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浅析基于协同办公系统的高校信息化建设 　　【摘要】高校的行政管理方式正悄然发生着变化，但现实也存在很多问题，如业务归属问题、信息标准化规范化问题、电子文件归档管理问题、数据存储问题等等。目前，对于商务学院来说，协同办公系统势必成为最有效的一种工作管理方式。它将结束传统的办公模式，实现无纸化办公，提高管理工作效率。 　　【关键词】高校；协同办公；信息化 　　伴随着高等教育的发展，高校的行政管理变得日趋重要，提高日常办公效率就成了高校管理中的重要内容之一。通过使用办公自动化系统来规范日常办公行为，不仅能够加强高校的内部管理，优化配置资源，节约人力财力物力，而且能够简化办公流程，提高行政工作效率。随着网络技术的进步，3G、4G网络时代的到来，移动办公理念随之被人们提出，并迅速被予以应用。移动办公自动化技术更加人性化、智能化、及时化，让管理者的行政办公不受场所的局限，随时随地都可以轻松办公。 　　一、研究目标 　　创造一个信息化、系统化的移动办公环境，利用无线化、智能化的技术手段，减少不必要的信息流转环节，为各个部门的教职员工提供日常办公的服务，加速信息传递效率，提高信息传递的稳定性，利用3G网络，使用移动终端APP软件进行移动办公，做到随时随地处理待办事宜，有效地实现工作效率并提高可靠性。 　　实现全过程的电子化公文流转，代替纸质化文件，从公文的起草、修改、批阅、传阅、发布、存档、查阅整个过程全部在线完成，或通过手机移动终端完成。 　　通过短信或微信平台，辅以对公文处理节点的用户进行实时提醒和通知，利用平台向各用户绑定的手机号码推送短消息，节约了时间，提高了效率。 　　实现移动办公。在手机安装app客户端软件，利用3G、4G无线网络，可直接在智能手机上登陆办公自动化系统，随时随地处理公文等业务工作。在此基础上，实现部门数据信息共享，让数据的查阅更加便捷化。 　　二、现实情况 　　面临的一个问题是业务流程问题。高校各种门类的业务流程复杂繁多，如果第一次办理业务的师生不了解流程，不熟悉各个职能部门的话，从提交申请到最终完成往往需要往返多次。另外，业务流程虽有一定的制度，但是细节上仍然会因人的不同而有所变化，带有一定的随意性。比如合同盖章事宜，经常有教师拿着合同或协议文本来办公室办理合同公章盖章事宜，但按照规定，合同公章需要经过主管院领导审批同意后才能使用，来办理业务的教师需要先找到主管院领导签字，才能办理盖章业务；如果遇到领导外出开会或出差，无法签字的情况下，通过微信、短信或电话的方式确认同意，亦可以先办理盖章业务，再等领导回来补签字，可经常出现忘记补签字的情况；另外，如果遇到无法联系上主管院领导的情况，教师们多跑几次也是常有的事，这必然导致前来办理业务的教师怨言声起。如果能够实现协同办公，进行网上流程管理，领导们无论身处何地，只要能上网，就可以及时查看到待审批事项，教师们也可以随时了解到待办事项的进展情况，避免在多个部门之间跑来跑去，将极大地提高办事效率。 　　面临的另一个问题就是信息素养问题。撰写学院总结是办公室的重要工作之一，在撰稿时，就需要从相应职能部门搜集很多数据来支撑内容，慢慢地总结发现这类数据是总结稿里的常规项，以人事处为例，经常需要该部门提供专业或专职教师中高级职称比例、海外访学及企业实践情况等方面的数据，多次协作配合后，人事处已按照需求将常规项制作成表格，每次数据异动就及时做好更新，办公室无论什么时候向该部门要这类数据，都可以立等可取、无需等待，而且，人事处也很注重同类数据纵向的保存，这为后续的统计工作带来很大便利，但并不是所有的职能部门都能够及时做好数据归类总结。 　　高校基层管理人员被繁琐重复劳动耗去大量时间，没有充分的时间和精力去综合、分析、解决管理中出现的重要、重大问题，且大多数人对数据缺乏足够的敏感度。虽然他们每天都在接触各式各样的数据，结构性的、非结构性的，但一般都以被动地完成上级交办的任务为主，往往重心都是在事后处理上，而不是事前预测上，较少具有前瞻性地去收集和整理数据。 　　面临的第三个问题就是数据信息的共享问题。日常工作中，经常发生当需要某些数据时，部门A说数据不归我们统计，部门B说这个数据应该是部门A掌握。大家不知道该从哪获取数据，数据的归属不清。在高校中，数据分散在不同的部处，哪个部处负责收集，如何快速有效地鉴别有用和无用的数据并加以保存是需要解决的问题之一。 　　由于信息缺乏有效的共享，经常会出现学生部门统计的学生人数和教务部门统计的学生人数、人事部门统计的教职工人数和财务部门统计的人数等有较大的出入。再比如职称评定和各种科研项目申报中，目前的申报方式是逐人分别向两个部门提交申报材料。而事实上，这两部分至少都会涉及到个人基本信息、个人学术经历和科研成果等相关信息，因为