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浅析高校办公室公文电子化管理的必要性 　　【摘要】随着网络的发展，公文电子化必将成为未来公文处理的趋势。但在现阶段，电子化与传统办公仍需经历一段并行的过渡期。以东莞理工学院城市学院为例，探讨现阶段推行公文电子化的困境以及如何优化电子公文处理，确保各项工作高效、准确完成，推进校园“无纸化”办公进程。 　　【关键词】高校；办公室；公文处理；电子化 　　东莞理工学院城市学院位于广东省东莞市，是一所全日制本科独立学院。学校于2011年就启动数字化校园项目，目前学院正在积极建设校园办公自动化系统来初步实现公文电子化管理，公文电子化管理对传统办公方式的变革，适应了人们工作的普遍需要，也给公文管理带来了极大方便和益处。 　　一、高校办公室公文管理现状 　　公文管理是高校行政工作的一项首要的工作职责和任务，也是承上启下、内外沟通的重要途径。公文管理工作是高校办公室的日常工作，也是一项工作量相对较大的基础性工作，做好公文处理工作对于高校行政工作的顺利开展有着非常重要的意义。以东莞理工学院城市学院为例，办公室的公文管理主要以收文管理、发文管理、请示报告为主。收文管理，主要是处理上级单位及外单位来文的接收、拟办、送呈办、传阅、签批意见等工作，实现外来文件的顺利传达及存档功能。发文管理，主要用于管理学院内部的发文工作，实现文件的起草、审核、签发、校对、套用红头、盖章、发布、归档等流程的管理。请示报告，主要用于学院内部签呈、请示、报告，实现文件的顺利传达与签批功能。以学院日常收文为例，传统收文模式是接收文件后打印、编号、起草、校对，由专人送至相关院领导审批后，再次复印，由办公室人员转交执行部门或执行部门派专人领取。以收文人员拟稿开始计算工作日，处理整套文件的流程制作处理笺、送稿、拟办、签批、分发等环节需要花费至少5个劳动量。如需重新打印、督办则需再增加2个劳动量。而通常这些工作是由1-2个工作人员完成，处理环节衔接时间的拖延不算，只是完成一个程序需要的人力远远超过实际需要。由于高校行政人员工作繁杂琐碎，日常工作重复性强，创新点少，这就造成传统办公室事务繁多、工作量难以计算、人员稀缺等现象。 　　二、高校办公室公文电子化管理应用的必要性 　　（一）提高公文处理效率，推进信息资源共享。高校公文电子化管理能够加快目前高校公文工作流转时效，突破纸质化办公的地域以及时间限制。高校中的领导大多不是单一地从事行政工作，还会有例如上课、参加评审会议、学术会议、考察交流等外出事务，公文纸质化办公大大限制了文件的处理时效性。以东莞理工学院城市学院为例，学院办公室配备收文负责人1名、发文负责人1名。收文每日对接上级单位文件平均8-10份，均需打印后呈送签批，签批程序繁琐，如多个部门处理，则需多位院领导签批后发送至执行部门。因此，采取公文电子化管理就可以替代人工呈送的方式进行文件的及时签批与审阅，使领导第一时间获得文件的信息，也可以为办公事务繁杂的文职人员节省时间，提高工作效率，更能做到对每份文件的程序监控，确保每项工作按时准确地落实。推进公文电子化管理，也可以加强部门间协作的效率。 　　（二）节约办公成本，规范公文归档。建设节约型校园已经成为现今高校发展及考核的标准之一，由于纸质公文流转过程繁琐，需要多次印制分发及印制存档，造成了纸张和人力的极大浪费，同时因为人力工作的局限性造成文件跟进处理不及时、文件错发、漏发以及延误等，都影响着文件及相关工作的开展。相比之下，利用电子化对公文进行管理，可以大大节约上述的人力及资源浪费，将重复性及日常性的工作交给系统代为完成。依靠现代化管理技术，建立文件归档一体化，使公文处理与归档两个环节紧密相连，成为一套完整的办公体系。与事务相关工作，领导也可以随时查阅共享文件夹，对文件进行跟踪及督办，实现了管理的高效。 　　（三）避免职责推托，增强督办效力。公文电子化的推行，可以使工作效果变得量化，系统的督办与提醒可以使高校领导以及执行部门直接通过系统看到每项工作的进展，也可以看到每个环节人员处理过程中出现的问题，可避免工作的推托和失职。 　　三、东莞理工学院城市学院公文管理电子化的困境 　　东莞理工学院城市学院办公文处理包括公文处理、公文督办、请示报告、信访投诉处理等方面。以学院传统收文模式为例，工作流程繁琐，办公成本高，纸质公文传输相对滞后，信息共享困难。因此，建立公文电子化势在必行。目前，学院已经试行公文OA系统，但公文管理电子化工作还存在诸多问题： 　　（一）办公人员的认知问题。电子公文处理对设备系统的依赖性比较强，离开计算机软硬件平台，则无法实现文件的传输工作。一些年龄稍大的领导，习惯于传统的工作模式，有时会难以主动花时间去学习系统软件，对于公文电子化存在陌生感。同样，电子公文处理初期，会在流程中出现很多问题，难免会