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高职院校档案管理的难点和对策 　　【摘 要】 档案管理工作是高职院校各项教育活动的基石，档案能够全方位地反映高职院校的办学情况，为高职院校的教育教学活动提供信息依据。然而，当前的高职院校档案管理工作存在着一定的问题，需要加以改进。 　　【关键词】 高职院校 档案管理 难点 对策 　　【中图分类号】G718.5 【文献标识码】A 　　一、高职院校档案管理的重要意义 　　在高职院校管理工作中，档案管理是其中一项极其关键的管理内容，同时，档案管理工作并非是一项静止不变的工作，而是有赖于档案管理人员在总结以往工作经验、分析以往工作得失的基础之上，不断进行推陈出新的一项重要工作内容。尤其在现代信息技术在社会生产、生活各个领域得到普遍应用的当下，唯有依托现代信息技术的引入，推动高职院校传统档案管理理念的更新以及传统管理模式的升级，方才可以使档案工作满足高职院校管理者进行科学决策的需要。具体而言，此项工作的创新涵盖了下述方面的意义：第一，在高等教育教学改革进程不断加快的当下，高职院校档案管理部门所秉承的传统档案资源管理理念以及所遵循的传统档案资源管理模式已经无法同高职院校改革进程精准匹配，唯有档案管理部门重塑管理理念以及重构工作方式，依托现代信息技术的引入实现高职院校档案管理工作的升级，方才能够确保高职院校档案管理工作在经济新常态时代继续发挥其应有的效能；第二，现今时代的档案管理工作模式，已经由以往的人工归档管理发展为现代数字化管理，如此一来，档案管理工作的效度和实效性得到了显著提升。高职院校档案管理部门必须把握这一趋势，抓住这一契机，依托工作人员提升应用现代信息技术的能力，使档案资源的价值得到最大化开发、利用。 　　二、高职院校档案管理的难点 　　1.高职院校人员众多，档案较为复杂 　　随着高职院校不断发展壮大，在校生已经突破上万的学生，校内从业人员达到近千人，每一个人都对应着一定的档案材料需要归档，并且建立专门的档案，此外还有教学档案、科研档案、基础设施建设档案和财务档案等各类档案，因此高职院校的档案管理工作越来越复杂。 　　2.高职院校档案管理意识淡薄 　　现今，就国内高职院校的创办情况来看，多数院校的前身为职业中专，在这些中专院校致力于升级为高职院校的过程中，其对基础设施建设倾入了较大的热情，如对教学楼、学生宿舍楼、行政办公楼、操场、食堂等进行了大规模的扩建，同时也加大了对专业教师人才队伍的建设力度，这一切，均是为了保障自身能?蛩忱?通过教育部门办学资质的评估，从而顺利地升为高职院校。遗憾的是，在这个过程中，档案部门以及档案管理工作所必需的办公设施建设、人员编制等，均未能引起这些院校的管理层的重视，其多对档案管理工作存在一定的偏见，认为此项工作的开展进程无伤大雅。还有就是，在中专学校通过教育部门的办学资质评估转型为高职院校之后，其首先面对的，便是生源数量比先前有了大幅度的增长，教学改革工作力度也要加大，从而档案管理工作的强度随之提升。考虑到前述问题的存在，高职院校管理层必须给予档案管理工作以正确的认识和对待，唯有如此，方可使高职院校走在正确的发展道路上。然而，升格、合并后的大部分高职院校，并未配备足够的专用档案库房，未设立单独的机构编制，未配备一定数量的档案专业管理人员，仅由各部门的相关人员兼管档案工作，对档案工作没有做统一的规范和部署，没有做到年初部署，年中检查，年末总结，出现用时想到，不用时不要，评估考核检查时突击整理的现象。档案工作总是处于可管可不管的被动状态，使其难以发挥应有的作用。 　　3.高职院校档案管理制度不健全 　　现阶段，国内大多数高职院校对档案管理工作未能给予足够的重视，表现为档案管理工作分散化，如未对学生的入学档案进行统一归档，而将之放在辅导员处。同时，在管理机制方面，依然遵循着传统管理机制，未能将现代信息技术应用其中。再有就是未能制定科学的绩效考核措施，因而影响到档案工作人员的履职热情。 　　4.高职院校档案管理方式落后 　　现今，相当一部分高职院校依然采用人工归档方式，因而影响到档案管理工作的效度。受近年来生源数量增多的影响，这种低效的管理方式益发拖累了档案管理工作的整体发展。 　　三、高职院校档案管理的改善方法 　　1.建立科学的档案管理体系 　　档案管理工作往往牵涉广、内容繁多，如果没有规范的档案管理工作机制和科学的档案管理体系，档案管理工作就会陷入混乱，档案管理工作水平也无法得到提升。因此，高职院校应该建立科学的档案管理体系，使档案管理工作更明确、更清晰。 　　2.增强档案管理工作的意识 　　第一，高职院校档案管理工作者必须明确所从事的工作对于高职院校发展的关键意义所在，并且转变以往对于自身工作职责的轻视态度，通过对科学管理理论的研习与应用，重塑工作理念和工作模式