專案預算核銷查詢及列印.doc

專案預算核銷查詢及列印 ◎ 任務功能：此任務是依據【專案預算核銷處理】程式所輸入的資料，轉換成word報表的型式，以便印出核銷申請單，並黏貼各憑證，而完成核銷申請作業。此程式僅能看出同一核銷學年度同一使用者自己所建的資料。若要針對計畫篩選較少的預算核銷資料時，可進一步配合【專案預算索引表】操作，選擇所要查看的資料。*注意：操作此程式前，須先於【專案預算核銷處理】程式中輸入資料，如此一來才能做查詢及列印之動作，且僅能查詢到所屬單位的資料。 ◎ 操作步驟： Step1:如（圖一）所示，進入校務行政自動化系統於「系統工作表」中，並依序點選 A、公共查詢作業 →A6、預算管理 →A64、專案預算核銷管理→「專案預算核銷查詢及列印」點二下，將帶出如圖(二)之畫面。 圖(一) 圖(二) Step2：「學年度」預設值先顯示出目前系統所設定的預算核銷學年度。其「核銷單號」、「計畫編號」、「計畫名稱」等欄位將秀出之前於【專案預算核銷處理】程式中所輸入之資料。 Step3：於頁面中，將顯示出該計畫的內容，其各欄位中的所有資料都是依據【專案預算核銷處理】程式中所粹取出來的，使用者只能看到同一年度用自己的帳號所建的資料，其學年度之資料也會根據所篩選之學年度的不同而秀出不同的資料，並秀出資料筆數，如圖(二)。*注意：使用者只能做查詢及列印的動作，不可新增或修改，若要做新增或修改動作時，請於【專案預算核銷處理】操作，其方法可參閱其操作手冊執行。 Step4：點選，將帶出如圖(三)之畫面，選取完後確認選取單位無誤時，請按，選取完若發現選取錯誤，則按，再做重新選取之動作，亦可直接點選下拉式。輸入完再點選將篩選所有的資料，當使用者所輸入的單位非所屬單位時將跳出一個檢核的訊息，如圖（四）。以計畫方式篩選後，若要查詢其他核銷資料時，均是以「申請單位」+「計畫」的角度做查詢。 Step5：若要針對某計畫名稱來做篩選時，請配合【專案預算索引表】，請於【專案預算索引表】中點選所要篩選之計畫名稱，使之藍色反白，如圖(二)指示(一)。則畫面下半部「計畫名稱」欄位將秀出所點選之計畫名稱。 　　 　　　　　　　　圖（三）　　　　　　　　　圖（四） Step6：點選頁面，如圖(五)，將列出所有預算核銷計畫中每筆計畫編號之明細內容，其欄位包括項次、核銷科目、核銷摘要、核銷金額、核銷單位、核銷款項…等等，各欄位中的所有資料也都是依據【專案預算核銷處理】程式中所粹取出來的。、分別代表上一筆、下一筆。 圖(五) Step7：計畫內容之操縱工具列按鈕依序說明：→第一筆，→上一筆，→下一筆， →最後一筆。 Step8：若想讀取最新資料時請點選，則程式將會至資料庫讀取最新資料。若要做列印動作時，請點選，則資料將匯到word格式的核銷申請單，如圖(七)。 Step9：「核銷摘要」這個欄位系統預設字型大小設定為12，當字型為12時，每列分別可容納38個字，每個欄位分別可容納3列文字，當資料匯到word報表後，若發現字太多時，可視情況而定調整字型大小，可於word報表中將字型調成10或8的大小，當字型為10時，每列分別可容納55個字，每個欄位分別可容納4列文字。 圖(七) 4 指示(一)