关于档案数字化优化模式的探讨_档案数字化对象之优化鉴选.doc

 程的角度实施“五个同步”策略和“五个优先”原则。指出: 档案数字化工作应以需求为导向, 以优选为前提, 以共享为基点, 以便于检索、在线利用为发展方向, 建立档案数字化的创新机制和优化模式。 [关键词] 档案数字化 优化模式 鉴选原则 实施策略 “数字 遗 产 ”已 被 联 合 国 教 科 文 组 织 列 为 新 的 遗产种类, 并正式颁布了《数字遗产保护章程》。面 对 网络 时 代 信 息 社会 的 发 展 方 向 和 档 案 利 用 需 求 日益增长的趋势, 将档案数字化工程列为我国档案 信息化建设的重要内容已成共识。为此, 理论界展 开热烈探讨, 实践部门纷纷进行多种尝试。档案数 字化无疑已成为档案部门新的工作重点, 有的档案 馆甚至提出全部馆藏档案数字化的口号。从目前全 国的普遍情况来看, 冷静审视这种“如火如荼”的现 象 不 禁 令 人 忧虑 , 即 : 档 案 数 字 化 工 程 如 果 在 缺 乏 科学论证和需求分析的前提下盲目、仓促上马, 势 必造成人力、物力、财力的巨大浪费, 使得档案部门 本来就十分稀缺的资源更加紧张。另一方面, 档案 馆 门可 罗 雀 的 现 象使 得 人 们 不 得 不 质 疑 这 些 档 案 是 否 确 有 数 字 化 的 必 要 ; 而 且 , 躺 在 库 房 里 “睡 大 觉”、利用率十分低下的纸质档案不曾再次鉴定, 无 相应的进一步处置或销毁举措, 反过来又将严重影 响馆藏档案数字化的进程。近年来, 与实际部门合 作, 笔者有幸参加了有关档案数字化的国家档案局 项目。在项目调研过程中, 深感加强理论研究, 明确 工作 思 路 的 重 要性, 有 必 要 就 何 为 数 字 化 、为 何 数 定符 合 国 情 、注 重成 本 效 益 、以 利 用 需 求 为 导 向 的 档案数字化优化模式。 一、明确档案数字化的内涵与工作内容 笔者认为: 档案数字化是指利用计算机等技术 处理手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档 案 信 息 进 行数 字 化 转 换 并加 以 存 储 、保 护 、检 索 利 用的系统工程。 档案数字化应以需求为导向, 以共享为基点, 以优选为前提, 以便于检索、在线利用为发展方向。 这也 是 笔 者 提 倡 的 档 案 数 字 化 优 化 模 式 框 架 与 工 作思路。 ( 一) 档案数字化是一项系统工程 1.“转换”仅仅是数字化工程的环节之一 档案数字化表面看似简单、机械的 “转换”过 程——对纸质档案通过扫描、数码照相或录入等手 段将其从模拟信号转换为数字信号, 实际上“转换” 仅仅是数字化的环节之一, 档案数字化是一个庞大 的 系 统 工程 , 正 如 美 国 档 案 工 作 者 协 会 主 席 彼 得 ( Peter Hirtle) 教授所指出的: 档案 数字 化 包 括 鉴 选 ( selection) 、转 换 (conversion)、存 储 (storage)、生 成 元 数据(metadata creation)、传 输(delivery)、维 护(mainte- 字化以及如何数字化等基本问题展开探讨, 从而确 nance)、保护(preservation)等若干环节。笔 者 认 为 对 !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! 2.档案数字化工作需要系统思维和前端控制战 引导 档案数字化工作同样需要系统思维, 需要实施 控 制 战 略, 需要 瞻 “前 ”( 档 案 数字 化 规 划 的 制 案网站, 通过 CA 证书等安全手段实现了数字化档 案的远程查询、下载和打印, 为 CA 用户远程提供档 案证 明 , 实 现 了 数字 化 档 案 的 法 律 效 力 , 实 现 了 档 案数字化与上网利用的低成本、高效率、高效益。 ( 5) 数字化转换与电子文件的归档同步推进 档案数字化的建设不能仅仅盯住历史档案、传 统环境中生成的档案, 许多单位不惜花费大量人力 物力大规模扫描纸质档案, 却不曾考虑如何妥善管 理每天大量生成的电子文件, 不考虑如何予以有效 管理 、如 何 做 好 归档 工 作 , 其 结 果 将 导 致 日 后 更 大 规模、不堪重负的扫描! 毕竟现在文件的数量较之 过去大大增加。长此以往, 档案部门不仅会陷入无 休 无 止 、数 量 越来 越 惊 人 的 扫 描 漩 涡 之 中 , 而 且 难 以 履 行 应 当肩 负 的 对 电 子 文 件 进 行 全 程 监 控 的 管 顾“后”( 数字化档案的存取利用等) 。比如: 哪些 需要数字化, 如何根据不同因素( 如: 利用需求 选择数字化档案的存储方式与存储格式等。 从系统工程的角度来看, 档案数字化工作的一 环节应科学安排、统筹兼顾。