云计算的发展带来办公自动化的变革.docxVIP

3090101584 信息资源管理0901 姜明利摘要：办公自动化（OA）在我国起源于20世纪70年代，它的出现，有效提高了政府、企业的办事效率和决策水平。随着办公自动化技术的不断发展，办公化自动化的层级也在不断提高。而云计算的出现，为OA带来了巨大变革。它的高灵活性和低成本，高可靠性，超大规模和虚拟化以及资源共享的特点，为OA提供了新的SaaS平台，促成了新一代OA系统的出现。关键词：办公自动化云计算变革引言信息革命为人类社会发展带来了重大变革，办公自动化越来越受到人们的重视。各类现代化办公设备日益普及，这不仅节省了人们的办公劳动，而且大大提高了办公效率和质量，改善了办公环境，使人们从原先繁重的重复性、例行性的办公事务中解救出来，从而有更多的时间和精力去思考和解决复杂的棘手的问题【1】。办公自动化对提高工作效率和决策水平都有着十分重要的意义，因此，必须努力推行办公自动化。OA发展历程OA的概述办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域【2】。OA的发展历程OA在我国的发展经历了三个层次阶段，分别是日常事务层级、信息管理层级和决策支持层级，三个层级逐步深入，越来越完善，使得整个办公效率和公司运转更加有效。第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用【2】。办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率【2】。这个层次是办公事务中最低层次也是最普遍的应用。也就是相当于用计算机来代替一些原来用手工处理的小批量日常工作。第二个层次是把事务型办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统【2】。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息，例如政策法规、库存统计、市场动态等。作为一个现代化的政府机关或企事业单位，肯定存在大量的诸如此类的数据，用统一的数据库管理显然提高了办事效率和质量。也就是相当于用计算机来代替一些原来用手工处理的大批量数据统计工作。第三个层次是由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策【2】。在这个层次中有集成化、智能化、多媒体化和运用电子数据交换的特点。它建立在信息管理级OA系统的基础上，例如企业管理者办公，需要先从下属获得从各种数据，然后集成处理，根据统计结果，分析研究，做出决策，再交由下属执行。也就是相当于用计算机来辅助决策的行为。以上是从办公事务中分析OA的发展历程。那么从技术方面分析，我国办公自动化发展经历了单机没有互联网的使用office系列、WPS系列应用软件，建立了自己的Intranet网络但没有很好的协同工作，建立了自己的Intranet并通过电子邮件交流信息实现有限协同，建立了自己的Intranet网络，使用经过二次开发的通用办公自动化系统，较好的支持信息共享和协同工作。云计算带来了新一代的OA系统显然，办公自动化体系正在逐渐提高着办事效率，影响着人们的工作方式。但是在云计算引入之前，政府和企业面临在推行办公自动化中面临很多问题，其一，就是他们需要在前期投入很高的软硬件费用，并且在后期要承担昂贵的维护费用。一方面，对于中小型企业来说，就很难承担这笔费用，他们只能购买基本的设备，而无力购买更先进的设备。例如像 SAP、Microsoft 和 Oracle 等提供的传统业务应用程序总是过于复杂，而且十分昂贵。它们需要成立一个数据中心，且数据中心内需配备办公空间、电源、制冷设备、带宽、网络、服务器和存储器。另外，需要一堆复杂的软件堆栈，以及一支负责安装、配置和运行的专家团队。此外，还需要提供开发环境、测试环境、整理环境、生产和故障转移环境【3】。另一方面，即使有能力购买，也会面临着使用率不高，资源浪费的问题。其二，目前的OA工作方式仍然不能很好地解决资源共享、协同工作和即时通讯的问题。例如对一份文档的修改工作，先需要修改后，传送给接收方，接收方修改后，再继续传，如此反复，一份文档在同一电脑中可能要传递很多次。这样就不利于提高办事效率。再例如，开会的话，需要将大家聚集到一起，需要为每位与会者提供大量的纸质稿件，一遍遍地进行复印拷贝等，相当繁琐。但是，引入云