管理体系文件编号作业指导书.doc

目的 对与质量体系有关的文件及资料进行控制，确保与物业管理服务有关的场所都能使用相应文件的有效版本。 适用范围 适用于公司质量体系文件及其它受控文件的管理。 定义 受控文件：所有与本公司物业管理服务质量有关的文件，即公司各部门工作的依据文件。它包括公司质量体系文件；合同文件；国家/地方性法律、法规、条例、技术规范；公司或各部、处发出及收到的与服务质量有关的可以长期作为参考资料的文（函）件。（各部门内部人事、行政内务管理方面的文件不在此范围内） 职责 相关部门职责、分工见5.1款。 工作程序 受控文件和资料的分类以及标识方法： 文件类别 管理内容 职责部门 有效版本标识方法 质量体系文件 质量手册 程序文件 编制、更改 综合事务部 版本号及加盖受控章 批准 总经理 发放、保管 综合事务部 各部门相关制度、 作业指导书 编制、更改 各部门 名称、文件编号 批准 主管副总经理 发放、保管 各部门 合同文件 编制、更改 综合事务部 编 号 批准 总经理 发放、保管 综合事务部 文件类别 管理内容 职责部门 有效版本标识方法 行政发文/函 以公司名义发出 编制 各部门 名称、编号 批准 总经理 更改、发放、保管 综合事务部 以部门名义发出 编制、更改 各部门 批准 部门经理 发放、保管 各部门 外来文件 外单位来文（函） 更新、发放、保管 各部门 名称、编号 法律、法规、条例 更新、发放、保管 各部门 名称、发布实施日期 技术规范 更新、发放、保管 工程部 名称、编号 文件的编写、批准 质量体系文件按照编写导则进行编写； 合同文件按国家有关规范编写； 行政发文的编写； 总体要求 凡属公司行政发文的包括对外、对内的函件必须使用带有公司标志的抬头（页眉），作业指导书及其他质量文件按公司规定或指定模板进行使用。 页面边距 上边距：2.54厘米； 下边距：2.0厘米； 左边距：2.5厘米； 右边距：2.0厘米。 字体要求 字体颜色一般使用黑色，对外文件不得使用字体效果（加粗、倾斜、加框、阴影、变大变小等效果），对内文件在需特殊说明的情况下可增加字体效果，以增强文件阅读效果。 标题：中文字体使用“黑体”，英文使用“Times New Roman”，字号一般使用“小二”，可视标题长度进行调整，保持文档整体美观。 正文：中文字体使用“仿宋_GB2312”，英文使用“Times New Roman”，字号一般使用“四 号”。 编写文件的职责部门负责人应提出文件的发放范围，并填写于“发文拟稿纸”后报职责部门负责人批准； 文件的编码规定 《质量手册》的编码由公司代号、文件类别代号和年份组成，即：JFPG/QM-□□□□ 《程序文件》的编码由公司代号、文件类别代号、文件顺序号和年份四部分组成，即： JFPG/QSP-□□/□□□□ 年份 文件顺序号 程序文件代号 本公司代号 作业指导书编码 作业指导书的编码统一为如下四类： WI/□□-BA-□□□ WI/□□-GL-□□□ WI/□□-GC-□□□ WI/□□-QJ-□□□ 说明：⑴“□□”填入管理处/部门代码。如：“CY”代表翠茵景苑管理处。⑵“BA”、“GL”、“GC”、“QJ”、“KF”、“ＨＳ”、“ＺＨ”分别为“保安”、“管理”、“工程”、“清洁”、“客服”、“会所”、“综合”的大写代号。⑶“□□□”为各工作规程的序号，从“001”往后顺延。 将作业指导书相关的质量记录表格的编码统一为： QR/WI-□□-□□□ 说明：⑴“□□”之内容同上。⑵“□□□”之内容同上。 行政发文的编码按公司《管理制度》中“公文管理”的规定执行，对外发函的编码由公司代码、部门代码、文件顺序号、年份四部分组成，表达形式如下图： JFPG/□□-□□/□□□□ 年份 文件顺序号 程序文件代号 本公司代号 部门名称与部门代号 M-公司本部 Ｚ-综合事务部 C-财务部 B-保安部 G-工程部 CY-翠茵景苑管理处 Ｋ-客户服务中心 Ｈ-会所 文件的发放