大型活動策劃與執行.docVIP

大型活動策劃與執行 主講人：陳麗娟 壹、活動企劃 一、目的 活動目的指的是本活動所希望達成的成效與意義。一般而言，活動目的大約有：節日慶典、場所開幕、假日活動、晚會活動、主題活動….等。企畫活動前，須要了解活動目的，才能掌握致勝的主要因素。 二、對象 企畫活動時也必須了解對象的特色，才能針對不同的對象，設計適合的節目。 三、經費 預算的額度關係邀請演出對象及場地租借、場地佈置、舞台設計、人力動員等安排。 四、時間﹑地點 演出日期及時間是影響整體活動成功的不可預測因素。因此，規劃活動時也必須將時間列入考慮 五、活動內容 確認活動內容所要涵概的層面，各類型演出是否都須要放，或是某一種題材須要加入等。此外，整場活動的開場及結束節目的安排也須要考慮。 六、演出者邀請 1.團隊的選擇 2.節目的選擇 3.相關配合事項 4.經費 5.合約簽定 七、宣傳工作重點 1.文宣品製作的質感與美感 2.找出宣傳的新聞點 3.資源利用 4.突破巢臼 貳、活動執行 一、擬定工作進度表(執行期間﹑工作分配) 工作進度表的擬定是確保工作執行細項無遺漏，也是工作執行期間的檢查表。 二、人員分工 人員分工在大型活動(特別是戶外活動)須要有精確的工作組織與分工，在整個指揮系統上更須要特別釐清，使得整體活動不致於因為分工不清楚，而造成秩序大亂。 此外，大型活動辦理前安排參與工作人員的講習，協助工作人員執行活動時，較能充份掌握與處理各項變動因素及增加應變能力。 三、節目順序與流程安排 節目秩序決定後，節目進行的流暢與否，端看流程是否掌控得宜。因此，行政體系須與舞台監督討論節目進行與舞台使用及團隊上下場做一整體的思考。 四、場地規劃 觀眾與演出者的進出動線在戶外活動須要有精密的設計及安排，才不致於相互影響，造成會場秩序的混亂，甚至造成觀眾的抱怨或是擾亂節目的進行。 五、不可忽視的文書作業 與各單位往來及會議結論應以文書作業通知，以避免爭議。而活動執行過程的紀錄則是將無形資產有形化。例如，製作活動資料表各項資料表的建立是一個活動成功的加分，各項資料表的建立不僅讓執行過程順利，也是讓演出者對一個執行單位的信心，並增加演出者對活動的重視。 六、活動現場執行 1.觀眾進場 2.秩序維護 3.觀眾服務 4.前台工作人員應備要件 5.危機發生的預防與因應 6.活動紀錄 七、後台管理 1.化粧室及休息室 2.對演出者的基本照顧 八、其它不可預測因素之應便計劃 辦理活動最大的壓力來自於不可預測的因素，例如天氣及安全問題。因此，活動前仍須要將可能影響活動的變動因素，加以思考應變計劃，以避免造成活動更大的失敗或人員的折損。 九、效益評估(檢討報告) 活動彩排後及結束後的檢討，對於所有工作人員而言是一個活動所最重要的資產。唯有經過檢討才能進步，避免錯誤的一再發生，並且也是參與活動工作者最重要的經驗累積。