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四章 档案资料 25 第四章 档案资料 数据管理工作是严谨的，特别在实施网络化、数字化管理时更需要以 科学的方法来对待各项工作。档案资料的设定是整个系统运行的基础工作， 因此需要认真对待。 系统为了使各项档案资料的管理明确化、准确化，采用了级次管理及 编码管理的方式。 级次管理：新增相关档案资料时，区分为 “新增同记录”或“新增子 记录”，以支持资料的分级管理。各级之间用连字符“—” 连接，且各级之间可直接用 标拖动以根据需要进行级次 修改。 编码管理：在档案资料中，涉及到许多编码 （如颜色、物料等），所有 的编码都具有以下特点(可参阅附录3)： （1） 所有的编码编号不能重复（名称可重复）或为空； （2） 编码设定时要简单通用及有一定的规则，最好为英文字母 或数字的组合； （3） 已经被引用的编码不能被删除。 下面我们打开系统 “档案资料”的下拉菜单，对以下各项进行详细讲 解： 第一节 销售资料 销售资料分为地区、货币资料、运输方式、收付款方式及销售定价方 式，该资料是销售管理模块运行的基础。 一、 地区 四章 档案资料 26 二、 货币资料 三、 运输方式 四、 收付款方式 五、 销售定价方式 四章 档案资料 27 第二节 客户/供应商资料 在交易的过程中彼此基于经济活动的往来必须得到真实、详细的记录。 对于供应商、客户及其 合作伙伴的档案、彼此的优惠条件、结算方式、 往来帐款都需要详细的核算和管理，以便充分合理地利用资源进行销售、 生产或物料等方面的管理。 一、 客户/供应商类别 首先要对往来单位进行明确的分类，如下图： 二、 客户/供应商详细资料 四章 档案资料 28 系统允许用户有选择地录入客户/供应商的详细资料，对更多联系人、 公司简介、产品介绍及活动列表等资料窗口使用者也可根据需要选择是否 录入。 系统将客户/供应商资料分为列表及卡片两种显示形式，用户可自行选 择需查看的方式。 报表： 客户总表、客户列表导出Excel。 第三节 物料资料 本模块提供分类的物料编码方式，作为生产物料清单、物料需求、采 购出入仓等模块的必备字典资料。 一、 度量单位 不同的物料需用到不同的度量单位，须先在该窗口中录入各个度量单 位的相关信息。在该窗口中，可以输入不同的度量单位以及和基本度量单 位之间的兑换值。 四章 档案资料 29 二、 物料类别 物料类别是用来将具体的物料 （主料、辅料、成品等）进行分类管理 所设置的标准，软件使用者可根据公司的物料核算和控制的需要进行设置， 通过这些设置，可以在相关的模块及报表中进行分类查询。 三、 物料来源 用户根据公司实际情况，将各种物料的来源进行划分，如自购、客供、 自产、委托加工等。 四、 仓库资料 用户根据实际情况，对公司各个仓库的类别名称及所在位置进行分级 四章 档案资料 30 式设定。通过这些设置，可以在相关的模块和报表中分仓库进行查询或统 计。 五、 物料编码