走出去，从而共享到社会大众并更好地进行文化传承作了深入的探讨与研究。 　　[关键词]高校档案；信息；共享 　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.110 　　[中图分类号]G273 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02 　　0 引 言 　　现如今，在国外，高校档案馆提供信息资源共享服务，并已被社会认知。国外的高校档案馆不仅仅承担着知识普及和传播的作用，也担负着科技创新与攻关、社会科学文化传播与传承的作用。 　　在国内，据中华人民共和国教育部统计，截至2015年5月，我国有2 845所高等学校。这么多的高校对社会的创新、建设、发展、知识传播起着举足轻重的作用，然而作为高校文化的主要信息库，高校档案的信息资源却不是共享而是独享。拿110所“211院校”来说，仅有83所具有档案门户网站，其中能够打开并定期更新的仅有15所。此外，门户网站结构简单、内容单一，一般均为档案的管理制度，档案馆情介绍。虽然我国拥有众多的高校，但其档案信息不能为大众所用，浪费了大量的资源，难以与国际接轨。 　　因此，高校档案馆如何实现信息资源共享，最大发挥其在社会、科学、文化交流与发展传承的作用，已成高校档案管理部门迫在眉睫的重要任务。 　　1 高校档案信息资源共享化实现的方法 　　高校档案不仅记录着高校的成长和历史，还是高校教科研的信息载体，高校的教学与科研信息是社会科学文化的主要传承、传播内容，但目前全国高校有关于教学、科研信息的共享程度非常低，教科研信息往往要通过教师自行公开或者通过知网等公开网站的查询获得，对于社会及企业来说，很难找到适合本行业或相对应项目的专家，对相关培训机构来说也很难得到高校的帮助，找不到对口的教师，造成师资力量的极大浪费，好多具有良好技能的教师或者擅长某一专业的教师很难与企业和需求对接。因此需要高校将独享的教科研信息共享到社会中，其可以从以下几方面入手。 　　首先是传统档案的改革，现如今，全国高校档案的电子化、网络化程度不高，大部分高校档案还是纸质版。想要共享高校档案的信息资源，必须要将档案进行现代化管理，即从传?y纸质到电子存储，这不仅是档案记录媒介的改变，更是从思想上进行改革。要改革传统档案观，即高校档案已经不仅仅是高校本身活动等内容的记录，更是社会文化传承与传播的有效载体。因此，要将档案信息共享出来，为社会所用。《高等学校档案管理办法》中规定了11类归档内容，除了这些归档内容要部分或全部共享到社会中外，还要扩大共享的范围，特别是教师的教学、科研、教研等信息更要公开，不仅需要公开这些资源，还要进行大力宣传，进而扩大影响力。高校档案的共享，是社会文化向科研、向进步发展的一大有力推动“工具”，通过共享的大力宣传与影响力的扩大，能够使科研工作者，教学工作者有机会夺得新闻头条，并引导社会的正向发展。为做到这些，现高校需大力建立高校档案门户网站，门户网站能直接反映高校档案的信息化建设水平。除此之外，还要改革传统的档案借、调手续，档案的查阅既安全又便捷。传统档案查阅一般需要一定的借阅手续才能准予复印和查阅，显然这种方法阻碍了档案共享的进程，为了快速方便地共享档案信息，还需简化手续。 　　其次，要解决档案信息化管理的资金问题。高校档案的电子化、网络化管理无疑会增加管理成本，若高校档案馆的运营资金全部由高校全额拨款，显然也是一笔不小的开销。然而我国高校众多，档案信息资源丰富，涉及面也非常广泛，若由某一网站统一管理并运营，如查询学籍信息的学籍网站一样，高校只提供档案内容，想必也能收取一定的经济效益。要统一管理高校档案，高校档案馆的域名要独立，命名要统一，此外还要丰富资源，整合信息，如在国际上，哈佛投资了5 000万美元，为大学教授录制了影音资料并放到专门的网站进行管理，不仅提高了名校的知名度，还扩大了社会影响力，相比之下，投入产出比也相当可观。当然促使高校档案数字化、网络化共享的资金缺口还在继续探讨之中，但第一步的迈出也非常关键，现如今，国内许多高校的档案建设也非常积极投入，档案的共享并不能在短期内获得丰厚的回报，还需要各级政府的大力支持与推广。 　　再次，信息资源的共享，势必会涉及个人隐私及版权等相关问题。科研工作者用心血与汗水凝聚出的科研成果，不能为不法分子所盗取，因此，要建立完善的知识产权、信息安全制度，确保教师、学校的利益。当然信息的共享，如某位作者发明了某些专利、发表了某些论文等相关内容很容易在相关网站上获得原材料，没必要